新時(shí)期檔案信息化管理研究

荊麗華

【摘 ?要】近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，以數(shù)字形式為主要特征的檔案發(fā)展新時(shí)期已經(jīng)開始且不斷深化，逐步促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。本文在分析了檔案信息內(nèi)涵及特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)討論了檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)必要性，并從制度、標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)、軟件及隊(duì)伍等五個(gè)方面，就做好新時(shí)期檔案信息化管理提出了對策、建議，為做好新時(shí)期檔案信息化管理提供參考，對提升檔案信息化管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;規(guī)范

中圖分類號：G270.7 ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速普及和應(yīng)用，目前幾乎大部分行業(yè)都進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)成為每個(gè)行業(yè)不可缺少的重要工作手段。目前，我國正在實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”策略，因此在檔案管理方面，也需要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，在檔案管理中不斷完善和豐富信息化管理手段，促進(jìn)檔案管理水平和質(zhì)量的不斷提高。

1檔案信息化管理內(nèi)涵

1.1信息化的內(nèi)涵

信息化內(nèi)涵豐富，不同學(xué)者從不同的角度進(jìn)行分析和理解，對信息化內(nèi)涵的理解不盡相同。例如，有人認(rèn)為信息化是指利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合;也有人將信息化歸納為信息內(nèi)容處理的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化;也有人將信息化稱之為信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有著十分發(fā)達(dá)的信息技術(shù)及服務(wù)能力和水平。盡管對信息化的內(nèi)涵理解不盡相同，但在信息時(shí)代背景下，信息化的本質(zhì)離不開現(xiàn)代信息技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及信息資源的有機(jī)結(jié)合和應(yīng)用。

1.2檔案信息化管理

所謂檔案信息化管理，就是指檔案行政主管部門將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，并利用信息技術(shù)手段提供服務(wù)。隨著信息時(shí)代的來臨，檔案信息化管理也是適應(yīng)新時(shí)期信息時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、普及，推動了檔案管理模式、管理方式的變革，也使檔案管理從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介等實(shí)體管理為主，朝著以檔案實(shí)體數(shù)字化信息管理為主要應(yīng)用形式的、為社會提供現(xiàn)代化檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變，無論是檔案管理的內(nèi)容，還是檔案管理的效率都發(fā)生了巨大變化。

2目前檔案管理工作中的常見問題

2.1相關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)不夠重視，資金投入不足

由于檔案管理工作涉及的事項(xiàng)很多，工作過程復(fù)雜繁瑣，并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而不容易引起企業(yè)、單位等的重視，也不會制定統(tǒng)一的制度和流程，來為檔案的信息化管理工作的順利進(jìn)行提供保證，導(dǎo)致檔案管理的信息化難以全面實(shí)現(xiàn)。此外，部分檔案管理部門對于檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，未能給予足夠的資金和人員投入，檔案信息化建設(shè)難以順利開展。

2.2檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

目前很多檔案管理人員專業(yè)技術(shù)知識不夠豐富，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平普遍較低，綜合素質(zhì)不高，難以滿足現(xiàn)代檔案信息化管理的需要，也難以適應(yīng)檔案信息化管理的要求。檔案信息化管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求。

2.3檔案管理工作制度不夠完善

檔案信息化管理工作流程的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化管理工作高效開展的重要前提，但是目前由于我國檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，因而相關(guān)制度規(guī)范還不完善，還有許多空白和不足之處，對于電子檔案的管理保存等也沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，還不能滿足新時(shí)期檔案信息化快速發(fā)展的需求。

3新時(shí)期檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。

提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識是新時(shí)期檔案信息化取得理想效果的關(guān)鍵。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)，將其擺在關(guān)系檔案文化事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的地位，并給予必要的人力、物力和財(cái)力支持。檔案管理工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識到自己肩負(fù)的歷史使命，明確檔案信息化建設(shè)對檔案館（室）健康可持續(xù)發(fā)展的重要性，自覺地摒棄傳統(tǒng)檔案管理中不適合新時(shí)期社會要求的理念和習(xí)慣，建立起以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為載體的寬口徑、多角度、跨時(shí)空檔案服務(wù)新格局。

3.2加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。

檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才，掌握以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)是新時(shí)期對檔案管理工作者的基本業(yè)務(wù)要求。檔案館應(yīng)結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況，以定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、到相關(guān)高校進(jìn)修、開展兄弟館業(yè)務(wù)交流等方式，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)及對相關(guān)硬件設(shè)備使用維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與融通、軟件開發(fā)與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業(yè)技能，努力建設(shè)一支檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)雙過硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍，全方位的提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。

3.3建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)檔案信息的收集，還要對信息進(jìn)行加工處理，工作量相對較大。因此，可以通過建立完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的工作規(guī)范和工作流程制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。此外，由于電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，大量的電子檔案被傳輸?shù)骄W(wǎng)上之后，極易出現(xiàn)檔案管理的安全問題，因此，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時(shí)，還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任，增強(qiáng)他們的檔案安全意識和責(zé)任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。

3.4提高檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平

信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子檔案文件的安全性、真實(shí)性和保密性至關(guān)重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

3.5完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部，要建立數(shù)字化的綜合應(yīng)用平臺，健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和外部公共服務(wù)網(wǎng)，提高網(wǎng)站的應(yīng)用效果，讓網(wǎng)站成為宣傳和開展檔案信息服務(wù)工作的重要窗口。不斷完善文件信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在必要條件下采購必要的硬件設(shè)備，為實(shí)施檔案信息化管理提供硬件支持。要從技術(shù)層面不斷提高應(yīng)用技術(shù)水平，確保檔案信息交換、共享、管理的可靠和安全。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)建設(shè)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，確保檔案資源的可靠性。

4結(jié)束語

為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”是新時(shí)期檔案管理工作必須堅(jiān)守的原則，檔案信息化建設(shè)則是信息社會背景下落實(shí)這一原則的必然選擇。各級檔案館（室）應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，采取恰當(dāng)?shù)臋n案信息化建設(shè)行動，切實(shí)提高檔案信息管理和服務(wù)的信息化水平，以更好地適應(yīng)社會和時(shí)代發(fā)展的需要，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

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（作者單位：國網(wǎng)陽泉市蔭營供電公司）