信息化條件下改進(jìn)石油地質(zhì)檔案管理工作

白雯

摘要：隨著各行各業(yè)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，其中，最為顯著的是企業(yè)內(nèi)部檔案資料的管理工作，主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。因此，在石油企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中，相關(guān)工作人員對信息化技術(shù)的重視和采用，將會(huì)對檔案資料的管理、存儲(chǔ)等起到極大的改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);信息化技術(shù);地質(zhì)檔案;存儲(chǔ)管理

石油地質(zhì)檔案主要是石油地質(zhì)企業(yè)勘探開發(fā)過程中的所有數(shù)據(jù)信息和科研成果，所以，相關(guān)工作人員要做好這些文件的存儲(chǔ)工作，對石油企業(yè)的未來發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。筆者在本文中就信息化發(fā)展的大背景下如何對石油企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)提出了觀點(diǎn)，著重從石油企業(yè)開展信息化地質(zhì)檔案管理工作的意義、石油企業(yè)開展信息化地質(zhì)檔案管理工作的方式這兩個(gè)方面進(jìn)行簡要分析論述，說明其對促進(jìn)石油企業(yè)的長久穩(wěn)定發(fā)展的重要性。

一、石油企業(yè)開展信息化地質(zhì)檔案管理工作的意義

（一）提高檔案管理效率

在石油企業(yè)的檔案管理工作中，管理工作人員將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合，有利于提高檔案管理效率，并且，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的整理分析。針對檔案工作人員而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案進(jìn)行整合，生成檔案目錄，便于工作人員進(jìn)行隨時(shí)查閱，這種形式是石油企業(yè)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

在石油企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中，通過將檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，主要是將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合，促使石油企業(yè)中檔案管理部門的管理方式逐漸由傳統(tǒng)的封閉管理向目前的開放管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，有利于提高檔案管理工作的透明性，而且，在檔案信息的收集整合過程中，通過利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源的合理化配置，從而提高企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展效果。

（三）數(shù)據(jù)信息利用便捷

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是人工管理，這種檔案管理方式不僅管理速度較慢，還能夠利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來快速的查詢自己所需的資料信息，降低了工作人員的工作冗雜性，而且，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資料的多條件查找，并迅速的調(diào)取出自己所需的資料，這種管理方式的便捷性，是傳統(tǒng)檔案管理工作無法媲美的。

二、石油企業(yè)開展信息化地質(zhì)檔案管理工作的方式

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以紙質(zhì)資料為主等，利用手工方式對檔案資料進(jìn)行收集和整理等。這種檔案資料存儲(chǔ)方式的工作量大且過程繁瑣，所以，相關(guān)工作人員無法對已經(jīng)存儲(chǔ)的檔案資料中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提煉和處理，導(dǎo)致檔案資料中的部分?jǐn)?shù)據(jù)信息被閑置浪費(fèi)。

現(xiàn)階段，石油企業(yè)檔案管理工作的重心是為了適應(yīng)數(shù)字化管理的需求，逐漸從檔案管理向信息管理過渡，主要是以信息資源為管理對象，對各種檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的加工操作。

（二）建立健全的信息管理系統(tǒng)

為了實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化，企業(yè)要注重建立健全的信息管理系統(tǒng)，所以，石油企業(yè)相關(guān)部門以及工作人員要做好以下幾方面的工作：首先，要對利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的整個(gè)流程進(jìn)行規(guī)范，促使其能夠滿足檔案資料信息化管理的需求;其次，要根據(jù)相關(guān)的標(biāo)注流程對檔案信息化管理的系統(tǒng)軟件進(jìn)行功能設(shè)計(jì);最后，要在檔案資料信息化管理系統(tǒng)中建立健全的管理制度，保證這些檔案信息資料的安全。

1、電子檔案安全性問題

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，促使信息化檔案管理的范圍在不斷擴(kuò)大，以及管理的數(shù)量也在不斷增加，而相應(yīng)的安全管理問題也更加突出，如計(jì)算機(jī)病毒入侵、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障等，都會(huì)影響影響檔案資料的存儲(chǔ)效果和存儲(chǔ)安全性。

2、電子檔案真實(shí)性問題

在實(shí)際的信息化檔案管理工作中，由于信息化的文件資料從生產(chǎn)到歸檔的整個(gè)過程缺少程序化管理，無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效銜接，導(dǎo)致文件資料無法完整歸檔存儲(chǔ)，從而影響檔案資料的真實(shí)性。

3、電子檔案法律性問題

檔案資料是否具有法律效力是與其實(shí)際載體之間密切相關(guān)的，由于信息化的檔案資料是沒有實(shí)際載體的，所以，在我國相關(guān)的法律條文中，針對這個(gè)特點(diǎn)的信息化檔案未被法律完全認(rèn)定。

（三）全面考慮檔案管理的原則方法

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案資料管理工作中的深化應(yīng)用，逐漸形成了新的管理理論、管理方法、管理原則等，并且，在這個(gè)過程中出現(xiàn)了諸多的新問題，如檔案管理職能與檔案工作體制兩者之間的變化問題、文件數(shù)據(jù)資料的信息化管理問題等諸多內(nèi)容，針對這些信息技術(shù)在檔案資料中應(yīng)用所引起的理論問題，相關(guān)工作人員要針對這些問題做好科學(xué)理性思考。

（四）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

由于信息技術(shù)在檔案資料管理工作中的應(yīng)用，導(dǎo)致這些現(xiàn)代化的設(shè)備需要工作人員操作，所以，檔案管理工作人員要具有多樣化的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)的技術(shù)素養(yǎng)。隨著信息化檔案管理工作的開展，現(xiàn)代化知識(shí)成為檔案管理工作人員所必備的知識(shí)要素，因此，在信息化檔案管理工作中，石油企業(yè)要注重建立高素質(zhì)、強(qiáng)技能的專業(yè)管理人才隊(duì)伍。

首先，檔案管理工作人員要具有多樣化的知識(shí)儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)，能夠?qū)F(xiàn)代化的科學(xué)成果應(yīng)用在檔案管理工作中，迫使檔案管理工作人員能夠不斷的進(jìn)行相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高自身的理論水平、文化儲(chǔ)備、管理能力等，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)學(xué)學(xué)科知識(shí)等，這些知識(shí)技能對檔案管理工作的信息化發(fā)展具有重要作用。其次，檔案管理工作人員不僅要全面掌握專業(yè)知識(shí)，如檔案學(xué)、管理學(xué)等，還要具備檢索、復(fù)制等諸多技能;而且，石油企業(yè)在信息化檔案管理工作中，要注重組織管理工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提高管理效果。

（五）提高管理工作人員的安全素質(zhì)

針對信息化檔案管理工作人員而言，信息安全素質(zhì)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中對電子文件進(jìn)行管理的安全意識(shí)和安全能力。現(xiàn)階段，檔案信息安全是檔案管理工作中的核心，提高管理工作人員的安全素質(zhì)，有利于開闊檔案管理工作的領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理工作的理論、完善檔案管理工作的體系，促使檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化發(fā)展的大背景下，電子檔案管理工作在企業(yè)檔案資料的管理工作中占有重要地位。因此，石油企業(yè)的相關(guān)部門和相關(guān)人員要注重轉(zhuǎn)變檔案資料的管理理念，在打破傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，促使企業(yè)的檔案管理工作能夠滿足信息化社會(huì)的發(fā)展需求，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定增長起到重要的推動(dòng)支撐作用，從而提高石油企業(yè)的行業(yè)市場競爭實(shí)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]王洪蕊.論在信息化條件下改進(jìn)石油地質(zhì)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（7）：42-43.

（作者單位：中石化華東油氣分公司勘探開發(fā)研究院）