論提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策

崔玉梅

摘 要：本文首先分析了提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義，接著提出了提高辦公室文件檔案管理工作質量的有效對策。主要體現在提高辦公室文件檔案管理的重視度，提升辦公室文件檔案管理的信息化水平，積極完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業化水平和工作人員的綜合素質等方面。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;對策

辦公室文件檔案涉及到的領域比較廣泛，其檔案管理有一定的特殊性，形成于特定的工作領域范圍內，屬于重要的信息資源管理。作為社會醫療救助項目的完整資料，在文件歸檔的時候要明確其中的規律性聯系，綜合分析醫療救助過程中的各項內容要素，還原社會醫療救助工作的真實性面貌，為醫療保險事業的可持續發展服務。

一、提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義

要確保社會醫療救助的有效性，就要明確開展相關文件檔案管理的意義，確保發展過程中各項環節數據的完整性與準確性。提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義主要表現在兩個方面：其一，辦公室文件檔案管理工作質量是組織管理實施的保障。辦公室各項工作的開展都是為發展目標服務，文件檔案管理也不例外。對于檔案管理部門來說，要明確自身職責，能夠把文件的整理與歸檔作為檔案管理的核心，充分發揮檔案的信息資源方面的優勢，從而為社會醫療救助提供多元化的信息資源服務，提升組織的核心競爭能力。就社會醫療救助來說，檔案包含的內容有民政部門批準享受的醫療救助待遇申請表，核實材料，申請人的身份證、戶口本，定點醫院的一些診療依據和收費單據、其他日常管理材料等。還有參與醫療救助服務中的文檔、記錄等都是作為檔案進行存檔處理，也是執行各項工作的參考點，具有重要的現實意義。其二，辦公室文件檔案管理是現代化管理的一部分。檔案管理現代化是開展各項工作的一個重要抓手，比如，各類會議文件的起草、到社會醫療救助相關文件的接收與傳遞、組合與裝訂都有規范化的要求，要堅持高標準、嚴要求，抓細節問題。因為文件檔案的形成與積累到更新都是動態變化的過程，也是長時間的積累，需要及時收集、整理這些資料，確保各個檔案組合不缺少資料，要齊全完備。在現階段，要能夠認識到提高辦公室文件檔案管理工作質量的意義，制定出提高辦公室文件檔案管理工作質量的措施。

二、提高辦公室文件檔案管理工作質量的措施

1.提高辦公室文件檔案管理的重視度

對于組織來說，管理層要認識到辦公室文件檔案管理的價值，要進行科學化的統籌規劃，整體布局相關檔案管理工作的開展，結合內外部的發展需求，打破過去的信息格局形勢，能夠讓各個類型的醫療救助檔案進行資源的共享，讓檔案信息變得更加精確。這就需要檔案管理部門領導者及時向單位管理者匯報工作開展內容，獲取領導部門的支持，在工作中樹立現代化的管理理念，加大資金投入力度。配備專業的計算機設備、打印機設備、攝錄機設備、掃描機設備等，這些都是進行文件檔案管理的基礎。要能夠根據不同種類的檔案制定不同的管理措施，紙質檔案保管的時候要注意防火、防潮、防日光等要求，關注這些細節問題才能提升辦公室文件檔案管理成效。

2.提升辦公室文件檔案管理的信息化水平

在辦公室文件檔案管理過程中，醫療救助檔案的權威性能夠為保障組織的合法權益提供參考依據，這種類型的檔案信息形成的時間跨度相對比較大，要求提升其信息化水平。在文件檔案管理中，基于長期保存需求需要把傳統的文件檔案信息轉為電子化的形式，通過計算機網絡進行聯結，組成系統化的檔案信息庫，具有復制性、便利性以及穩定性的特點，也減少了傳統檔案管理中漏記、誤記等現象，實現精確查詢的目標，增強檔案信息的共享性，確保了文件檔案信息共享與在線服務，實現辦公室文件檔案資料信息資源無損利用。可以利用檔案信息管理系統為檔案的信息化建設服務，這些系統軟件為信息化提供了技術支撐。換句話說，信息技術是辦公室文件檔案形成的基礎和保障，檔案的形成也是信息化技術開展的成果。可以結合社會醫療救助實際建立檔案管理數據庫，為檔案信息資源共享提供可能。通過運用信息技術統一整理建設中分散的信息，通過掃描、輸入等形成電子化的檔案資料。這樣的電子檔案不再受時空和時間的限制，可以在授權的情況下隨時查看相關檔案資料，改變了傳統檔案材料的處理方式。事實上，通過網絡化技術來分離文件檔案的信息與載體，并把關鍵的信息點關聯在一起，提升了文件檔案信息的深度。除此之外，還可以通過設置條形碼或者二維碼等方式來檢索檔案信息，提升檔案信息的管理成效與工作成效。明確辦公室文件檔案管理技術創新的意義，建立信息化管理意識，積極應用新的技術和手段，讓計算機技術為檔案管理提供幫助。

3.積極完善辦公室文件檔案管理制度

提升辦公室文件檔案管理成效，需要建立完善的工作制度與方案。要明確現階段辦公室文件檔案管理的目標，統籌兼顧階段性目標與總體目標之間的關系。結合單位實際與軟件、硬件方面的實力，以電子化、科學化發展為理念，制定有效的工作制度，包括需要作為文件檔案保存的資料內容、統一化的格式等，讓辦公室文件檔案管理實現有制度可依。要強化人員管理，落實制度建設。要有專人管理文件檔案，明確“誰來管”的問題，還要結合實際建立規章制度，明確“怎么管”的問題。要認真完成檔案的歸檔、移交以及安全管理制度，為提升檔案工作打下堅實的基礎。事實上，社會醫療救助檔案屬于部門類型的檔案，其中涉及到公民的隱私問題，不適宜對外開放，基本都是供救助管理部門以及救助對象使用的資料。監察機關、上級管理部門、公檢法機關為了工作需要也可以查閱社會醫療救助檔案，但是同樣需要按照制度來履行查閱手續。所以，建立相應的制度，積極細化利用條件，明確每一步程序，從而建立安全利用的舉措。總之，制度建設才能實現系統化的辦公室文件檔案工作管理模式，規范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學化、標準化的檔案管理模塊，提高辦公室文件檔案建設工作的水準。

4.提升辦公室文件檔案管理的專業化水平

作為組織發展建設的一個重要參考依據，辦公室文件檔案在單位管理中的重要性不言而喻。要認真開展文件檔案管理工作，進而有效把握社會醫療救助各項工作的具體狀態。檔案管理工作跟其他管理工作有所不同，主要集中在以下兩方面：一方面是辦公室文件檔案管理工作的政策性特征，另一個方面是文件檔案管理工作的專業性特征。隨著云計算技術的應用，檔案管理在借助云計算技術的情況下，工作人員在收集和整理數據信息的時候更加快捷、高效，還提升了數據信息的準確性和嚴密性，促使社會醫療救助檔案管理的規范化、科學化發展。所以，辦公室檔案管理要能夠掌握現代化的互聯網技術，具備數據挖掘能力，數據資源整合 以及推動方面的能力。在現階段，要注重檔案管理的專業化發展之路，重視社會醫療救助檔案管理，工作人員要樹立現代化的檔案管理意識，管理人員要定期組織檔案管理人員進行計算機技能測試與職業能力測試，針對測試中不足得到地方制定改革方案，從而提升其工作能力與工作效率，讓檔案管理更加專業化。

5.提升辦公室文件檔案管理人員的綜合素質

對于檔案管理部門來說，要認識到辦公室檔案管理信息化、專業化、電子化之后檔案管理員的發展態勢，結合單位自身實際與長遠發展需求，堅持學以致用，按照理論聯系實際的原則，有計劃的開展檔案管理人員的職業能力培訓，建立長效培訓學習機制，把文件檔案管理員的繼續教育納入到單位整體發展規劃中去，制定培養目標，做好培訓經費預算，定期開展有針對性的崗位技能培訓，檔案管理員要能夠邊學習、邊工作，在實踐中提升職業水平。 此外，還可以開展脫產培訓，鼓勵檔案管理員參加行業學術研討會，為提升其職業能力打下堅實的基礎。事實上，辦公室文件檔案管理人員的業務培訓不是一朝一夕的事情，是一個長期、系統的工程，要建立常態化的培訓機制。對于檔案管理部門來說，要定期進行集中化培訓，培訓內容要全面，包括基本的檔案業務知識、計算機知識等，并把理論和實踐結合起來，增強培訓的直觀性。此外，要注重培訓的實效性，培訓是為應用服務。管理部門要對檔案管理員的工作進行實地檢查，作為考核的依據。要對檔案管理員日常工作中存在的問題進行協調，總結好的經驗和方法，提升檔案管理員的綜合能力。

結論

綜上所述，辦公室文件檔案管理是組織管理的重要組成部分，其重要性不言而喻。提高辦公室文件檔案管理工作質量是為了適應現階段單位檔案建設的要求，也是為了響應國家文化建設部門提出的號召。在現階段，要提高辦公室文件檔案管理的重視度，提升辦公室文件檔案管理的信息化水平，積極完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專業化水平和工作人員的綜合素質，走出一條專業化發展的新路子。

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