疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用

于臨青

摘 要：疾病預(yù)防控制中心是由政府舉辦的公益事業(yè)單位，主要是對疾病、殘疾和傷害的預(yù)防控制，對于保證人民健康、促進(jìn)社會穩(wěn)定、保障國家安全具有很重要的作用。檔案管理和檔案利用是疾病預(yù)防控制工作中非常重要的一部分。在疾病預(yù)防控制工作進(jìn)展中，例如組織規(guī)劃各種疾病預(yù)防控制工作、開展各類公共衛(wèi)生管理工作、加強(qiáng)對疾病預(yù)防控制和公共衛(wèi)生服務(wù)的指導(dǎo)培訓(xùn)等工作，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，而檔案管理和檔案利用會將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的規(guī)劃甚至在以后的工作中再次利用，利于疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展。但是就目前疾病預(yù)防控制中心的檔案管理和檔案利用現(xiàn)狀來看，仍然存在一些不足之處，對此，特進(jìn)行一系列研究，結(jié)合實(shí)際與社會發(fā)展要求，對疾病預(yù)防控制工作進(jìn)行分析探究，尋找疾病預(yù)防控制中心檔案管理和檔案利用的發(fā)展新思路。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心;檔案管理;檔案利用

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，健康的生活更加吸引人們的注意，人們對疾病的預(yù)防控制越來越重視。而檔案管理和檔案利用是疾病預(yù)防控制工作發(fā)展的關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。檔案管理是對疾病的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，檔案管理不產(chǎn)生物質(zhì)財富，有專門的管理部門和管理人員管理，但是這并不能說明檔案管理是孤立的，檔案管理是對各個部門數(shù)據(jù)的管理。而且在疾病預(yù)防控制中心這一特殊單位里，檔案管理更是關(guān)系著國家的政治利益和國民的健康。我國的疾病預(yù)防控制中心在各省、直轄市和自治區(qū)都有相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，每一級的工作都會存在一定的差異，所以檔案管理工作可以在很大程度上利于各級之間的交流。檔案利用是檔案管理的最終環(huán)節(jié)，可以分為提供檔案利用和利用檔案提供檔案利用就是檔案管理部門提供檔案為利用者提供服務(wù);利用檔案就是為了探討問題，利用檔案來解決問題。本次探討通過分析疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用的現(xiàn)狀來分析現(xiàn)存的問題，并且給出一定的參考建議。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理和檔案利用的現(xiàn)狀

1.對檔案管理和檔案利用的重視程度不夠

就目前的情況來看，有一些領(lǐng)導(dǎo)對疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用工作的重視程度不夠，甚至忽略了這一工作的重要性，由于領(lǐng)導(dǎo)層面的不重視，這就會導(dǎo)致檔案管理工作在進(jìn)展中可能不會得到所有部門的支持，無法收集整理到完備的信息;也可能會因?yàn)閷n案管理的忽略，使得這一工作不能緊跟時代發(fā)展的步伐，不能具備現(xiàn)代化的管理設(shè)施;而且在檔案的利用方面，由于對檔案管理的忽視，導(dǎo)致檔案資料信息不全面、范圍小，使得沒有可以利用的檔案，而且可能會有一部分人在工作時根本就沒有想到可以直接利用檔案來解決問題。極大的阻礙了疾病預(yù)防控制中心檔案管理和檔案利用的發(fā)展。

2.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

隨著信息化的發(fā)展，檔案管理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的模式。這就要求檔案管理人員要有相應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)水平和較高的認(rèn)知層面，現(xiàn)代化的檔案管理不應(yīng)該局限于一般的計算機(jī)技術(shù)。而檔案管理工作在最開始的時候僅僅是紙質(zhì)的檔案管理，對技術(shù)要求不高，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案管理人員所掌握的相關(guān)專業(yè)知識不足以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需求;而且就算引進(jìn)了相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備，檔案管理人員也不能充分發(fā)揮該設(shè)備的作用，不利于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度不夠，案卷質(zhì)量低

檔案管理的不夠規(guī)范化主要體現(xiàn)在三個方面，一是缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，無法對檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的要求。二是沒有科學(xué)合理的工作流程，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用這六個步驟，首先是檔案的收集范圍較小，檔案包括人員檔案、設(shè)備檔案、文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等，目前大多數(shù)的檔案管理偏重于對文書檔案的收集，對于其他方面容易忽視;而且每個部門的檔案的職能不同，檔案的側(cè)重點(diǎn)就不一樣，這給檔案管理的整理工作帶來了一定的難度;而且由于之前的檔案管理以紙質(zhì)的形式保存，很容易由于各種原因?qū)е聶n案的缺失、重復(fù)等問題;各個部門的檔案集合起來，肯定會有點(diǎn)雜亂無章，在檔案統(tǒng)計過程中可能會出現(xiàn)漏記、重復(fù)的現(xiàn)象。三是沒有配置專業(yè)的檔案管理設(shè)備，不利于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。也由于檔案管理不夠規(guī)范化，檔案在整理的時候不按順序擺放或其他，給檔案的查閱帶來了很大的麻煩，導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)案卷質(zhì)量低的現(xiàn)象。

4.檔案沒有合理的利用

檔案利用是檔案管理的最后一步，也是檔案管理最脆弱的環(huán)節(jié)，檔案管理的前五部哪一部分出錯都會導(dǎo)致檔案的不完備，使得無法合理的利用檔案資源;并且由于大部分的工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，無法合理的應(yīng)用檔案管理資源，是檔案利用的效率低下，不利于檔案管理的發(fā)展和疾病預(yù)防中心工作的開展。

5.還沒有結(jié)合我國的國情制定相關(guān)的法律法規(guī)

目前，我國還沒有出臺結(jié)合我國國情制定的法律法規(guī)，使得檔案管理缺乏一定的制度規(guī)范，不利于檔案管理的制度化發(fā)展。

二、針對現(xiàn)存的問題提出的改善疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用的建議

1.扭轉(zhuǎn)對檔案管理及檔案利用的觀念認(rèn)知，提高對檔案管理的重視程度

要想加強(qiáng)對檔案管理的重視，最有效的方法就是先改變領(lǐng)導(dǎo)人員的觀念，由上及下。疾病預(yù)防中心可以組織領(lǐng)導(dǎo)高層進(jìn)行學(xué)習(xí)，充分了解檔案管理及檔案利用在現(xiàn)代化發(fā)展的重要性，先轉(zhuǎn)變了領(lǐng)導(dǎo)的思維，才能使工作人員在領(lǐng)導(dǎo)的影響下提高重視程度;并且高層人員加強(qiáng)了重視，可以為檔案管理投入更多的設(shè)備和資金支持;而且檔案管理的內(nèi)容涉及到各個部門，在高層人員的領(lǐng)導(dǎo)下，可以加強(qiáng)各部門之間的配合，利于檔案的收集等工作。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員是疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的主要執(zhí)行人員，他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的有序進(jìn)行。所以，要對檔案管理人員進(jìn)行一系列的專業(yè)培訓(xùn)，定期開展培訓(xùn)活動，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理的管理方法、管理技巧，從而促進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。此外，還可以招聘相關(guān)的檔案管理專業(yè)人員，使得疾病預(yù)防控制中心的檔案管理及檔案利用朝著專業(yè)化的方向發(fā)展。

3.制定規(guī)范化的檔案管理流程，提高案卷的質(zhì)量

為了保證檔案管理工作的有效進(jìn)行，疾病預(yù)防控制中心可以結(jié)合自身發(fā)展實(shí)情，設(shè)立專門的檔案室，建立完善相關(guān)的規(guī)章制度和檔案管理流程，通過規(guī)范化的管理制度和管理流程，將檔案管理工作分配具體到個人，權(quán)責(zé)分明;還要規(guī)范管理的流程，規(guī)范各部門的檔案，及時積極的配合檔案管理人員的檔案管理工作;有一個專門的檔案室，可以保障檔案管理工作的順利開展，有條理的對各部門的檔案進(jìn)行整理歸納;有了規(guī)范化的檔案管理流程，工作人員可以有條不紊的進(jìn)行檔案收集、整理工作;而且檔案是一項(xiàng)很正式嚴(yán)肅的工作，所以在管理的時候要注意書寫，要筆記清晰，做好分類，更加全面的管理檔案。

4.加強(qiáng)對檔案的合理利用

檔案管理的最終一步就是對檔案的利用，為了提高檔案利用的效率，促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的工作發(fā)展，要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理的精細(xì)化發(fā)展。要做好檔案的分類，能夠滿足不同部門、不同人員對檔案資源的需求，解決提供檔案利用這一問題;除此之外，還要解決檔案利用的難題，加強(qiáng)檔案管理及檔案利用的宣傳力度，引導(dǎo)工作人員了解檔案管理的重要性，樹立利用檔案的心理觀念，使得工作人員主動利用檔案來解決問題，加強(qiáng)對檔案的利用，促進(jìn)疾病預(yù)防控制的開展。

三、綜述

綜上，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理和檔案利用工作的順利進(jìn)行，與高層領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理人員、相關(guān)規(guī)章制度、檔案的使用人員等都有著很密切的關(guān)系，需要從這些方面注意檔案管理工作的進(jìn)展;疾病預(yù)防控制中心不僅對本單位的發(fā)展有積極的影響，還極大的保障了社會的穩(wěn)定、人們的身心健康、國家的安全。所以必須要聯(lián)系實(shí)際，充分發(fā)揮檔案管理和檔案利用在疾病預(yù)防控制中心的作用，促進(jìn)其發(fā)展。

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