以知識管理為導向的科研機構檔案管理體系構建

摘 要：科研機構檔案的檔案資源存在重積累、輕利用，歸檔內容單一、深加工程度不夠、創新不足等問題。針對這些問題，通過建立以知識管理為導向的檔案管理體系，構建企業知識庫，建立專家知識庫，進行檔案信息資源的深度加工處理，建立功能完善的檔案管理系統，能夠實現檔案資源的全面深入管理，為充分發揮科研檔案價值，促進研究機構科研創新的可持續發展提供支持。

關鍵詞：科研機構 ;檔案管理;知識管理 ;檔案管理體系

信息技術與知識經濟的快速發展，使得知識管理成為目前知識獲取和管理的重要手段。知識管理是指在一定范圍內構建的一套全面的知識體系，除顯性知識的管理外，重視隱性知識的獲取和管理，同時以創新性為目的，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新等各種不同過程，實現知識的不斷創新和不斷積累。用知識管理的理念和方法進行科研機構檔案管理體系的構建，能夠助力科研機構的成果創新，提高核心競爭力，同時充分發揮科研檔案的價值，推動檔案工作不斷向前發展，向新的更高的臺階邁進。

一、科研機構檔案利用面臨的問題

目前多數研究機構雖然都編制了相關制度與規程，提出了檔案建檔、保管的具體要求，也通過多年的積累，形成了大量的檔案資料。但是歸檔之后檔案資源作用發揮卻明顯不足，尤其是科研檔案，主要表現為檔案利用頻次低，目的簡單。從知識管理的角度來說，科研檔案屬于顯性知識，其中包含了前人積累的成果和經驗，充分利用檔案資源，有效挖掘潛在價值，能為未來科研工作提供寶貴的參考建議，增強科研工作的傳承性和延續性。但是目前多數時候檔案利用方式單一，作用僅僅表現為為成果項目報獎等提供憑證，而作為成果持續研發的參考資料，或者科研管理改進參考等目的利用很少，造成了一定程度上的科研檔案科學價值的浪費。

二、檔案資源利用率低的原因分析

1.科研檔案歸檔內容較單一，缺少科研管理類資料

目前，大多數科研機構科研檔案歸檔范圍基本包括了從申報到中期檢查到最后結題的結果性文件資料，如開題報告、申報書、任務書、中期檢查表、結題材料等內容，課題研究性成果材料保存較全。但對課題研究各過程進行管理性行為的文件資料保管較少，如課題來源、課題申報領域、課題研究經費、課題研究投入人員及設備、課題研究完成后產生的社會經濟效益等內容，由于各種原因，很少作為檔案資料向檔案室移交。造成科研檔案內容較單一，不夠全面，不利于科研管理類數據的長期、系統及安全管理，也對后期進行系統數據分析和綜合利用造成不便。

2. 科研檔案資料的深加工程度不夠

現階段大多數科研機構檔案管理都進入了信息化管理階段，實現了檔案目錄條目和檔案原文的計算機信息系統管理。但是在實際管理中，每個研究階段的資料都是以一個整體文件而存在，沒有對其中的內容根據實際需要進行細化拆分、提取和分類，缺少對檔案資料的深度加工整理。所以在后期利用時只能根據項目名稱或項目代碼進行檔案查詢和利用，無法根據研究項目的其他屬性進行查詢和分類，不利于對科研項目的多維度統計和分析，也不利于今后開展大數據統計分析和滿足企業知識管理的需要。

3.科研機構檔案管理人員創新不足

科研機構重視科研創新，但對于承載研究成果的科研檔案及其他檔案的保管利用重視程度較弱。認為檔案工作技術含量低，簡單、重復性勞動多，無需配備專業技術人才，造成了科研機構雖然科研人員文化水平層次較高，但是檔案工作者大都存在年齡偏大、缺乏創新意識、缺乏新的專業知識、缺乏現代信息網絡化知識的現狀。隨著檔案管理信息化的發展，以及知識管理理念在檔案管理業務中的滲透，對檔案管理人員的業務素質要求也越來越高，目前檔案管理人員的素質現狀，已遠遠不能適應信息時代和知識經濟對檔案人員的要求。

三、以知識管理為導向的科研機構檔案管理體系建設思考

針對科研機構檔案管理存在問題，以知識管理的理念和方法進行檔案管理體系的構建，主要應做好以下3方面工作。

1.做好頂層設計。制定適合科研機構自身的知識管理戰略的檔案規劃，建立覆蓋全單位、全體員工的檔案管理體系，培養和打造知識積累與共享的文化氛圍。主要內容包括打造開放、創新、共享的文件資料積累的氛圍，提出激勵員工進行知識、經驗的記錄與積累，并提高歸檔意識的系列措施，制定全面文件資料收集、共享和轉換的有效機制等。并建立有效的考評機制，督促各項工作的有效開展。

2. 確立高效的檔案機構和人員。科研機構應設置專門的檔案管理部門和人員負責檔案管理工作。檔案管理過程包括了技術因素和管理因素，為確保檔案管理的有效實施和正常運作， 檔案管理人員應具有相應技能，并被賦予相應的管理權力和責任來具體推動檔案管理的實施與落地。考慮到科研機構專業深度大，專業領域多的特點，可以合理設置兼職檔案工作人員，將技術骨干培養成檔案兼職人員，將專職人員培養業務骨干，實現雙向交叉，擴大檔案人員隊伍，提高檔案隊伍素質。

3.緊密結合科研創新工作。檔案管理過程必須與單位的科研創新工作緊密結合，以實現檔案管理作用的發揮，促進單位知識結構的優化與調整。檔案資源的科學管理應該圍繞便于研究利用和科研創新來進行，檔案工作者也應時刻關注單位的科研工作，通過多途徑收集科研管理和項目研究的利用需求，根據不同的需求實時更新檔案資源的管理方式，包括檔案的著錄方式、檔案屬性字段的設置、如何向有需求者推送有價值的檔案等，為檔案利用提供更加便利的支持。同時，在每次利用結束時，注意收集利用者的利用建議和需求，為檔案利用工作的進一步改進提供支撐，通過長期的積累，必然實現檔案管理方式持續改進和提高，促進員工主動提高歸檔意識，實現檔案歸檔和檔案利用工作相互促進的良性循環。

四、以知識管理為導向的科研機構檔案管理體系構建

主要應該開展以下幾方面工作。

1.構建企業知識庫，完善補充檔案資源庫。通過對企業原有知識數據以及外部信息資源、數據庫等進行統一管理，對復雜多樣的知識內容（方案、策劃、制度等）和格式（圖片、word、excel、ppt、pdf等）分門別類管理。自有數據庫建設是指對企業自有知識資源進行梳理、加工，形成機構自有知識庫。如機構在科研服務等過程中形成的文章、報告、期刊等形式的科研成果，以及科研管理過程中形成的統計資料、分析報告等資源。專業知識庫建設是指根據業務發展方向，建立服務于企業業務的專業知識庫。包括一些專業的文獻數據庫，如中國知網數據庫、專利數據庫、ScienceDirect全文數據庫、Scopus數據庫、SciFinder（化學品文摘CA網絡版）數據庫、百度文庫資源、超星數字圖書館、昵圖網資源等，以及在長期的研究及技術服務過程中積累的各類專業數據資源。整合自有數據庫資源、專業知識庫資源，形成系統完整的文獻資源池。

2.建立專家庫和知識庫，注重隱性知識的挖掘，積累專家的知識經驗。專家作為科研創新的重要載體，集中了研究機構科研創新過程中的經驗和智慧，有效的發掘和利用專家的經驗和智慧，是進行知識傳遞和轉換的關鍵步驟。注重員工的工作經驗和個人知識的積累。將一些知識庫中缺少的經驗性知識，從員工頭腦中挖掘出來。充分調動每個部門、每名員工的積極性，貢獻自己所掌握的企業知識。通過建立專家問答系統和員工討論專區，記錄大家頭腦中的經驗和想法，加強知識和經驗的傳承的積累，然后進行系統的整理和優化，對于隱性知識的挖掘和對知識進行系統的管理大有裨益。

3.進行檔案資料的深度處理與應用。根據項目檔案內容，提取項目的不同屬性，在對項目進行檔案著錄時，用多樣化的標簽進行標注。并通過專業信息處理平臺實現對海量檔案數據的分析，通過自動分類，自動聚類、關鍵詞自動標引、自動文摘、信息過濾、關聯規則挖掘等多種實用功能實現對檔案數據的深度處理。建立高效、準確的全文檢索引擎，實現檔案數據的一站式搜索。快速地實現智能信息挖掘，有效地進行檔案資料管理。

4.加強功能完善的數字檔案館建設。檔案管理必須有強大的信息系統作為基礎支持。檔案管理系統，能夠支持不同類型的數據，實現安全及權限管控，實現跨庫檢索和一站式檢索，提供用戶交互工具等功能。可以承接來自項目管理系統中項目全周期管理的各類電子數據，對團隊協作中產生的信息和知識，各類記錄和總結，以及文件資料的各個版本進行有效管理。同時開展包括知識采集、處理、存儲、共享、服務及知識評價在內的技術支持系統建設。

總之，構建以知識管理為導向的科研機構檔案管理體系，是順應知識經濟時代的特點，應對信息技術、知識倍增給檔案工作所帶來的巨大壓力和機遇的必然要求。研究機構如果改變以往的檔案管理模式，在新的管理模式中融入知識管理理念，就能夠促進科研創新的可持續發展，發揮檔案管理工作的最大價值，促進檔案工作的不斷進步。

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作者簡介：胡秀麗（1982-），女，漢族，中國石化青島安全工程研究院，館員，研究方向為檔案管理。