淺析管理高校資料室的困境及出路

摘 要：高校資料室產生于20世紀50年代，在其后的數年中，進入了蓬勃發展時期，各大學在某些學院競相設立，以此支持特定學科建設。但信息時代的到來，對高校學習、生活，均產生深刻變化。因此，以前的管理模式，無論設備、資源庫、管理人員的配備，均不能適應當代社會的發展需求，因此，本文就以上幾個問題，展開論述。

關鍵詞：高校;資料室;資料室管理人員

高校圖書館是廣大師生拓展知識面的重要途徑，其特點在于增加師生知識量的廣博與深入，為培養全面性人才打基礎。在某些特定專業領域，因圖書館覆蓋范圍有限等原因，便會在某些特定學院設置資料室，旨在增加知識面的專與深，為培養高質量、專業性強的學科提供必要支撐。因此，從這個角度看，二者是相互依存，互相補充的關系。

查閱相關規定可知，于1956年通過的《中華人民共和國高等學校圖書館試行條例（草案）》規定，高等學校規模較大的圖書館，在需要與可能的前提下，可由一系或數系設立專業分館，與資料室分工合作。至此，高校資料室就誕生了。并且，該草案主張分館、資料室合一。2016教育部修訂了《普通高等學校圖書館規程》，其中規定高等學校可根據學校校區分布或學科分布設立相應的總圖書館、校區分館、學科分館和院（系、所）分館（資料室）。由此觀之，此時的規程則鼓勵分館、資料室單獨設置。天津醫科大學也是依據這樣的規定，在醫學人文學院單獨設立了資料室，為廣大師生提供專業資料服務。

圖書館的工作人員大多是圖書情報類專業，而資料室的工作人員多為本院專業相關的人員，因此更了解本院系師生教學科研的情況，甚至會參與本院課題研究和學術活動，這就更加利于學院專業資料的建設。以我們學院為例，那些學術造詣深、了解學科發展前沿的院系教師，對選購圖書資料有舉足輕重的作用，也為資料室建設提供了諸多便利。隨著互聯網等科技的蓬勃發展，網絡世界的電子文獻資源、文獻傳遞、預約借閱、新書薦購、書籍檢索等，對資料室工作發出新的挑戰。資料室的資源建設應更加專注于對本學科、本專業領域前沿的知識探索，從浩如煙海的電子及紙質圖書資源中篩選出與本專業相關的學術信息，為科研、教學提供精準的知識服務。

一、出現的問題

1.硬件設施落后，服務水平滯后。隨著信息時代的到來，人們獲取世界各地信息易如反掌，讀者對信息的數量和品質也有了更高要求，他們除了要求大量的文獻信息，還希望該文獻學術價值較高，也就是對文獻資料精確度有了更高要求。因此，這就需要資料室管理人員針對不同閱讀群體的偏好，提供多元化的、針對性強的資料，而做出這一改變，就需要有先進設備和網絡技術作支撐。就現狀而言，資料室因為經費不足、硬件設施落后等原因，借閱及服務工作還停留在低層次、低水平上，這顯然不能適應當今的社會需求。舉例來說，圖書館與院系資料室并未實現聯網，因此，圖書館和資料室的信息及圖書資源就無法實現數據共享，并且，資料室文獻資料未配備必要的檢索設備，故借閱者無法查閱所借書目，造成了圖書資料的浪費。讀者亦無法查詢學院文獻資料的分布位置、借閱情況等，給廣大師生帶來不便。資料室的雜志，通常是以孤本形式存在，且更新換代較快，因此，學院規定師生借閱雜志時，僅可在資料室內翻閱而不許外帶，但資料室并未配備復印機、掃描儀等設備，這就給圖書借閱帶來極大困難。

2.資金匱乏，缺乏特色數據庫。通常來說院系資料室是院系下屬的部門之一，其每年投入經費有限，故藏書量亦有限，因此，只能滿足本學院教師和研究生的借閱。以本院資料室為例，圖書經費來源于學校劃撥，再由各個學院統籌安排使用。但是，由于經費不足，資料室可供購買的資料數量非常有限，對于價格更為昂貴的音像資料數據庫等就更難獲取。并且，資料室采購圖書的經費來源于學院教學經費，但最終所購圖書歸圖書館支配，因此學院購書積極性也可能大打折扣。此外，因經費緊缺，資料室所購圖書大多為孤本，一些教師為了個人需求，雖有借期制度，但對超期借閱無強制約束力，如罰款等，故超期借閱屢見不鮮。這就勢必影響其他師生借用，影響圖書流轉率。

3.資料室人員短缺。高校資料室的主要功能是為了本學院學科建設而服務的。工作量增加與資料室管理人員緊缺有關，師生們對資料室教學、科研依賴性也見漸長、對服務項目的要求也越來越多。這就導致工作人員的工作難度和壓力加大，服務難以滿足廣大師生的需求。這也是許多高校資料室存在的問題之一，筆者認為適量增加不同學科背景的管理人員，將極大提高資料室管理能力。資料室管理人員雖多有院系專業背景，但對于圖書資料搜集、整理和編目，仍不能完全勝任。此外，隨著高校縮編的影響，招聘新教職工也不易進行，在人員短缺的情況下，資料室管理人員還經常被院系安排其它任務，這就使資料室的工作更難順利開展。

二、解決措施

1.增加經費投入，擴充文獻資源及加強硬件設施建設。資料室建設也是學科建設中的一個環節，因此，針對重點學科領域，應從經費、教師資源引進等方面給予大力支持。在大數據時代，文獻資源包括紙質資源、數字資源及其他載體資源。其中紙質資源包括紙質圖書、期刊、報紙等公開出版發行物，因其利于翻閱、方便書寫等特點而廣為流傳使用。我院每年都會有固定經費，在爭取一線教師建議后，用以購買紙質圖書。但受經費等原因所限，筆者認為，資料室除應購買紙質文獻外，還應加強對院系教師所撰寫的論著、多媒體課件、學生論文等與本院科研、教學相關文獻的保存和收藏。以我院為例，每年碩士論文副本均被資料室收藏，這也為學院紙質文獻建設創造了條件。除此之外，資料室還可就學院自辦的內部學術會議記錄、論文集、科研報告等，專業性強、學術價值高的資料加以保存，這也為未到會的相關教師提供了學習和交流的機會。最后，對于出版社贈送的圖書、雜志等，也應加以分類整理，對于有價值的資料應予以收藏，從而便于師生了解本學科知識的動態信息。我院資料室對此類文獻，亦做如上處理，這對擴大資料室館藏有著重要作用。

資料室應該依托校園網，加強電子資料和信息資源的建設，比如可以適量購買科研及教學所需的數據庫或音像資料。以我們學院為例，有的教師提出希望圖書館購買臺灣約旦醫事法數據庫，但此種電子資源，價格通常較為昂貴，基于經費及其他因素考量，圖書館并未購買。但本院院長出于對科研及教學的需要，在經費十分緊張的情況下，在力所能及范圍內為其購買了部分雜志，這也提高了教師們的科研及教學積極性。其次，除了購置紙質版書籍外，還應適當購置部分電子書刊。電子書刊具有儲藏量大、低成本、易于保存、可反復使用等特點，在數據量越來越多的情況下，勢必將成為高校資料室發展的方向。充分利用現代化信息技術，可以幫助讀者充分、便捷地利用網絡資源，滿足其對知識的求知欲。

2.增加學生參與管理。基于資料室管理人員短缺，筆者建議，可以在資料室等部門增加勤工助學的學生，來與教師共同管理資料室的工作。這即可以緩解因人員匱乏而不能提供更好服務的情況，又有利于全面培養學生。具體來說，首先，在勤工助學中，利于提高大學生的綜合素質，促使其學習如何在眾多信息中快速篩選有用信息，這對于高速發展的今天是至關重要的。其次，學生參加勤工助學，通過與資料室管理人員的日常接觸，利于工作人員從學生視角發現資料室工作上的不足，資料室也可以將合理的建議及時反饋給有關部門、領導。通過搭建合理的平臺，幫助學院及時了解學生思想動向、知識需求等的一種方式，同時也有助于資料室的建設、為師生提供更好的服務。最后，所選大學生大多為本學院學生，因此從知識結構上也貼合學院特色，其掌握前沿知識，能夠為資料室帶來新鮮血液。學生參與學院日常工作，既是當下的熱門現象，又是大勢所趨。無論對學院管理還是對提升學生個人，都是雙贏的選擇。

3.提升資料室管理人員個人能力。信息時代數字化的蓬勃發展，要求資料室管理人員需掌握豐富知識，包括圖書情報專業的知識，又要熟悉網絡、通信、計算機技術等相關專業知識。此外，為掌握世界范圍內前沿熱點，還需要資料室管理人員有較高的外文閱讀水平，因此，提升個人業務水平就勢在必行。具體包括：首先，要熟悉圖書情報專業知識，了解圖書分類、編目等，這有助于對資料室相關文獻分類上架，從而方便讀者借閱。但每個人的知識儲備必然有限，因此，學校應在配備資料室人員時，配備有圖書情報方面知識的人才，又要配備有學院專業知識背景的人才，但在高校縮編的影響下，同時配備兩方面人才，實數不易，因此就現有條件而言，應對資料室管理人員定期加以培訓，提升資料室人員專業素質。其次，管理員還要掌握計算機和網絡技術，能夠熟練操作借閱系統及相關應用軟件，并且還需正確操作辦公軟件，如打印機、掃描儀等。對網絡資源進行準確的檢索和分析，從而辨別資源的價值，進而快速準確地為讀者提供個性化信息服務。再次，資料室的工作人員要具備較高的外語水平，了解國外知識資源，進而對相關知識資源加以整合、利用。

資料室是高校圖書館之外的另一文獻聚集地，是院校教學和科研得以開展的基礎。網絡化的不斷推進，為資料室的變革提供必要準備，資料室也要利用科技發展壯大自己，提升資料室的服務質量、信息的使用效益。目前，天津部分高校已經利用網絡和科技的力量，實現自助借閱，提升了借閱效率，希望在相互借鑒學習中，更好的發揮資料室的作用，為社會培養更好更多的人才。

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作者簡介：相華（1992-），女，漢族，碩士研究生，天津醫科大學，研究實習員。