關于企業印章管理的風險與思考

葉傲嘉 陳筠

[摘 要] 印章是代表機關、組織或個人權力的標志，在社會經濟活動中發揮著重要的作用。隨著企業的發展壯大，企業的印章管理在生產經營中的重要程度越來越顯著，印章管理的難度和風險也越來越大。因此，加強印章管理的風險防范，提高印章風險的防控能力已經成為企業日常管理的重要事項。本文對目前企業在印章管理中普遍存在的風險進行了分析，提出了印章管理的改善建議，以防范企業印章管理的風險。

[關鍵詞] 印章管理 風險防范 規范化

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A

在企業的生產、經營、管理等各個環節中，企業印章發揮著重要的作用，它代表企業的意志，具有相應的公信力和極強的法律效力，是確認企業經濟活動和經營管理行為合法性的重要依據。因此，印章的管理工作應該得到企業的高度重視，以保障印章使用的合規性、合法性，防范用印風險，降低用印風險發生的可能性，保證企業自身的合法權益不受侵犯。

保證印章和用印的安全，是印章管理的首要任務。但在實際管理過程中發現， 因為存在用印涉及部門多、范圍廣、印章數量及種類多等問題，所以印章的管理存在一定的難度，易給企業的正常經營活動帶來風險和隱患。

一、印章管理的風險識別與判定

為了讓企業發現在印章管理過程中存在的風險，筆者在下表中列出了印章管理普遍存在的十項風險管理點，企業可根據自身的管理情況和下表的項點進行判定，檢測印章管理的完整性與有效性。

根據以上管理項點，若企業能做到其中八項以上，則說明該企業的印章管理是有效且可控的；若企業僅能做到五項或更少，則說明企業未重視印章管理，需大大加強印章管理力度，避免管理中的潛在風險。

二、企業印章管理工作中存在的風險

根據以上風險管理項點，企業在印章管理工作中存在的風險可以歸納為以下三個方面。

（一）制度流程方面的欠缺

企業印章管理在制度流程方面的欠缺主要包括兩個方面，一是制度流程建設的缺失，即企業未針對印章管理建立相應的管理制度和流程，或未及時更新相應的管理制度和流程，在印章的刻制、使用、廢除等過程中無參照執行的管理依據，印章使用無限制、無校核、無審批，使用混亂，企業存在用印法律風險；二是制度流程執行不到位，即印章的管理和使用未按照文件制度的要求進行，提前用印、隨意用印的現象屢見不鮮，管理制度成為一紙空文，用印流程可有可無，造成部分用印行為脫離企業監管，給企業帶來了風險。

（二）印章使用意識的缺乏

印章要實現規范管理，需要印章保管人加強對用印的把關，同時也需要印章使用人增強印章使用的風險意識，但是在實際管理過程中，有的印章管理人責任心缺乏，無法堅持用印原則，不能保證用印的合法、合規，保管不嚴、用印不登記、提前蓋章、擅自蓋章的現象頻出。此外，用印人員合法、合規使用印章的意識淡薄，帶著自認為“沒問題”的文件去蓋章，覺得加蓋印章是一件小事，強迫或為難印章保管人對無流程審批的文件蓋章。

（三）印章分類界定的模糊

企業的印章主要分為企業公章、合同專用章、法人章、財務章、發票專用章等五類。隨著企業的發展，印章的種類也變得越來越多，如部門印章、檢測印章、發貨章等。印章種類增加后，員工對印章分類的界定變得模糊起來，關于印章的疑問也多起來：何時要加蓋合同章？什么文件必須蓋財務章？部門印章的效力如何？等等。 企業未對各類印章的效力進行界定，員工在模糊的概念下使用印章，印章錯用、亂用、混用的現象就會時常發生，給企業帶來經營風險和法律風險。

（四）印章管理內容的缺失

印章管理雖然只是企業管理中的一小部分，但是“麻雀雖小，五臟俱全”，印章管理起來并不簡單，其管理內容涉及很多方面，如發放的管理、使用的管理、移交的管理、作廢的管理等等。然而，因為很多企業對印章的管理不重視，導致在印章管理中存在管理內容的缺失。首先，企業最容易忽視的管理環節就是印章的作廢，當印章無須使用時，應及時收回并作廢，如企業在實施項目時通常會以項目的名義刻制、發放印章，以便項目文件的發放及結算，但有的項目持續時間長，在項目結束后，印章管理人員容易忘記將項目印章進行回收和作廢， 造成項目印章無人管理甚至丟失。其次，企業最難對用印風險進行把控的環節就是印章的借出，例如，企業在外地進行商務談判或簽訂合同時，有時要求雙方現場簽訂合同并加蓋印章，因此，印章外借的情況時有發生。印章一旦外借，則很難對用印的情況進行監督，若在借出時印章用于其他不法用途，會給企業經營帶來很大的法律風險。如何加強對印章外借情況的監管是企業在印章管理中需要重視的問題。此外，印章的防偽是企業在印章管理中容易缺失的環節，部分印章管理人員缺乏對印章防偽重要性的認識，印章無防偽標志，這使印章被盜刻的風險變大。要保證印章的公信力與法律效力，應給印章加上防偽標志，如加上防偽編碼和防偽紋等，這樣才能避免私自刻章帶來的用印風險。

三、加強企業印章規范化管理的建議

（一）完善管理制度

“制度是執行的基礎”，因此，企業要建立健全企業印章管理制度，按照制度要求設立印章使用流程，對印章管理人員的責任和權利進行明確，保證管理制度的內容涉及印章管理的發放、使用、交接、外借、回收等各個環節。在印章刻制發放時， 要保證印章需求屬實并且理由充分；在印章使用時，要對用印文件進行檢查，保證用印有登記、有審批；在印章進行交接時，要保證有備案留存；在印章外借時，要防范隨意用印的風險，印章歸還時，要對外出用印文件進行備存；在印章回收時，要對印章的完整性進行檢查，與發放時的印章式樣進行對比。此外，要將各類印章的適用范圍進行明確，加強印章的規范化管理，避免印章混用的現象，讓印章的管理有規可依、印章的使用有制可循，從管理的源頭避免用印風險事件的發生。

（二）強化風險意識

首先，企業應大力加強對印章管理相關知識和印章涉及的管理風險的普及宣傳，不僅要提高印章管理人員的管理能力和管理意識，同時也要加強企業管理層及其他員工對印章管理的重視程度，改變蓋章只是一種形式、蓋章不用負責任的想法，增強用印的風險意識，避免違規用印、錯誤用印、隨意用印的行為，在企業內部形成合規、合法用印的意識與習慣。另外，企業應加強印章管理人員的責任意識，在日常的印章管理過程中，要根據管理制度的要求來進行管理，堅持管理原則，保證印章的存放安全、使用安全、交接安全。

（三）加強印章管理的督查

印章管理風險在企業的經營管理過程中屬于潛在風險，但是風險一旦暴露，則一般會出現較大的問題。印章的管理內容比較細小、瑣碎、重復，因此印章管理人員在管理時容易出現疏漏，但是小疏漏很可能造成大問題。為保持印章管理人員在管理過程中的警惕性，印章的歸口管理部門應加強對印章管理的督查，發現問題及時整改，避免大風險的出現。

（四）加快電子印章的上線

在遵守有關法律法規的前提下，電子印章的使用具有和傳統印章相同的法律效力。完成電子印章的上線，將電子用印與印章使用流程聯通，在線上完成印章審批流程后，可自動加蓋電子印章，這樣就能避免提前用印、混亂用印、無審批用印、偽造用印的現象，實現印章的規范化使用。

四、結語

隨著企業的發展，印章的種類、數量會不斷增多，印章的管理難度將會越來越大，隨之而來的風險也會越來越多。因此，企業要規避在印章管理中的風險，就需要加強對印章管理的重視，完善管理制度和管理內容，在企業內部強化印章管理的風險意識，對印章的管理和使用進行監管，通過電子印章等信息化手段規避用印風險，實現對印章的規范化管理。

參考文獻：

[1]劉錚，王帥偉.大型國有企業印章管理與風險防范研究[J].經貿實踐，2018（1）：3- 4.

[2]雷玉文.加強印章管理規范化及對策分析[J].管理觀察， 2015（6）：10- 12.

[3]沈真.企業印章管理中的風險分析和建議[J].商場現代化， 2017（6）：15- 16.