淺析有效提升醫院檔案管理效率的策略

仲維瑋

摘 要：醫院檔案是醫院在醫療、科研、教學、行政事務管理工作中形成的，它從不同角度客觀反映了醫院發展過程中的各類工作、事件和人物，是醫院發展歷史的見證。深化醫療改革工作的持續推進，對醫院管理工作的提出了更高的要求，因而，醫院的檔案管理工作也面臨著新的挑戰。目前，醫院檔案管理的效率還不夠高，在檔案管理工作意識、管理人員業務水平、管理制度建設及管理手段等方面還存在一定的問題，準確把握現代醫院管理目標和特點，加強醫院檔案管理，提升醫院檔案管理效率，是醫院檔案實現全面現代化管理的重要途徑。本文立足醫院檔案管理現狀，對醫院檔案管理中存在的問題進行剖析，并提出有效提高醫院檔案管理效率的策略。

關鍵詞：醫院檔案;檔案管理;檔案管理策略

在新時代背景下，國家加快推進分級診療制度建設、建立健全現代醫院管理制度、持續推進全民醫保制度等政策的出臺，既為醫院的發展提供了新的方向，也為醫院管理帶來的更大的挑戰。檔案管理是醫院管理的基礎工作之一，檔案資料為醫院醫療及行政管理等工作的開展提供了準確的信息參考，提高醫院檔案管理水平，充分發揮檔案管理作用，對醫院管理水平的提升有著十分重要的意義。為進一步發揮醫院檔案在醫院職能活動和日常管理中的作用，必須要提升醫院檔案管理工作的效率，實現檔案管理工作的規范化、科學化、現代化。

一、醫院檔案管理的重要性

1.為醫院現代化管理的開展提供信息參考

醫院檔案是醫院建設和發展的重要資料見證，記錄了醫院自建設以來所有發展活動和醫療活動的重要資料。醫療檔案的內容范圍廣，涵蓋了醫院各項業務的過程性文件，不僅包括醫療活動、可研活動、設備質量管理、醫院基礎建設、行政管理等內容，還包括醫院在發展過程中所取得的管理經驗、成績成果、改進策略等，通過醫院檔案資料可以了解醫院一段時間內的發展情況，從而更切合實際的制定發展目標，是管理決策更加的科學化。因此說，做好醫院檔案管理工作對醫院現代化管理工作的開展有著十分重要的意義。

2.為醫院科研工作的開展奠定基礎

醫院科研活動是基于醫療水平現狀和歷史成果的基礎上開展的，已經取得的臨床醫療數據以及資料是進一步開展科研探索的基礎。醫療檔案匯總了醫院管理、科研、建設、資產設備等多方面工作的資料，能夠為可研工作的開展提供大量的臨床醫學數據作為參考，為醫院醫療科研活動提供重要的數據支持。

3.為處理醫療矛盾提供直接證明

醫療檔案能夠對醫生開展診療活動的全過程進行記錄，客觀、準確的反映了醫護工作人員和患者在治療過程中的具體內容，一旦出現了醫患之間的矛盾，可以通過查閱現相關的醫療檔案對產生矛盾的問題進行核實確認，還原事實真相。此外，開展醫療檔案管理能夠督促醫護人員強化醫療規范，履行崗位職責，從而減少醫患矛盾發生的概率。

4.促進醫院綜合管理能力的提升

醫院檔案管理工作是醫院管理工作的基礎，它能對醫院開展的各項工作進行詳細記錄，包括人事管理、財務管理、醫療活動等多方面的內容，通過檔案資料能夠反映出醫院在一定時期內各類管理工作開展的情況，提醒管理者和參與者必要的反思和改進，從而促進醫院綜合管理能力的提升。

二、當前醫院檔案管理中存在的問題

1.醫院對檔案管理工作重視程度不足

醫院對檔案管理重視程度不足是當前醫院檔案管理中的主要問題之一，大部分醫院將工作的重心放在了醫療和科研方面，不重視檔案管理這類基礎工作，導致醫院檔案管理工作不規范、醫院檔案的利用率不高，一些醫院甚至出現了檔案丟失等情況，對醫院造成了不同程度的損失。此外，由于對檔案管理的重視程度不足，容易導致醫院檔案管理工作人員缺乏工作積極性，久而久之，管理意識逐漸模糊，嚴重影響了檔案管理工作的開展。

2.醫院檔案管理人員綜合素質偏低

檔案管理人員的素質和能力在一定程度上決定了檔案管理的水平，然而，在醫院人才培養中，重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，此外還存在檔案管理人員數量不足的情況，上述問題直接導致了檔案管理工作效率過低、工作質量較差的結果。造成這一情況的原因主要有三個方面：

一是部分醫院的檔案管理工作人員不具備專業的檔案管理知識背景和操作能力，無法按照要求開展檔案整理、檔案分類、檔案存儲、檔案臺賬更新等業務工作，甚至頻繁在管理過程中出現檔案數據錯誤，嚴重的可能還會對醫院的經濟效益和未來的發展造成影響。

二是部分醫院缺少專職的檔案管理人員，檔案管理由其他管理人員兼任，其日常工作量較大，事務繁雜，工作精力不足，進而也導致了處理事務不能及時有效，相關工作不能有序開展實施。

三是缺少對于檔案管理人員的培訓考核機制，檔案管理人員局限于現狀，不能與現代化管理理念接軌，業務水平停滯不前。同時，由于缺乏競爭考核機制，檔案管理人員逐漸形成“干多干少一個樣，干好干壞一個樣”的心里，嚴重影響檔案管理水平的提升。

3.缺乏系統的檔案管理機制和必要的檔案管理制度

檔案管理格局混亂、管理機構不健全、管理職能不明確是缺乏系統檔案管理機制的突出表現，這些問題嚴重制約了檔案管理工作的開展，同時，部分醫院重視病案記錄，輕視其他檔案管理方面的制度，導致檔案管理行為不夠規范。

4.信息管理系統和手段的現代化程度不足

隨著信息技術的飛速發展，當今社會開始進入全面信息化的時代，大量的電子信息生成，逐漸取代了傳統的紙質媒介，加快醫院檔案管理工作的信息化轉變是不能忽視的發展問題。然而，當前醫院檔案管理的信息化技術水平還比較低，檔案管理的手段還比較落后，大量的紙質檔案還沒有轉化為電子信息檔案，對于電子信息數據的處理效率還比較低。未來的發展趨勢已經十分清晰，檔案人員必須集中精力搞清楚開發什么樣的程序和技術來長期保存數字格式的館藏，逐漸減少不必要的紙質檔案，實現檔案管理的全面現代化。

三、提升醫院檔案管理效率的策略

1.強化醫院檔案管理意識

強化醫院檔案管理意識是醫院檔案管理工作開展的前提，要想有效的提升醫院檔案管理效率，就需要加強醫院檔案管理人員的管理意識，從醫院管理角度，將檔案管理這項工作列為重點，積極宣傳其意義及必要性，在醫院內形成良好的環境，讓醫院領導與員工對這項工作的意義產生共識，得到了更多的支持。

2.提升醫院檔案管理人員的綜合素質

優秀的管理人員可以有效的提升檔案工作的專業性以及后續工作的落實程度、工作效率、工作成果，因此，要通過多種渠道和手段對醫院檔案管理人員的綜合素質進行提升，以高素質的人員來促進醫院檔案管理工作的有效開展。

一是對檔案管理工作人員定期進行專業知識培訓，針對培訓內容開展培訓后考核，將考核結果與工作人員績效薪酬聯掛，督促檔案管理工作人員業務提升。

二是樹立工作人員的檔案服務意識，讓工作人員在工作過程中端正自己的態度，認真負責的進行醫院檔案的收集整理，通過鼓勵先進的方式，帶動團隊服務水平的提升。

三是并讓檔案管理工作人員和同行之間進行業務交流，促進檔案管理工作人員管理意識的提升和管理方法的改進，使醫院檔案管理工作的質量和效率得到全面提升。

3.完善的醫院檔案管理機制及管理制度

明確檔案管理的職能主體，明確各類檔案工作職責，通過完善醫院檔案管理制度來規范醫院檔案管理工作，約束工作人員在管理工作中的行為。首先要建立專門的醫院檔案管理機構，由專業人員對檔案進行管理;其次要對檔案管理工作進行細化分析，結合國家、地方及醫院自身的要求，制定并完善檔案管理工作制度;最后還要建立相應的檔案管理監督系統和考核系統，通過不定期的考核和監督來加強醫院檔案管理工作的建設力度，提升醫院檔案管理工作的管理效率。

4.加快醫院檔案管理現代化建設

根據時代的變化加快醫院檔案管理現代化的建設，引進信息設備，讓具有一定信息技術知識和檔案管理專業知識的復合型人才進行管理工作，以有效的信息網絡系統建設來讓醫院檔案工作進行科學有序的分工，促進醫院檔案管理效率的提升。當然，醫院檔案管理信息化建設是一項較為復雜的工程，在加快建設腳步的同時也要注意信息建設的質量，保證醫院檔案管理工作能有效進行。

四、結語

綜上所述，醫院檔案管理對于醫院的發展和經濟效益的提升具有積極的意義。在醫院檔案管理工作開展的過程中，積極應對現有問題，破除管理效率低下的瓶頸，制定一系列切實有效的解決辦法及保障措施，推動醫院檔案管理效率的提升，從而逐步實現醫院檔案管理信息化、智能化、現代化、規范化。

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