淺談完善電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案的方法

摘 要：在電力企業(yè)建設(shè)工程中，建設(shè)工程項目檔案的質(zhì)量，關(guān)鍵在于全過程把控，筆者結(jié)合工作實際，淺談如何完善電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案的方法。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);項目檔案管理;質(zhì)量

電力企業(yè)建設(shè)工程項目檔案，是在工程建設(shè)期間包括勘測設(shè)計階段、施工建設(shè)階段到竣工驗收全過程管理中形成，具有保存和利用價值的文件材料，是工程建設(shè)的過程記錄，也是項目建設(shè)、后期的設(shè)備運行、維護、改造不可或缺的原始依據(jù)。基建工程項目檔案記錄了工程建設(shè)過程及建成后的真實面貌。做好基建工程項目檔案的管理，對于企業(yè)的長足發(fā)展有著重大作用。筆者結(jié)合廣東惠來電廠建設(shè)工程檔案管理和自身工作實際，淺談如何完善電力企業(yè)工程建設(shè)項目檔案的方法。

一、建立健全制度及組織網(wǎng)絡信息體系，以合同作為檔案管理的約束點，做好項目檔案前端控制

1.領(lǐng)導重視、健全機構(gòu)，前期制度及工作網(wǎng)絡圖的建立

廠領(lǐng)導在重視基建工程建設(shè)進度、質(zhì)量和成本的同時，對于基建工程項目檔案的建立與管理也十分重視，充分認識到基建工程項目檔案達標對于建設(shè)、運行并申報優(yōu)質(zhì)工程的重要性，在開工建設(shè)前，就確立了“確保通過達標投產(chǎn)驗收、爭取檔案管理優(yōu)秀等級”的檔案管理工作目標，與打造優(yōu)質(zhì)工程的目標同步。確立以“總經(jīng)理全面負責、基建副總經(jīng)理負責檔案管理工作”的領(lǐng)導責任制，將基建工程項目檔案的建立與管理納入公司分管領(lǐng)導工作的重要議事日程。

在基建前期成立基建文件中心，配備專業(yè)的檔案工作人員，在各參建單位進廠的同時，要求各參建單位配備專業(yè)的檔案專職人員，總包單位建立文件中心，從而建立以建設(shè)單位基建文件中心為核心，工程部、計劃合同部、監(jiān)理、各參建單位等聯(lián)合組成的建設(shè)項目檔案管理工作網(wǎng)絡圖。文件中心先后制定了《檔案工作總體規(guī)劃與實施措施》《工程流通文件管理制度》《移交資料總目錄》《項目檔案歸檔管理制度》《基建項目檔案管理網(wǎng)絡及管理職責》等一系列項目檔案管理制度，及時組織各參建單位學習文件，并下發(fā)到各參建單位，讓參建單位檔案管理人員開展工作有據(jù)可依，明確項目檔案具體收集和歸檔什么、如何收集和歸檔、收集的標準是什么等一系列要求，確保了對整個項目檔案的前端控制。

2. 確保對前期文件的收集整理

工程前期文件是工程建設(shè)的依據(jù)性文件材料，指的是工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件材料，是工程建設(shè)核準工作的依據(jù)。為保證前期文件的齊全與完整歸檔，基建文件中心對照項目的進展情況，加強與工程部、計劃合同部的溝通，對前期文件及時收集及整理，發(fā)現(xiàn)有缺件等問題及時反饋并解決。

3. 將檔案工作納入合同管理

將項目檔案文件材料收集、整理和歸檔工作列入設(shè)計、施工合同管理中，明確要求參建單位對文件資料必須按質(zhì)、按期移交歸檔，檔案移交要經(jīng)過檔案管理部門驗收并簽署確認，并設(shè)置工程款比例質(zhì)保金。工程進度款的交付同樣要經(jīng)過基建文件管理部門簽名確認，以此作為工程結(jié)算的考核依據(jù)之一。這些舉措的實施，使得項目檔案管理工作有據(jù)可依，切實增強了對參建單位配合文件材料及檔案管理工作的約束性。

二、加強項目檔案工作文件交接和信息溝通，項目工程建設(shè)進度與項目檔案工作同步進行，落實項目檔案過程把控

項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行是做好項目檔案的重要方法，基建文件中心按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，結(jié)合項目產(chǎn)生文件材料的實際情況，檢查項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性;項目文件材料的收集、整理、歸檔和項目檔案的整理與移交符合上述《規(guī)范》及《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。

1.加強內(nèi)部控制

（1）工程流通文件是指產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，流通于建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理和設(shè)備供應單位之間，與工程建設(shè)有關(guān)的文件材料。為加強對這些文件的管理，基建文件中心制定了“三一兩面”的管理原則，即“管理統(tǒng)一、質(zhì)量第一、用戶第一、面向工程、面向生產(chǎn)”，根據(jù)建設(shè)工程進度要求，及時對各類技術(shù)文件和圖文信息進行發(fā)送和處理，為工程建設(shè)提供準確的技術(shù)文件和圖文信息。

（2） 對前期招投標文件及合同文件的把控，基建文件中心與公司計劃合同部保持密切聯(lián)系與溝通，掌握招投標及合同簽訂情況，對已完成的招投標及合同，及時聯(lián)系辦理移交，并分類登記保管。

（3）對竣工圖前期的把控，自工程建設(shè)伊始，文件中心結(jié)合自身實際情況，根據(jù)《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定擬定竣工圖編制要求，并積極與設(shè)計單位溝通。為保證竣工圖質(zhì)量，基建文件中心在竣工圖印制前就與設(shè)計單位一起就竣工圖編制深度、竣工圖折疊方式、竣工圖章等系列問題進行協(xié)商，保證了其質(zhì)量。

（4）加強建設(shè)工程檔案信息化的建設(shè)。基建檔案文件中心配備基建檔案管理軟件系統(tǒng)，進行借還、分發(fā)、存儲、歸檔等管理，同時實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子版同步歸檔。先進的軟件系統(tǒng)和良好的硬件設(shè)施使基建文件中心成為一個全新的綜合信息儲備中心，對檔案管理的工作效率與信息化水平起到了強大的推動作用。

2. 加強外部控制

（1） 嚴格要求施工技術(shù)文件的把控和管理。工程部專工和檔案管理人員根據(jù)工程建設(shè)時間節(jié)點，按照《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》要求，進行監(jiān)督檢查和資料驗收。檔案工作人員對工程檔案實行過程融入的工作方法，采取填寫《單位工程竣工文件驗收記錄表》等形式，從案卷的形成至目錄的填寫，從圖紙的折疊至頁碼的編制，均嚴格要求參建單位，以確保檔案的準確性。

（2） 以點帶面。為保證施工技術(shù)文件歸檔齊全、完整，對各參建單位檔案質(zhì)量標準統(tǒng)一，施工技術(shù)文件的收集與歸檔按照單位工程來移交，推行“樣板工程”歸檔移交方法，由基建文件中心按照施工進度，將早期竣工的單位工程檔案中，選取一個符合檔案要求、案卷質(zhì)量高的單位工程案卷作為“樣板工程”，將“樣板工程”檔案推廣到施工全現(xiàn)場，使各參建單位對于歸檔的具體要求有了更加直觀的認識。同時，在每個單位工程的竣工資料收集齊全后，要求參建單位進行嚴格的自檢，自查后立卷單位再會同監(jiān)理、業(yè)主共同驗收簽證，驗收合格后才允許進行組卷裝訂，使竣工資料整理與施工同步進行。

（3） 充分發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)管作用。秉承“小業(yè)主、大監(jiān)理”的理念，發(fā)揮監(jiān)理在工程檔案管理中的作用。監(jiān)理入場后，與監(jiān)理共同制定項目建設(shè)各類表單，讓全現(xiàn)場統(tǒng)一表單，監(jiān)理組織并主持召開圖紙審查會、工程協(xié)調(diào)會、文件材料收集整理會等各類會議，促進了工程檔案的管理。

三、嚴把工程建設(shè)項目檔案竣工驗收關(guān)

工程建設(shè)項目檔案竣工驗收階段是檢驗過程把控成效，確保項目檔案齊全完整和規(guī)范的關(guān)鍵階段，應當切實抓緊抓好。

在建設(shè)工程竣工階段，各參建單位施工技術(shù)文件的移交管理十分重要。基建文件中心根據(jù)項目施工進度，要求各參建單位竣工資料整理與施工同步，通過檢查參建單位項目文件收集、歸檔及整理情況，提出問題，并匯總整改要求，確保移交單位工程的合格檔案，實現(xiàn)竣工檔案按合同及達標要求在整套啟動試運行驗收移交生產(chǎn)后45天內(nèi)移交完畢。

竣工圖整理與歸檔工作是建設(shè)工程竣工檔案的重頭戲，通過前期竣工圖的一系列把控措施后，在驗收階段首先由設(shè)計單位印制白圖，之后組織各專業(yè)專工與施工單位、監(jiān)理單位一起會審，查看竣工圖的修改有沒有到位，是否跟現(xiàn)場一致，將檢查意見匯總交設(shè)計院進行修改，在經(jīng)過專業(yè)會審后監(jiān)理單位和施工單位共同簽署竣工圖章，確保竣工圖的真實、準確和有效。

惠來電廠通過上述一系列把控措施，工程建設(shè)項目檔案管理工作取得了顯著成效，其項目檔案分別于2008年和2012年榮獲“廣東重大建設(shè)項目金冊獎”，2012年，惠來電廠一期1、2號機組工程建設(shè)項目檔案榮獲“第一批全國建設(shè)項目檔案管理示范工程”榮譽稱號。該廠的實踐經(jīng)驗和工作成果為同類型電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理起到了重要的借鑒和促進作用。

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作者簡介：曾海嬌，大學本科，廣東粵電靖海發(fā)電有限公司館員，主要研究方向電力企業(yè)檔案管理。