城鄉居民基本養老保險檔案規范化管理建議

摘 要：在現代化的經濟發展水平下，我國人民的生活水平和生活質量也在不斷地進步和提高。在開展城鄉居民基本養老保險工作中，為了切實的保障好城鄉居民的實際利益，對其相關保險檔案的管理模式以及管理理念需要不斷地創新，實現規范化的管理。確保其基本養老保險檔案的管理工作符合時代的發展需求，與時俱進。本文首先對目前我國城鄉居民基本養老保險檔案管理中存在的問題進行分析，再主要就其問題提出針對性的規范化管理措施，提高城鄉居民基本養老保險檔案管理的現代化水平。

關鍵詞：城鄉居民基本養老保險;檔案管理;規范化

之所以重視我國城鄉居民基本養老保險檔案的管理，是因為其檔案中不僅詳細的記錄了參保單位的信息，而且也明確了個人在其中所享有的權利，除此之外，城鄉居民可以憑借此檔案切實的享受到基本養老保險的待遇，更重要的是，隨著時代的不斷進步和發展，其檔案的管理記錄了我國社會保險事業的發展歷程，同時，在我國的國家檔案資源中包含著各種類型的社會檔案，而城鄉居民基本養老保險檔案也是其中一部分。注重對其城鄉居民基本養老保險檔案的規范化管理，除了需要保證其檔案資源不會遭到破壞以及產生資源浪費的現象之外，更重要的是為了響應國家的相關政策，不斷促進我國城鄉居民基本養老保險事業的進步，也激勵了相關工作人員在辦理城鄉居民基本養老保險業務時，嚴格遵守工作程序進行辦理。

一、目前我國城鄉居民基本養老保險檔案管理存在問題

我國城鄉居民基本養老保險的檔案管理中，對其各項資料的收集以及整理沒有完善的制度對其進行規范。近年來，我國的經濟水平不斷提高，人們的生活質量也有所提升，推動了我國城鄉居民基本養老保險事業的發展，越來越多的城鄉居民開始參與基本養老保險事業，所以其檔案的數量也在不斷地增加，為其檔案的管理增加了一定的難度。所以為了加強對其城鄉居民基本養老保險檔案的規范化管理，提高其檔案的管理效率，就需要對其檔案中涉及的相關資料進行有效的安排和整理，并完善其檔案管理中有關資料收集制度。據調查顯示，雖然相關部門出臺了相關規定，為其資料的收集和整理提出了詳細的執行標準，但是在實際的檔案管理中，仍然會存在城鄉居民參與基本養老保險的重要信息出現填錯或者缺失等現象，例如和居民身份緊密相關的信息填寫錯誤，并且還存在不斷涂改的現象，無法保證其檔案資料的完整性和準確性。

在我國城鄉居民的基本養老保險檔案的管理中，從事檔案管理的工作人員其實踐技能缺乏專業性。在城鄉居民基本養老保險檔案管理的實際操作中，不僅存在全職的檔案管理人員，還有一部分是作為志愿者或者兼職來進行檔案的管理，所以其檔案管理的專業化水平參差不齊，不利于其檔案的規范化管理。一般針對其從事檔案管理工作的相關人員，都會在其從事該項工作之前，對其進行檔案管理知識教育和相關管理技能培訓，之所以目前其專業化水平普遍偏低，主要原因還是因為，平常對其進行檔案管理的培訓沒有規范化的制度進行約束，并且其管理人員缺乏參與相關部門提供的培訓機會，沒有為其專業的檔案管理人員和新手管理人員提供一個廣闊的交流平臺，導致其優秀的經驗無法有效借鑒。在對其檔案管理人員進行招聘時，由于其設置的招聘門檻相對較低，甚至會出現部分檔案管理人員沒有掌握基本的檔案管理知識，并且其從事該項工作的經驗更是少之又少。除此之外，由于其檔案管理工作人員存在專職和兼職的，所以對其檔案管理知識的專業掌握程度存在明顯的差異，而且每個工作人員從事這項工作的經驗也不同，其個人對其檔案管理工作的態度參差不齊，所以在不同社區的檔案管理工作中，常常出現其具有團隊精神以及盡職盡責的檔案室其檔案的管理水平就比較高，反之其檔案的管理就較低。同時，由于目前我國很多檔案資料的整理仍是紙質化的管理，而且其檔案管理工作人員的專業性不強，經常在對其檔案資料的整理過程中，對其檔案造成一定的損壞，不利于其檔案質量的提高，造成城鄉居民基本養老保險檔案管理工作質量下降。

在進行城鄉居民基本養老保險檔案管理中，其中涉及的工作環節繁多，城鄉居民參加該保險，除了需要找相關社區委員會或者村委會為其提供相關憑證外，還需要到其所負責的相關社會保障事務所填寫相關資料，最后再到城鄉居民社會保障經辦機構進行基本養老保險的辦理，所以在對其檔案資料收集的過程中，需要對其各個環節的資料進行完整的收集，若一個環節中其資料存在瑕疵，將會造成其檔案管理工作效率和質量的下降。同時，就目前我國的社會現狀分析，由于城鄉居民外出打工的人員不斷增加，在對其參保人員的相關身份信息進行收集的過程中，需要耗費大量的時間進行收集，而且有時候還會出現其收集的相關信息不準確，極大地增加了管理人員的工作難度。除此之外，由于部分居民受氣文化水平的限制，在填寫相關資料的過程中，需要工作人員對其進行講解和輔導，所以就出現其工作人員的工作效率有所下降。

二、規范管理城鄉居民基本養老保險檔案的有效措施

根據上述對目前我國城鄉居民基本養老保險檔案管理中存在的問題分析，了解到對其檔案進行規范化的管理，是現代化發展的要求，符合時代的發展需求。

規范檔案管理制度，加強檔案管理體系建設。由于我國的城鄉居民基本養老保險事業發展比較晚，所以在對其檔案管理中，由于各項制度和體系的不健全，導致其檔案管理工作質量下降。為了改善檔案管理工作中存在的制度問題，要求相關部門重視對其制度的更新和改進，加強對其檔案管理制度的規范，健全其檔案管理體系。由于目前我國很多檔案仍是紙質化的管理，很容易受到環境或者人為的影響，對其檔案造成損壞，所以在對其檔案進行規范化的管理中，首先要確保其用于保管檔案的庫房符合檔案管理的要求，做到“防盜、防火、防潮、防蟲等”八方面要求，同時完善相關檔案管理工作人員的工作規范要求，對其檔案卷宗的整理以及歸類進行明確的要求，并做好相關人員對其檔案查閱利用的記錄，涉及檔案的保管、銷毀或者保密等相關工作制度都要加強完善。有效的避免其城鄉居民基本養老保險檔案出現損壞、缺失等問題。在檔案的規范化管理中，其檔案內包含的相關資料的有序收集和規范整理，有利于其管理水平的提高，所以在現代化技術的支持下，除了紙質化的管理外，還要注重對其進行電子信息的錄入和管理，使得其檔案中保管的信息更加準確和完整。

加強基層檔案管理工作人員隊伍建設，及時有效完成檔案歸檔。一方面必須對其城鄉居民基本養老保險檔案管理工作給予足夠的重視，提高管理工作人員的責任意識。另一方面，定期為其基層管理工作人員進行相關培訓，加強工作人員之間的互動和交流，從而有效的提高管理工作的規范化水平。隨著人民生活水平的不斷提高，參保人員數量也在不斷地增加，所以就造成檔案管理工作量增加，不及時對其重要檔案進行歸檔，很容易出現材料丟失的現象，或者材料受其氣候等環境的影響發生霉變，所以為了提高檔案管理工作質量，就需要加強對其檔案資料的保管，及時有效的進行歸檔。同時，在歸檔的過程中，工作人員要針對其資料中存在的錯誤以及缺失等問題，及時尋找相關人員進行修改，從而使得其檔案管理規范水平有所提高。

創造檔案開發利用新渠道。重視對其城鄉居民基本養老保險檔案的規范化管理，是為了充分的發揮其檔案存在的實用價值，注重對其檔案的開發利用。對其檔案資料進行有效的收集和整理，確保其資料的準確性和完整性，是為了在之后開展基本養老保險工作中，能便捷其工作人員的工作，提高工作人員的工作效率。由于信息化時代下，開始重視對其檔案進行電子化的管理，但在其信息錄入的過程中可能會出現信息錄入錯誤的現象，所以在之后的辦理工作中，需要對其電子信息進行修改時，就需要利用其檔案室里保管的紙質化檔案，對其信息進行修改和補充。除此之外，針對具有特殊性質的參保人員，當出現其參保人員提供的信息與其相關部門提供的信息不符時，其檔案中保管的資料可以對其信息進行確認或糾正，從而進一步提高檔案資料的準確性和完整性，提高檔案管理的規范化水平。

三、結語

綜上所述，注重對其城鄉居民基本養老保險檔案的規范化管理，就需要立足于當前我國檔案管理中存在的現狀，具體問題具體分析，提供針對性的措施。首先，面對當前各項檔案管理制度的缺陷和不足，就需要加強對其檔案管理制度的規范，促進其檔案管理體系的建設，其次，由于檔案管理工作人員專業性程度不高，專業知識和經驗都參差不齊，所以就需要加強其人才隊伍的建設，提高其專業化管理水平，再次，結合現代化信息時代的發展要求，對其檔案進行電子化的管理，提高其檔案資料的準確性和完整性，最后，注重對其檔案資源的開發和利用，充分的發揮其檔案的利用價值，使得其檔案管理工作更具有現實意義。在對其城鄉居民基本養老保險檔案的規范化管理中，需要堅持與時俱進，結合實際發展情況，進行不斷地探索和研究，從而推動其檔案管理的規范化水平提高。

參考文獻：

[1]周世忠.城鄉居民養老保險檔案信息化建設的對策探究[J].辦公室業務， 2016（6）：104-104.

[2]吳艷玲.淺談以信息化建設為基礎建設的城鄉居民養老保險檔案管理[J].才智， 2017（31）：240-240.

[3]王海文.淺析城鄉居民養老保險檔案的規范化管理[J]. 卷宗， 2017（19）.

[4]林玉杰.城鄉居民社會養老保險檔案存檔管理要點的探討[J].中國科技投資， 2017（1）.

[5]王翠玉.城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作規范化的有效辦法[J].辦公室業務， 2016（17）：119-119.

作者簡介：石玉芳（1979-），女，漢族，本科，館員，研究方向：檔案管理。