計劃生育檔案管理創新研究及檔案管理數字化問題分析

胡素琴

摘 要：近年來，隨著我國計劃生育政策的不斷調整和完善，以及全面兩孩政策的施行，計劃生育工作提出了新要求、新目標、新任務，給計劃生育檔案管理工作帶來了巨大的壓力。為解決該問題，在傳統計劃生育檔案管理的基礎上，融合數字信息技術，以提高計劃生育檔案管理工作質量與效率。本文以計劃生育檔案管理為研究內容，從檔案數字化管理創新的角度分析其具體應用現狀，指出其中存在的問題，并提出具有針對性的解決方案，以促進計劃生育檔案管理工作的不斷完善。

關鍵詞：計劃生育;檔案管理;數字化;問題;研究

科學技術研究的不斷進步，以及現代科學技術在社會各領域的廣泛應用，推動了社會的快速發展，改變了人們的傳統工作、生活和學習方式。計劃生育檔案管理工作內容較為復雜，依托傳統檔案管理方式已經無法滿足計劃生育檔案管理工作的要求，在此情況下，加快檔案管理數字化的普及就顯得尤為必要。然而，在檔案管理數字化的應用實踐過程中，相關問題的存在對于其作用的充分發揮造成了一定的影響。在這種情況下，通過深入分析計劃生育檔案管理數字化中的問題，并能夠針對性的提出改進措施，以實現計劃生育傳統檔案管理與數字化技術的深入融合。

一、計劃生育檔案管理現狀

計劃生育是我國的一項基本國策，經過長期的人口發展，我國走出了一條中國特色統籌解決人口問題的道路。為實現對我國人口年齡結構變化情況的動態掌、積極穩妥地推進計劃生育各項工作，則需要加強計劃生育檔案管理工作。目前，計劃生育檔案管理工作已經在一定程度上實現了數字化，但是，受諸多因素的影響，傳統檔案管理方式依然發揮著作用，這對于計劃生育檔案管理數字化的推廣造成了阻礙。

二、計劃生育檔案管理數字化的必要性

1.國家發展戰略的要求。人口老齡化是大多數國家發展過程中必然經歷的一個階段，實時掌握國家人口年齡結構的變化情況對于國家發展戰略的動態調整有著較為積極的意義，所以，加快計劃生育檔案管理數字化的轉型就成為國家制定發展戰略的重要依據。

例如，我國人口老齡化速度不斷加快，通過計劃生育檔案管理數字化系統，能夠及時匯總不同區域的人口信息變化情況，并能夠利用計算機數據建模軟件對未來一段時間內的人口年齡結構變化情況進行預測，從而為我國養老政策、人口政策的調整提供數據支撐。以全面放開兩孩政策為代表，就是根據計劃生育檔案管理數字化系統相關數據信息所做出的重大決策，以此應對越發嚴峻的國家人口老齡化與勞動力不足等問題。

2.社會數字化發展的必然要求?？茖W技術是社會發展的第一推動力，隨著科學技術在社會各領域的廣泛滲透，數字化技術已經被應用于人們工作、生活和學習的各個方面。為便于統計人口信息，減少不必要的重復勞動，計劃生育檔案管理數字化的實現，可以實現對相關人群計劃生育信息的實時獲取。

例如，智能手機已經得到了普及，通過開發計劃生育檔案管理APP的方式，可以由用戶定期填寫其計劃生育信息，并通過后臺對個人計劃生育檔案進行持續性完善，并能實現網上辦證，更進一步方便群眾。如此一來，計劃生育檔案管理的效率將大大提高，也減輕了相關計劃生育檔案管理部門的工作壓力。

所以，計劃生育檔案管理數字化系統的完善，是社會數字化發展的必然結果。然而，在社會數字化發展的過程中，同樣會存在著一系列的問題，因此，計劃生育檔案管理數字化系統的應用依然需要慎重。

三、計劃生育檔案管理創新下的數字化問題分析

1.計劃生育檔案管理數字化的安全風險。計算機網絡是計劃生育檔案管理數字化系統構建的基礎，基于互聯網的開放性，計劃生育檔案管理數字化需要依托計算機檔案管理軟件構建一個完整的網絡系統。在這種情況下，計劃生育檔案管理的相關信息以數字化的形式存在互聯網上進行傳輸，并存儲于計算機之中。在黑客、病毒、木馬等網絡威脅的影響下，計劃生育檔案管理數字化的風險也就明顯增加。

2.計劃生育檔案管理數字化的網絡建設問題?，F階段，計劃生育檔案管理工作主要依托社區、村工作人員進行信息統計，并通過網絡辦公平臺將各自轄區內的計劃生育信息進行統計，在這種情況下，則需要通過構建完善的網絡體系，從而保證計劃生育檔案管理數字化的作用得到充分發揮。

然而，受行政管理劃分的影響，計劃生育檔案管理數字化系統的網絡建設工作并未實現統一化管理，效率相對較低。

3.計劃生育檔案管理數字化的人員能力缺失。相比較傳統計劃生育檔案管理工作來說，基于數字化技術的計劃生育檔案管理對相關工作人員的要求較高，除具備檔案管理工作能力以外，還需要掌握一定的檔案管理數字化技術，以適應計劃生育檔案管理數字化系統普及后的工作需要。然而，對于大多數計劃生育檔案管理工作人員來說，受傳統檔案管理理念的影響，對檔案管理數字化的重要性認識不夠，相關業務素養偏低，尤其是在數字化等現代科學技術的學習方面存在缺失，以至于計劃生育檔案數字化的普及速度較為緩慢。

4.計劃生育檔案管理數據庫的配套建設滯后。目前，關于計劃生育檔案管理的數據庫建設存在著明顯的滯后問題，盡管，全國各地區的計劃生育管理部門已經根據地區計劃生育工作的實際開展情況，建立了區域性的計劃生育數據庫。但是，由于數據庫中的計劃生育檔案數據越來越多，在缺少專門用于檢索數據庫信息的計算機軟件，導致相關信息查詢工作依然需要人工完成，從而導致計劃生育檔案管理的效率偏低。

四、計劃生育檔案管理數字化創新下的建議

1.完善計算機網絡安全防御體系。計劃生育檔案管理數字化是依托計算機網絡技術來實現的，計算機網絡的開放性所帶來的潛在風險對計劃生育檔案管理數字化的數據安全造成了一定威脅，為此，則需要完善其計算機網絡安全防御體系。

首先，工作人員需要在計算機中安裝殺毒軟件，從而能夠及時發現入侵的網絡病毒，并能夠及時清理。除此之外，為提高對黑客的防御能力，還應當開啟計算機的防火墻，并適當提高防火墻的防護等級，從而能夠阻擋來自外部網絡的非法訪問。

其次，除被動防御以外，計劃生育檔案管理數字化的網絡安全防御體系還可以實現主動防御，利用大數據技術，通過搜集互聯網中與黑客、病毒、木馬相關的各種信息，并進行整理與科學的分析，從而能夠主動識別各種類型的網絡風險，弱化被動防御機制的風險。

最后，計劃生育檔案管理數字化系統應做好備份，以避免計算機管理軟件、數據庫等被破壞后可以及時進行回復，將網絡風險降至最低。

2.完善計劃生育檔案管理數字化網絡。目前，以省、縣、鄉為單位的計劃生育檔案管理數字化網絡已經基本建立，并形成了區域性的數據庫共享，在此基礎上，為發揮計劃生育檔案管理數字化的優勢，則需要對現有數字化網絡進行完善，使其數據庫的共享范圍從地區擴展至全國。

但是，在計劃生育檔案管理數字化網絡的完善過程中，我們需要注意的是，相關計劃生育檔案數據信息應當設定共享權限，如計劃生育檔案管理中的人員家庭住址、電話等內容，除地區計劃生育管理部門具有知悉權利之外，在其它地區計生管理部門在查閱相關成員計劃生育檔案信息時，此類信息則不屬于計劃生育檔案中對外公開的部分，為尊重他人隱私，則需要限制計劃生育檔案中相關信息的知悉范圍。

3.加強計劃生育檔案管理數字化專業人才培養

為更好地發揮計劃生育檔案管理數字化系統的作用，除以上內容之外，還需要考慮到人的因素所帶來的影響。首先，地方計劃生育管理部門需要注重對現有檔案管理人員的專業技能培養，以適應計劃生育檔案管理數字化的要求;其次，引進相關技術人才，實現專業技術人才的快速補充;最后，制定完善的技能培訓課程，實現計劃生育檔案管理工作人員在專業技能方面的持續提升。

例如，在計劃生育檔案管理數字化系統中，基于相關檔案數據的不斷增加，工作人員需要根據工作需要對指定人員的計劃生育檔案進行查閱，此時，則需要利用準確的檢索方式，以快速定位其計劃生育檔案在數據庫中的具體位置。

4.加快計劃生育檔案數管理數字化系統的配套建設

計劃生育檔案管理數字化系統是一個較為復雜的工程，其中需要計算機網絡技術、計算機軟件技術等多種技術的配合，因此，加快計劃生育檔案管理數字化系統的配套建設也就成為提高計劃生育檔案管理效率的前提。

首先，計劃生育檔案管理數字化系統應當在計算機檔案管理軟件的基礎上，利用移動互聯網絡與智能手機軟件，可以使檔案管理工作人員能夠實現信息的實時錄取，提高了工作效率;其次，以個人注冊的方式，為相關人員開通個人計劃生育檔案信息登記通道，從而減輕計劃生育檔案管理工作人員的壓力;最后，對于日益增加的計劃生育檔案數據，為提高數據管理效率，應當充分利用大數據技術輔助檔案管理人員為完成數據整理工作，并能夠實現對指定檔案的快速檢索。

五、總結

計劃生育檔案管理工作是我國計劃生育工作的重要組成部分，是踐行我國計劃生育基本國策的直接體現。隨著數字化技術在傳統計劃生育檔案管理工作中的滲透，使我國計劃生育檔案管理工作完成了信息化、數字化的轉變，顯著提升了計劃生育檔案管理效率。然而，這種技術上的創新依然存在著諸多問題，通過科學的手段能夠將相關問題的負面影響降至最低，以充分發揮計劃生育檔案管理數字化的優勢。

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