加強辦公室精細化管理

馬磊

【摘 ?要】辦公室行政精細化管理是提高辦公室管理水平的關鍵路徑，對我們更好地落實辦公室管理工作起著至關重要的作用。一定要建立精細化管理概念，形成精細化工作習性，經過制度化、標準化，切實推動精細化管理的發展進程。

【關鍵詞】辦公室;精細;管理;策略

辦公室行政管理在廣義上包含行政管理、辦公管理、人力資源管理、財會管理四個層面;狹義上指的是以行政部門為主，負責行政事務和辦公事務，詳細包含有關制度的制定和實行推進、平時辦公事務管理、秘書工作、文件管理、會議管理、公關事務管理、辦公物品管理，還觸及到生活后勤管理、車輛、安保管理等等。

1、辦公室精細化管理的必要性

辦公室精細化管理一方面是實際競爭的需求，另一方面還是辦公室改變管理模式、提升管理水平的必經之路。辦公室工作沒有小事，辦公室經過辦文、辦事、辦會時候的所有事情、所有細節反映工作成效和服務質量，繼而展現其管理水平、小事處理不好、細節處理不妥當、就會導致整個大局受影響，可能還會導致工作上嚴重的失誤，一個電話記錄做得不好就可能對校領導的工作行程甚至學校部分工作造成直接影響。一個數字、一個標記、一個字、一個詞的失誤就很可能影響到職員對領導意思的了解和清晰，工作人員的言行舉止還有對所有工作細節的解決都有很大的關聯，直接反映出辦公室大體上的工作情況，服務水平和工作成效。

俗話說，細節決定成敗，將來的競爭主要體現在細節的競爭上。最近幾年，管理學領域重新審查和掌握傳統的管理行為，在現有的管理學理論的根基上開展豐富和發展，發表“精細化管理”的新觀念，辦公室工作需要緊跟時代的腳步，順應新時期的發展特征，在精細化的管理方面付出精力，建設規范的、效率高的辦公室行政管理機制和運作體系。需要辦公室人員形成嚴格謹慎、周全的工作風格，以嚴格謹慎、仔細的態度解決所有的文件、所有的會議、所有領導安排要處理的事務、注重細節、保障效率高且沒有失誤，切實提升“三服務”的實際效率和功能，落實可持續性發展。實行精細化管理還是一切辦公室提升管理水平的必經之路，一是只有經過清晰的目的任務、知道自己的職責，才可以確保“三服務”全方位涉及、沒有任務空隙、沒有空缺位置、不遺漏任務，才可以有效減少辦公營運的成本，避免損失和浪費的情況出現，二是只有經過平常基本工作的量化，才可以切實做到公平公正，平等地看待每一位職員，對員工的工作成果開展客觀、公平的評定，才可以更好地展現標桿的鼓舞作用，讓員工意識到自己的優勢和不足，加強員工的主動性和創造性，提高員工綜合素養，服務水平和工作效能。

2、辦公室行政管理精細化的現實意義

精細化管理是一種管理理念，從辦公室行政管理精細化的現實意義上看，主要表現在三個方面，分別是加強辦公室內部溝通、規范員工的日常行為、提高辦公室運行效率，其具體內容如下：

2.1加強辦公室內部溝通

加強辦公室內部溝通是辦公室行政管理精細化的現實意義之一。溝通效果決定管理效率，辦公室是承上啟下、溝通內外、聯系四面八方的樞紐，行政管理精細化可以將工作流程化繁為簡，推動各項工作朝著既定目標前進，使內部溝通可以起到事半功倍的效果。

2.2規范員工的日常行為

規范員工的日常行為是辦公室行政管理精細化的又一現實意義。精細化管理就是以規范化為前提，辦公室行政管理精細化對員工的日常行為做了明確規定，崗位職責更加明確，管理責任更加具體，行政管理工作有章可循，這樣無疑對規范員工的日常行為大有裨益。

2.3提高辦公室運行效率

辦公室行政管理精細化的現實意義還表現在提高辦公室運行效率方面。辦公室行政管理精細化，就是將辦公室行政管理工作做精、做細，把整個辦公室行政與其他部門的工作有效進行結合，及時調整各部門的工作任務，優化工作思路，調動他們的積極性，可以從整體上提高工作效率。因此，探索辦公室行政管理精細化的有效途徑勢在必行。

3、辦公室行政管理精細化策略

辦公室行政管理精細化，不單單是工作模式的改變，還是管理思路的轉變，要求管理人員在平時的工作中持續提升自我規范，按照精細化需求，轉變工作思想和模式，落實行政管理工作的精細化。

3.1建立精細化企業文化

企業要落實行政管理工作的精細化，一定要在企業中打造精細化企業文化。長期以來，辦公室行政管理質量太低，而且管理的過程中沒有落實量化和標準化的內容，導致企業管理中成本效益無法獲得展現。建設精細化企業文化，有助于在企業行政管理工作中打造標準化和秩序化的管理模式。營造精細化企業文化，要始終運用“制度化、程序化、規范化”全方位提高辦公室精細化管理的質量，要建設“文件處理、會議任務、公關接待、輪流值班”等各個方面的標準化工作程序，關注辦公室工作的精品概念，繼而讓辦公室成員在工作里形成精細化思想，讓企業辦公室管理落實從制度化限制轉換成文化限制，提升精細化水平。

3.2用制度化推動精細化

落實以精細化管理文化來提高企業的發展水平，是現在企業管理工作的有利路徑。而怎樣在建立精細化企業文化的征程中，切實落實精細化從思想、制度到人們自主行為的改變，就是一個主要的問題。以辦公室管理為首，要落實精細化，就一定要以合理的內部制度管理為基本，經過辦公室人員規范的工作行為為保障。精細化不是一步兩步就能落實的，要從精細化管理制度著手，將工作中獲得的有效管理經驗升級成工作制度，繼而進一步提高辦公室員工的精細化工作水平。比如，我們辦公室在解決會務工作的時候，把平常落實的從會議目的、意義到會場的申請、再到會務的管理等多項會議準備環節，歸納出一套規范、細化的會務工作程序，繼而推動往后相似工作有章可依。并且實施的精細同時準確。

3.3培養員工精細化工作習性

有優良的觀念、良好的制度，還應該有好的習性，長時間以來養成了粗糙的工作風格，在精細化的管理背景下明顯已經不符合現在的需求，一定要培養員工精細化的工作習性。一是養成員工任何時間地點歸納工作中的有效經驗，繼而給精細化管理打下根基。二是培養員工嚴禁根據程序辦事，同時對工作任務開展分解，持續推動精細化，落實工作任務的標準化設計，工作任務的量化審查。

結束語

辦公室是一個綜合、全面的辦事部門，所謂行政管理精細化，“精”就是管理質量精益求精，“細”就是管理標準的具體量化。如何提高辦公室行政管理精細化水平是當前辦公室管理關注的焦點。因此，探索辦公室行政管理精細化具有十分重要的現實意義。本文以精細化管理為切入點，在概述辦公室行政管理精細化的現實意義的基礎上，重點探討了辦公室行政管理精細化的有效途徑，以期為辦公室管理提供參考借鑒。

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