關于Word的小技巧

郭光園

Word是一款神奇的工具，很多看似復雜的小功能，其背后都有著簡單又高效的深層次邏輯。日常工作中常常會有很多與之相關的小技巧，比如下面要介紹的這些。

1.快速隨機文本

有時我們會用到大段的文字做測試，很多小伙伴的做法都是用鍵盤隨便打上一氣。不過由于文筆不通，實際出來的效果并不理想。其實在Word中，只要輸入“=rand（）”并回車，就能隨機生成一大段文字。利用這段文字進行排版練習，就顯得很方便了。

2.快速插入日期

在Word中，有2個快捷鍵能夠直接生成當前日期與時間。和直接錄入不同，這樣生成的時間和日期，是以域的形式出現的，最大好處是可以隨時保持最新。

當前日期：Alt+Shift+D

當前時間：Alt+Shift+T

3.縱向選擇文字

傳統的鼠標選擇只能是橫向，想實現縱向選取又該怎么辦呢？很簡單，只要在Word中按住了Alt鍵，然后向下拖動鼠標，即可快速完成縱向區域的選取。

4.自動輸入單位地址

輸入“公司地址”自動彈出地址全名，輸入“電子落款”自動彈出E-mail、公司名稱、聯系電話等信息，這就是Word中的自動圖文集。使用前，先將這些內容寫好，然后選中并點擊“插入”→“文本”→“文檔部件”→“自動圖文集”，接下來根據提示創建好詞條即可。其中“名稱”指的是你要輸入的“公司地址”，而“XX省XX市XX區XXX路XXX號”則是地址全名。

5.快速生成表格

Word中，除了可以使用“插入”菜單→“表格”工具快速創建表格外，還可以輸入以下快捷鍵“+-+”。回車后，Word將自動生成一個單元格，輸入內容就可以了。

6.快速轉為中文大寫

有時我們會需要將數字快速轉換為中文，很多小伙伴都是通過輸入法完成。但其實一個最簡單操作，是首先選中數字然后點擊“插入”→“符號”→“編號”。在這里，Word會提供很多中文數字形式，比方有“一二三”、“壹貳叁”、“子丑寅”、“甲乙丙”……，挑選一個合適的雙擊一下，轉換就一下完成了。

7.快速刪除空格

從網上下載的文檔常會包含很多空格，傳統的手工清除是很麻煩的，其實這里有一個比較簡單的方法。首先，打開“查找與替換”對話框（低版本Word直接用Ctrl+F打開，高版本Word用“開始”→“編輯”→“替換”打開），然后在“替換→特殊格式”中選擇“空白區域”，點擊“全部替換”后這些多余的空格就全部刪除了。

8.快速讀生僻字

除了可以排版之外，Word也可以用來識別一下生僻字。這項功能位于“開始”面板→“字體”標簽。首先將要識讀的生僻字選中，然后點擊其中的“拼音指南”。這時Word就會自動給出這個字的拼音與聲調，妥妥的識讀神器。

9.亂格式一鍵歸位

很多下載回來的文檔，都會夾雜混亂的格式，甚至想重新編輯一下都是一件麻煩事。其實在Word中，有一項功能可以快速清除所有格式。方法如下：首先選中所有文字，然后點擊“開始”→“字體”→“清除所有格式”。好了，接下來再去設置格式就顯得方便多了。

10.選擇格式相近的文字

如果你為某個標題設置了一組特殊格式，那么當你想選中所有同級別標題時，最簡單一個方法，就是選中這個標題，然后點擊“開始”→“編輯”→“選擇”→“選擇格式相似的文本”……剩下的操作就不用多說了吧。

11.快速實現網頁輸出

這是Office新版包含的一項功能，如果已經打入大段文字，想把內容發給對方時，除了借助QQ、微信一類的在線傳遞工具，還可以點擊“文件”菜單→“轉換”將文件轉換為網頁形式。Word提供了若干美觀大方的設計模板，點擊即可完成匹配。網頁會以微軟Sway組件傳遞，可以直接發給對方。

成為職場高手，就要了解很多Word技巧。因為同一件工作，別人要花1小時完成，而你只要10分鐘，這就是高手的體現，希望今天介紹的這些小技巧對大家有所幫助。