檔案編研工作中存在的問題與解決之策

吳少顏

[摘 要]檔案編研是提升檔案利用效果的有力手段，本文介紹了檔案編研的內涵、類型，分析了檔案編研工作中存在的問題，并針對檔案編研工作中存在的問題，探討了解決的各項對策。

[關鍵詞] 檔案編研 內涵 類型

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

檔案編研是檔案開發利用的重要手段，有助于檔案的保護、檔案信息的良性循環、檔案質量的保證和檔案工作影響力的提升。對企業檔案管理來說，檔案編研可以為企業決策提供準確依據，所以是衡量檔案工作的重要標志，能提高檔案人員的工作熱情。然而檔案編研并非輕而易舉，它是對檔案資料的深加工，是“編”與“研”的結合，對檔案人員專業素養有較高要求，因此本文對檔案編研工作中存在的問題與解決對策進行了探討。

一、檔案編研內涵與類型

（一）檔案編研內涵

檔案編研是以檔案部門保管的檔案為對象，以開發利用為目的，在研究檔案內容基礎上進行的收集、篩選、加工工作，它的成果形式可為各種形式的出版物。檔案資料的原始形態龐雜、散亂，加上副本有限，不利于檔案查閱者利用，通過整理、加工使檔案具有明確的專題性，這是解決檔案原始形態與利用需求矛盾的一個重要方法[1-2]。

（二）檔案編研類型

按照檔案加工的層次和性質，檔案編研分為抄纂、編述和著作三類。抄纂即抄錄后再編纂，也就是將抄錄資料重新分類、排列，形成系統化的一次檔案文獻，而不改變檔案的原文形態。編述是指通過篩選、加工檔案內容，形成某一主題或線索的二次檔案文獻，其形式如企業大事記、專題綜述等。著作是對檔案資料更深層次加工，具有濃厚的研究意味，例如編修史書及地方志等。編研成果形式分為印刷品（如圖書、報刊等）、音像制品（如唱片、光盤等）、數字型檔案文獻三類[3]。

二、檔案編研工作中存在的問題

（一）編研意識薄弱，工作難有突破

檔案編研是一項耗費人力、物力、財力資源的工作，要做好這項工作，思想上須高度重視，然而現實中這項工作的重要性并未被充分認識。許多企業領導沒有意識到檔案編研的價值所在，因為檔案編研的投入不能立刻轉化為利潤。而檔案管理人員自認為檔案部門比不了業務部門，僅是企業的邊緣部門，只要做好收集、整理、歸檔、保管等工作就可以了，不值得做更深層次的檔案研究，所以對于檔案編研不主動、不積極，編研工作難有大的進展，停滯不前甚至多年不開展編研工作[4]。

（二）編研力量薄弱，影響工作開展

開展檔案編研的核心要素是人，而能夠勝任這項工作的專業人才往往比較緊缺。一方面是企業領導沒有意識到檔案編研的專業性，以為檔案工作就是收集和保管文件資料，不需要專業、有素養的人員，由于檔案工作人員缺乏編研專業知識，編研工作很難深入開展下去。另一方面，隨著企業業務增多，工程建設頻繁，檔案數量劇增，檔案工作人員經常要參加各類檢查驗收活動，連資料收集、保管和查閱等日常工作都忙不過來，更沒時間和精力去鉆研檔案編研，所以影響到編研工作的開展。

（三）編研方法局限，制約成果質量

檔案編研是檔案信息資源的再開發，對編研選題、方法運用有一定要求，目前來看這兩方面都存在明顯不足。選題方面局限于企業內部，且大多為企業大事記、部門文件匯編、會議記錄之類的內容，缺乏對本行業專業資料的整合，例如220kV架空線工程方案匯編或500kV工程概況匯編等特色主題。編研方法運用重“編”輕“研”或“編”強“研”弱，未能實現從低層次的整理、匯編到高層次的研究、加工轉變，編研成果質量不高。

（四）編研脫離現實，成果價值不高

編研工作的終極目標是為檔案信息資源的更好利用，為企業生產經營、工程建設、科研活動提供高質量的服務。但現實生活中編研工作往往遷就于檢查、考核等任務指標，為了完成任務不得不突擊編研，如此應急式的編研多半是會議記錄、部門文件匯編之類的成果，真正有價值、深層次的編研成果突擊不出來，例如科研檔案的編研。由于編研與現實脫節，成果實用性差，編研工作的價值難于發揮，進一步挫傷了編研工作的積極性。

三、解決檔案編研工作問題的對策

（一）明確編研地位，適應企業發展

發揮編研在檔案開發利用中的作用，首先要明確編研的地位，這樣才能促使企業領導和檔案工作人員轉變觀念并提升檔案編研意識。轉變人的思想觀念不是一件容易的事情，應向行業中先進企業看齊，學習他們在檔案管理中的先進經驗，尤其是如何通過檔案編研推動企業在生產經營、工程建設、科研等方面進步的做法，對照先進才能深刻體會到自己的不足。企業領導提高了編研意識，就會重視檔案編研工作，給予相應的支持和關注，并將檔案編研工作發展列入企業發展戰略規劃中，檔案部門也可以通過編研工作計劃的制定和實施，使檔案工作人員明確編研工作的重點和方向，創新檔案編研理念，高效完成編研工作，推動企業檔案編研工作在良性軌道上前進，從而為企業發展助力、加油。

（二）加強編研力量，夯實工作基礎

在影響檔案編研的各種因素中，人的因素始終是核心因素，只有具備一定專業素質和實踐能力的編研隊伍，才能保障企業檔案編研工作穩步推進。因為檔案編研與普通收錄工作還是有明顯差別的，前者要求檔案工作人員從大量的原始檔案信息中去蕪存菁、提煉精華，不僅需要掌握文獻編纂學知識，還要具備計算機操作、較強的文字表達與分析能力，而后者只需鑒別文件資料有沒有保存價值即可，所以檔案部門必須加強編研隊伍建設。一方面，配齊編研專業人才，滿足檔案編研工作需要。另一方面，加強現有人員的培養。人與物的本質區別是可塑性，現有人員的知識、技能可能不足，但經過培訓加上自身的努力，是有可能彌補這方面缺憾的。當然，很重要的一點是合理的用人機制，要按照人才成長規律，為人才脫穎而出創造條件[5]。

（三）注重調查研究，服務中心工作

檔案編研選題關系到后續編研工作的開展，對于企業檔案編研來說，選題應圍繞企業的中心工作，這樣編研成果才能順應企業發展需要，因而檔案部門應加強企業需求的調查研究，密切關注企業生產經營、工程建設、科研活動，準確把握企業發展動態，緊貼現實，有的放矢，必然能夠選出適合企業需求的編研課題，從而提高編研成果質量和利用效果。選題之后還要合理選材，首先以本檔案室資料為基礎選擇，如果資料仍不能滿足要求，可聯系上級檔案部門查找，還可以借助網絡、專題數據庫等搜集資料。開展編研工作時，要加強領導和組織，明確責任和任務要求，首先組織本部門的精干編研力量推動編研開展，另外還可以利用社會力量，通過與科研院所合作解決本單位編研能力不足的問題。

（四）深化編研層次，提高成果質量

既是編研，就不僅要做好“編”的工作，還要加強“研”，通過增加編研深度，提高檔案服務質量。增加編研深度，首先要保證檔案資料的完整性和系統性，可能的情況下擴大資料搜集范圍，使檔案資料內容豐富、數量足夠、特色鮮明。其次，嚴格資料的驗收把關，不完整、不系統、不準確、不可靠的資料不要用。第三，充分利用信息技術優勢，創新編研方式方法，例如利用先進信息處理技術完成編研中的編輯、加工、轉錄等工作，提高編研工作效率。在編研成果展示方面也要加強創新，突破傳統文書檔案編研的桎梏，將文字說明與圖表、圖冊、相冊結合起來，提升成果的表現力。

四、結語

檔案管理是為檔案開發利用服務的，而提高檔案利用率的關鍵是有效的編研工作。因此，檔案部門不僅要高度重視編研工作的開展，還要充分發揮主動性和創造性，立足企業中心工作，服務企業發展需求，創新編研方式方法，提升編研成果質量，同時還要加強編研成果的宣傳、推廣，使編研成果能切切實實地發揮作用。

參考文獻：

[1]賈伊花.檔案編研工作中存在的問題與對策——以北京市平谷區為例[J].北京檔案，2019（2）：42- 46.

[2]黃健.企業檔案編研的問題和難點及有效的編研服務途徑[J].辦公室業務，2019（3）：112- 113.

[3]馮軼雯.工程建設單位檔案編研工作存在的問題與對策探析[J].城建檔案，2016（1）：24- 25.

[4]孫衛紅.企業檔案編研工作存在的問題與建構路徑[J].機電兵船檔案，2018（3）：67- 68.

[5]賈聰聰，周耀林.網絡環境下企業電子檔案編研問題與對策[J].檔案與建設，2016（5）：16- 19.