企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

張錦玉

摘?要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理工作中的重要內(nèi)容，檔案管理的水平能夠?qū)ζ髽I(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)產(chǎn)生直接的影響。企業(yè)檔案是企業(yè)非常寶貴的資產(chǎn)，記錄了企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程，對(duì)檔案進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和促進(jìn)企業(yè)的改革具有非常重要的意義。本文就目前我國(guó)企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題進(jìn)行粗淺的探討，并提出幾點(diǎn)解決對(duì)策，以此進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

一、管理公司檔案文件的主要問(wèn)題

（一）檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同步。

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與完善，企業(yè)為了在市場(chǎng)中取得不敗之地，根據(jù)市場(chǎng)的變化，更多的將精力放在不斷的提高自身管理水平，然而在企業(yè)改革過(guò)程中，由于多數(shù)企業(yè)檔案意識(shí)還很薄弱，企業(yè)多看重與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)并能給公司產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作。檔案工作并不能為公司產(chǎn)生效益，所以檔案管理工作不受重視，在人員配置上都是相當(dāng)匱乏的，從而導(dǎo)致在企業(yè)檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種漏洞，以至于大家對(duì)檔案工作熱情不高，兼職檔案人員居多。

（二）檔案管理方式單一。

現(xiàn)在，我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理工作中仍一直沿用紙質(zhì)檔案的方式。在實(shí)際的檔案管理工作中，一個(gè)檔案主題會(huì)涉及到不同相關(guān)部門(mén)和單位的資料，如果將這些資料一并移交到存檔時(shí)，必然會(huì)有很多檔案是重復(fù)的，這樣就會(huì)加大檔案存儲(chǔ)的壓力。怎么能更好使存檔資料對(duì)公司有利用價(jià)值，這就是檔案管理人員需要去完成的工作。而如果還一直采取手工作業(yè)的方式，無(wú)疑會(huì)加大檔案管理人員的工作難度和工作量。雖然目前也有企業(yè)開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是也僅局限于一些基本功能的使用，比如：檔案目錄的編制、統(tǒng)計(jì)、檢索等，卻并不具備綜合處理的能力。隨著企業(yè)檔案的不斷增加，這種落后的檔案管理方式必然無(wú)法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，然而使得企業(yè)檔案無(wú)法充分的發(fā)揮利用價(jià)值。

（三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)。

檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的管理工作，其管理人員不僅需要掌握一定的檔案管理知識(shí)，還必須了解本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍和特點(diǎn)。才能把本企業(yè)的檔案工作做好。然而目前大多數(shù)檔案管理工作，多由企業(yè)行政、人力、財(cái)務(wù)等部門(mén)人員兼職，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，以至于從客觀上導(dǎo)致檔案收集不完整、遺失等問(wèn)題發(fā)生，致使真正有價(jià)值在企業(yè)發(fā)展中承擔(dān)指導(dǎo)作用的重要信息資源，逐漸流失，無(wú)法更好的利用，遏制了企業(yè)檔案的發(fā)展與管理。

二、解決企業(yè)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策。

（一）加強(qiáng)公司對(duì)檔案管理工作的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作部門(mén)建設(shè)的重視，提高檔案管理人員在檔案管理工作中的意識(shí)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理質(zhì)量。企業(yè)可以從資金的投入和檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)看出公司對(duì)檔案管理工作重視的程度。只有充足的資金投入才能保證企業(yè)檔案管理的順利進(jìn)行，提高企業(yè)檔案管理水平，才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。

（二）利于數(shù)字化信息技術(shù)更好的管理檔案。

隨著信息網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)中有很廣泛的作用，在很大程度上推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展。把檔案數(shù)字化應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中，可以把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案掃描為數(shù)字化信息檔案，大大提高檔案管理利用價(jià)值。因此，在企業(yè)檔案管理中，我們應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。同時(shí)建立和檔案數(shù)字化建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理體制，從而提升檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。

（三）建立完善的企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)崗位職責(zé)

建立一個(gè)完善的企業(yè)檔案管理制度，貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編制檔案檢索工具，加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，并采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。提供利用工作和檔案數(shù)字化等檔案管理的相關(guān)工作。每個(gè)企業(yè)有自己的特點(diǎn)，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍及特點(diǎn)，由被動(dòng)變主動(dòng)，開(kāi)發(fā)檔案資源的價(jià)值。例如：公司先進(jìn)技術(shù)成果展覽、公司大事記整理、公司團(tuán)建活動(dòng)的音像視頻等資料、公司各類(lèi)宣傳片的收集保管，發(fā)揮企業(yè)文化檔案資源的收集利用，提升檔案資源的文化地位，將企業(yè)檔案資源視為企業(yè)文化的一部分。這就要求企業(yè)檔案管理必須要與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)和更新檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，建立和建全適合本企業(yè)的檔案管理工作體系。

同時(shí)，檔案管理部門(mén)還需要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平，使其在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和崗位技能，掌握檔案資源建設(shè)發(fā)展的先進(jìn)方法，肩負(fù)起企業(yè)檔案資源建設(shè)的重任。并將檔案管理和檔案管理人員的績(jī)效考核掛鉤，這樣才能夠有效提升檔案管理工作水平。另外，企業(yè)的檔案管理工作者還必須要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合公司自身的開(kāi)發(fā)需求，為企業(yè)開(kāi)發(fā)相適應(yīng)的檔案文件管理系統(tǒng)，這需要企業(yè)檔案文件管理人員在工作中遵守“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理”的原則。

（四）通過(guò)專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)提升升企業(yè)檔案管理的水平

針對(duì)檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性質(zhì)，企業(yè)在選擇檔案管理人員時(shí)，不僅要選擇懂得檔案管理知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才。還要懂得企業(yè)的基本經(jīng)營(yíng)范圍、技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極選送檔案人員參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)并參與企業(yè)的日常經(jīng)濟(jì)管理中，還可以通過(guò)企業(yè)之間交流學(xué)習(xí)以此提高檔案人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，還要穩(wěn)定檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作不斷發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)面對(duì)越來(lái)越多的新挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，企業(yè)要想得到穩(wěn)定的發(fā)展，因此，有必要將企業(yè)檔案文件管理作為企業(yè)管理工作的重點(diǎn)，不斷完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的重視。同時(shí)還需要引導(dǎo)企業(yè)全體人員樹(shù)立正確的檔案管理觀念，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使企業(yè)檔案管理可以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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