數字信息化背景下基礎醫院檔案管理的創新策略

衣英強

摘 要：醫院檔案是記錄醫院有關工作發展的憑據，也是醫院了解自身管理問題，并與時俱進提出創新思考的科學依托。而由于醫院檔案資料的數量非常多、種類也非常繁雜，因此往往需要較多的人力、物力以及時間成本來對檔案進行有效的管理，并且管理過程中仍然難免出現差錯，檔案管理工作的效率和質量無法得到保障。這就要求醫院檔案管理從一個傳統的紙質版模式走向現代化模式，以保障醫院的可持續發展。

關鍵詞：數字信息化：檔案管理：創新

醫院檔案具有極高的保存價值，借助現代化的手段，能夠拓展為影像資料、圖片形式、文本輸出分享等更為直觀明了的存儲方式，是醫院活動的最終解釋，既能夠見證醫院的更新迭代，也能夠為醫院的日常活動提供較高的參考價值，是我國醫療科研的有利資料，現代化的檔案管理具有重要意義，應關注檔案管理的變革問題，強化管理的有效性。

一、當前醫院檔案管理的現狀

（一）管理方法和制度落后

數字信息化背景下對檔案管理工作方法和制度的改進和創新提出了新的要求。然而目前在部分醫院檔案管理工作中仍然采用的傳統的檔案管理辦法，現代計算機信息技術在檔案管理中沒有得到良好的應用。例如：對檔案資料進行收集整理堆放在一起，沒有對檔案進行嚴格分類和數字化管理，從而導致了醫院檔案的檢索難度大、利用效率低下。此外，由于在檔案的收集、保護、借閱等方面沒有建立起嚴格的制度，數字化進程緩慢，導致檔案管理工作量大，容易出現操作混亂，檔案收集整理不及時，檔案不完整等問題，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

（二）相關硬件設備落后

部分醫院由于對于醫療業務以及經濟方面的效益相對更加重視，在醫療器械、設備提升等方面的投入較大，而沒有正確認識到檔案工作的意義以及檔案管理工作數字化的重要性，對于檔案管理工作的相關投入則比較少，檔案管理部門中部分硬件設施長期使用，設備落后，相關的數字化設備得不到更新，從而導致醫院檔案數字化管理難以實現，管理工作中的容易出現漏洞或者錯誤。

（三）缺乏檔案數字化管理意識

由于檔案管理人員對于檔案管理工作以及檔案數字化管理的重要性沒有正確的認識，導致其在工作上不仔細、不認真，對于現代計算機信息管理技術也沒有積極地進行學習。再加上管理人員缺乏檔案數字化管理意識，醫院對于檔案管理人員的培訓工作落實不到位，導致了醫院檔案管理人員在數字化管理方面的素質不高，多數檔案人員在工作中仍然是依靠過去傳統的管理方法和經驗進行管理，不僅管理效率難以提高，對于檔案管理數字化的發展也造成了極大的影響。

二、現代化管理對醫院檔案管理的重要性

在傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員要對于醫院所有的檔案資料進行一點一點的整理，然而由于醫院檔案資料的數量非常多、種類也非常繁雜，因此往往需要較多的人力、物力以及時間成本來對檔案進行有效的管理，并且管理過程中仍然難免出現差錯，檔案管理工作的效率和質量無法得到保障。而通過利用現代計算機信息技術實現檔案數字化管理能夠實現對大量的檔案數據進行迅速整理和有效的管理，只需要少數的工作人員就可以完成檔案管理工作，大大提高了人事檔案管理的效率。此外，通過利用大數據、云技術等對醫院的檔案資料進行深入的挖掘和分析，能夠為醫院的運營、管理等方面的決策提供有價值的參考信息，為醫院實現更好地發展提供有效的數據支持。

在過去傳統的檔案管理工作中，檔案一般都是進行紙質保存。檔案管理人員需要定期對檔案的保存質量進行檢查，并且對前來查閱檔案資料的人員也要進行登記以防檔案的丟失或損壞，從而造成了工作量的大大增加，檔案查詢過程較為煩瑣。檔案資料的保存是檔案管理工作中的重要部分，與檔案的收集、整理和利用工作有著同樣的重要性。然而紙質檔案在保存上存在著較大的問題，雖然紙質檔案在查閱上更加的客觀和直觀，但是在使用過程中很容易出現損壞，對于檔案保存也有著非常高的要求。通過實現醫院檔案資料的數字化管理可以有效地改善這一情況，延長了檔案儲存的時間并保證了檔案儲存的安全性。例如，通過電子檔案和紙質檔案并存的形式進行檔案保存，并建立多個電子備份來防止檔案數據受到損壞，可以有效地減少對檔案進行維護的工作量：對于查閱檔案的人員自動進行登記能夠更加方便地進行檔案查詢。

另外，實現醫院檔案管理現代化還有著重要的現實意義。

（l）醫院自身管理的以簡化繁。醫院面對更大的就醫人流量，檔案管理的工作壓力很大，而要做到能夠實時性保障接待病人，又要保障在接待病人提供治療方案、發放藥物和宣傳指南的同時做好記錄，就必須要借助現代化的技術手段，滿足目前醫院的檔案管理要求，且不影響其他工作的同步推進。

（2）檔案的知識轉化為醫療科研的有效資料。傳統的紙質版檔案管理方式不利于檔案的保存，隨著時間的推移，不僅檔案容易丟失和損壞、損毀，而且想要在大量的資料中搜索自己想要獲得的相關內容極為浪費時間。現代化管理模式能夠徹底規避種種不足，通過自動化檔案管理的相關設備輔助，能夠建立檔案數據庫，這樣不僅更容易保存各種檔案資料，而且也極大提高了利用效率，可以更方便、準確地搜索到自己需要的信息。

（3）為醫院提供管理指南。傳統的檔案管理方式，不能解決一些醫院管理上存在的問題，諸如藥品過期、藥品損毀、設備不當維護、人員流動性較大等問題，一旦出現這種問題，就會嚴重影響醫院的常規運轉。在智能化的檔案模塊下，醫院可以及時發現和改正醫院在管理上的不足，避免許多不應該出現的問題，提高醫院的出作效率，對醫院、患者和社會負責。

三、檔案管理現代化是醫院持續發展的動力

（一）強化培訓構建醫院專屬的檔案管理平臺

醫院應結合科室的分布狀況、人力資源、設備資源等，全方位建設醫院的現代化管理平臺，通過對檔案負責人員的培訓，了解更多的檔案現代化管理方式，遵循相應的步驟，避免在自動化電子處理上，出現信息的泄露、信息的遺失、信息的不當篡改等問題，同時也要讓醫院上下都對檔案管理有一定的認識，例如：當某醫護人員想要查閱資料時，需要通過醫院內部的網絡查閱審核系統提交要求，經過上級領導的知情與確認方可到檔案管理部門查詢，而不是隨意去查看信息，當然部分醫院的中流砥柱，也可以擁有檔案查閱的自主權，但同樣需要留存電子或者書面的痕跡，這樣一來，檔案的現代化管理就有了流程與完善的機制，管理起來會更為便捷。

（二）檔案管理的設備更替更新

檔案管理的現代化建設需要建立在設備上：從硬件來看，應配置有關的計算機、U盤、檔案現代化管理存儲室等：從軟件來看，要設立醫院的檔案管理網站，以便于在不同的時間空間下搜集資料，上網查閱醫院的信息，方便醫院內部人員的溝通交流，展開醫療的互動討論等。建立分門別類的文件夾、醫院檔案管理模塊等，有藥品模塊、治療方案模塊、醫院人員排班管理模塊等，另外，還應有銜接外網的空間，能夠超脫醫院自身的限制，了解其他醫院在信息化管理上的一些創新舉措，了解新時期醫療的研究進展等，這就需要加強檔案管理的安全性，設立防火墻，有快速的資料檢索系統，有檔案資料的查閱權限控制等。應基于檔案的管理設立專業的人員，落實有關的責任，避免檔案的不當流失、涂改等，通過檔案只讀模式、閱覽模式等，更為有效的整理信息。

四、醫院檔案管理的數字信息化應用創新策略

（一）建立檔案數字化管理系統

醫院檔案數字化管理的實現必須要以高效的檔案數字化管理系統為基礎。首先，要利用現代信息技術建立醫院檔案數據庫，并將HIS、OA、HRP等應用到檔案管理工作當中。其次，要加快傳統紙質檔案轉化為電子檔案的進程，利用計算機技術進行檔案的分類和整理，形成檔案標準目錄。最后，在系統的交互界面設計上要充分考慮檔案管理的便捷性和高效性，檔案管理系統要能夠對檔案的屬性或字段進行動態管理，并提供多種查詢機制，查詢效率和系統性能，保證查詢人員能夠通過系統前臺界面進行方便的檔案檢索和查詢，而管理人員則可以通過后臺界面對系統進行有效的維護和更新。

（二）保證檔案資料的持續更新

隨著醫院的運行和發展，檔案資料的數量也會不斷發生變化和增加，例如醫院醫療業務、醫療設備、人事資料、患者資料等。因此，就需要醫院數字化檔案數據庫中的信息能夠隨時間持續地進行更新。要想實現這一目的，可以通過采用分級管理的模式，對醫院領導、科室負責人、單位用戶等給予不同的檔案輸入權限，能夠及時對相關的檔案信息進行更新。而檔案管理人員具有最高權限，負責對更新后的數據進行審查和批準，從而使醫院檔案的可靠性和完整性得到有效提高，檔案管理效率大大加強。

（三）加強對檔案的開發利用

在醫院檔案管理中挖掘檔案中潛藏的價值能夠為醫院的發展起到非常重要的推進作用。因此，在醫院的檔案管理工作中，要積極應用數字化檔案管理技術加強對檔案的開發和利用。例如，通過利用大數據技術對醫院檔案進行分析，并將分析結果在醫院的醫療服務和管理工作上進行實際應用：通過建立醫院檔案數據平臺，收集記錄和分析各類檔案數據，并將分析結果提供給醫院的領導層、各臨床科室以及后勤部門等進行參考，從而使醫院服務和管理水平得到有效的提高。此外，在對醫院檔案進行開發利用時應注意不能僅僅局限于某一方面，而是要對涉及的所有檔案進行綜合分析，從而確保得到的分析結果具有良好的準確性和客觀性。

五、結語

綜上所述，隨著現代計算機信息技術的發展，在醫院的檔案管理工作上實現數字化管理成了一個重要的發展方向，對于推動醫院實現良好發展有著重要的作用。然而在目前的醫院檔案管理工作中還存在著一些問題，對檔案數字化管理的實現造成了一定的阻礙和影響。因此醫院必須要提高檔案數字化管理意識，加快檔案管理工作方法和制度的創新，加大檔案管理投入力度，并通過建立檔案數字化管理系統、保證檔案資料的持續更新、加強對檔案的開發利用等途徑實現檔案數字化管理的創新應用。

參考文獻：

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