企業智慧檔案服務模式研究

張榮亮

摘 要：本文首先描述當前大數據和智慧檔案的背景下，給企業檔案的服務模式帶來具大的挑戰，結合嘉興發電廠研究實際情況，提出企業檔案智慧服務的必要性，并結合具體應用提出了企業智慧檔案服務模式的實踐方法。

關鍵詞：智慧檔案;服務模式

隨著知識經濟時代的到來和網絡技術的快速發展，檔案工作逐步走向電子化、信息化、網絡化，傳統的檔案管理正面臨著前所未有的變革，特別是大數據和智慧檔案的到來，給企業檔案的服務模式帶來具大的挑戰。嘉興發電廠在智慧電廠建設過程中，結合實際情況，在發電企業檔案信息化管理基礎上，對企業智慧檔案服務模式進行研究，旨在突破數字檔案室檔案信息收管存用的觀念、范圍、模式，建立“檔案數字化管理與智慧服務一體”的智慧管理平臺。在傳統檔案服務基礎上建立更加智能化的服務方式，推動企業智慧檔案室的應用模式的改變和管理模式創新。

一、智慧檔案服務模式研究背景

嘉興發電廠是浙江省檔案系統的優秀企業和浙能集團系統檔案工作先進集體，經過多年檔案信息化建設，整合數字化檔案信息資源，著眼于檔案資源收集、檔案數據庫的建設、檔案信息資源開發利用，充分發揮檔案的經濟效益。以檔案信息服務創新和流程管理創新為重點，全面實施規范化、可共享的檔案基礎數據庫項目建設，以及生產運行過程中科技檔案中圖紙的動態管理。實現檔案的信息化管理，已滿足全公司員工對檔案需求的及時實時要求，最大程度地實現檔案利用價值，適應公司現代化管理要求。

1.為滿足智慧電廠建設的檔案信息需求。嘉興發電廠從2017年開始已著手智慧電廠建設，努力打造智慧管理平臺。開展智慧檔案研發，可以更好地與智慧管理平臺進行融合，為實現檔案目標提供保障。

2.為滿足智慧電廠持續發展的檔案信息需求。智慧電廠創新發展過程中，檔案以其知識屬性成為知識創新和科技創新的必要條件，成為科學決策的依據、知識共享的承載以及科技創新的基礎。檔案作為智慧電廠戰略目標實現的重要保障，是智慧電廠基礎架構的重要組成部分。

二、企業檔案智慧服務必要性

1.智慧電廠建設推動檔案信息服務理念變革

服務理念是智慧檔案信息服務的靈魂。在當今智慧企業建設的大背景下，檔案服務角色的改變無可避免，對檔案而言，需要對檔案信息資源進行收集、挖掘開發，經綜合分析與提取形成企業的智慧信息，并將其應用于企業的領導決策、生產經營管理和各項生產服務中，同時需要為企業職工提供全方位、便捷的服務，檔案室要根據企業職工的利用檔案的情況，及時推送服務。嘉興發電廠隨著檔案數據的越來越豐富，企業內的檔案數據資源也越來越多，這些數據資源的有效管理和充分利用，對于企業的未來發展決策將提供數據支撐，對于企業的未來人才培養將提供有力的支持，因此如何主動提供這些數據資源，讓企業職工感受檔案信息帶來的新的服務方式，也是作為智慧電廠建設一個重要內容。

2.基于大數據的數字化檔案室促進檔案服務模式創新

在企業檔案信息逐步實現檔案數字化之后，企業檔案到通過建立檔案信息數字庫和檔案信息管理系統實現了檔案的信息化管理和數字化管理，在檔案信息資源數據庫中的每一份檔案它們不再是“孤島”，檔案信息資源之間具有關聯性，企業職工可以隨時隨地獲取他們所需要的檔案信息。同時用戶對檔案使用的便捷性要求更高，特別在大數據的數字化檔案的背景下，在海量數據中如何查詢檔案信息，如何準確地在海量數據中找到所需信息，是檔案利用服務首先需要解決的問題。

3.知識化管理推動檔案信息服務策略調整

嘉興發電廠自成立至今已20多年，所擁有的館藏資源如今已經非常豐富，科技檔案案卷達4萬多卷，文書檔案、特種載體等檔案達10多萬件，檔案室所面臨的最主要問題不再是保存檔案和單純的利用，而是要滿足用戶知識性和專業性的信息需求，知識服務為企業職工提供的不再是簡單的諸如檔案查詢、借閱等基礎服務和簡易的信息獲取方式，而是從海量的室藏檔案信息中提取有用信息并進行整合歸類，實現檔案信息資源的增值利用。知識創新服務要求在為用戶提供服務時，不必拘泥于傳統的信息服務程序和方式，而應結合新的互聯網技術和移動網絡設備，針對企業內不同用戶的需求，為其提供科學的、新穎的信息，實現服務內容和服務模式的策略調整。

三、企業智慧檔案服務模式的實踐方法

1.構建多元檔案資源智慧收集平臺。一是建設基于文檔一體化的電子文件接收、管理，加強電子檔案的接收和管理;二是從檔案信息需求出發，建設數據采集管理平臺，同時采集各種企業內部業務信息共建共享平臺數據，實現對檔案資料以及各種媒體信息的智能采集和自動歸檔。

首先，檔案管理標準化，一方面加強了檔案制度建設，實現檔案管理的規范化、標準化和科學化管理，通過規范檔案著錄工作以及元數據的規范性，保證輸入計算機數據與信息的準確性，統一分類號保證檢索查全率，規范題名保證檢索查準率。另一方面通過加強對規程和系統圖等技術標準受控文件統一管理，強化了標準的唯一性、嚴肅性。

在保證原有業務數據收集同時，通過對業務流程的嵌入式管理，運用業務流程的前端控制，針對設備技術改造異動采集有效檔案數據，保證檔案資源的有效利用，提高利用率。在應用系統中，定義了所有的辦理步驟及辦理順序，每一辦理步驟并不分配給所有參與者，而是分配給某一特定的角色。不同專業的圖紙，分別由不同的部門主管負責圖紙的最后批準。圖紙最后批準也就是在流轉庫流程最后環節進行確認，完畢后歸入預歸檔庫由檔案人員進行相應檔案處理。通過這些程序的執行后，可確保生產技術人員及檔案室歸檔保存的檔案資料始終保持同步一致，從而達到“最新版本的”標準竣工圖，消滅不同版本圖紙在專業技術人員中流傳而帶來的危害性。

2.以檔案數據庫建設為切入點，設計保管理期限自動鑒定的元數據庫，提出符合企業檔案實際的鑒定規則對自動鑒定進行規約，最大限度實現鑒定準確性和自動化。

在系統實現中，檔案業務管理員需要先設定好歸檔范圍與保管期限，系統提供歸檔范圍和保管期限對應表的管理維護功能，保管期限自動鑒定功能是為了方便檔案人員對已整理好的檔案進行鑒定保管。系統通過不同分類號與保管期限做對應，使檔案人員只需要點擊一次就能批量鑒定檔案，不需要人工判別手動修改，這大大加快了檔案的鑒定速度。

3.通過各種方式向用戶提供需要的檔案，提供檔案信息推送和相似性搜素，同時通過移動終端和智慧平臺進行檔案智能檢索，實現檔案信息服務移動化和智慧化。

檔案移動服務是通過智能移動設備以APP形式提供檔案信息服務的應用系統，是適應移動互聯網社會化廣泛應用背景下新的檔案信息資源共享服務形式，是數字檔案室利用服務的創新手段。立足本單位的特色，結合實際情況推出有鮮明特征的服務內容，為企業檔案利用提供新的智慧利用模式。同時加快推進各種智慧技術在檔案管理中的應用，將檔案管理系統與綜合業務管理系統做接口，實現檔案信息一體化管理、智能化管理。

4.建立崗位檔案知識服務專題數據庫，主動為相關崗位提供檔案知識，實現為生產部門專業人員檔案知識的定期推送，進行檔案知識化管理。

嘉興發電廠結合實際情況，根據各部門崗位的性質以及與崗位相對應的專業知識，對檔案管理系統進行智慧化升級改造，優化完善檔案查閱平臺;同時通過建立檔案知識庫模型，崗位知識信息庫能將收集到的科技檔案按分類號與對應的崗位進行自動匹配，從而讓用戶只需要點擊各自的崗位就能學習對應的崗位知識，而不需要大范圍查找，同時內容更新進行定期推送，完成檔案知識化管理。

綜上，解決新問題需新理念、新思路、新技術，借助現代高科技的技術手段和設備，提高檔案工作的現代化水平。檔案管理部門和人員，要根據新時代的要求，跟上新時代的步伐，找準檔案工作新的切入點，牢固樹立檔案服務意識，突破傳統的檔案服務模式，真正做到企業的中心工作延伸到哪里，檔案工作就服務方向到哪里，為企業真正帶來經濟效益。因此企業在鞏固智慧檔案建設基礎上，積極開發智慧檔案的新功能，將檔案信息化建設推向新階段，也是今后需要努力的方向。