淺析水利水電科技檔案現代化管理及意義

方莉

摘 要：水利水電科技檔案形成較復雜，用途較廣泛，現有的管理存在一些問題，通過夯實檔案實體管理、加強水利水電科技檔案資源的深度開發、優化從業人員結構等措施，可進一步提升現代化管理水平，進一步實現水利水電科技檔案對單位、社會和國家的價值。

關鍵詞：水利水電;科技檔案;管理

水利水電科技檔案是整個水利水電建設過程的縮影，貫穿在水利水電工程項目中，通過文字、聲像以及圖表等不同的形式來記錄過程中的各項工作，是水利水電建設項目真實全面的記錄。因此，科技檔案是水利水電建設發展中重要環節和寶貴財富，要重視水利水電科技檔案現代化管理中存在的問題，要以科學發展觀為導向，運用信息化、數字化、互聯網+等手段結合大數據管理方式進行水利水電科技檔案管理。

一、水電科技檔案的特點

水利水電科技檔案形成于水利水電建設中，在水利水電建設項目立項、審批、勘察、設計、招投標、施工、監理、竣工驗收全過程都會涉及，是經過鑒定、整理后形成的完整、準確、系統的文件資料。水利水電建設工程涉及多階段、長周期、高專業度的工作，有水文、地質、測量、水工、移民、電氣、造價等專業。如我院承擔設計的圓滿貫水電站工程，以發電為主，兼顧農田灌溉和農村人畜飲水，從前期設計至2012年專項驗收，整個項目持續8年之久，在這些過程中形成的水利水電科技檔案具有成套性、載體多樣性。

這些特點表明水利水電科技檔案管理并非易事，檔案管理人員要善于運用系統方法思考，不斷總結規律構建現代化管理模式。

二、存在的問題

1.資料收集滯后。在水利水電科技檔案整編時，檔案人員需要花費大量的時間和精力來理清檔案之間的關系，以保證檔案之間的有機聯系。大多數項目負責人只注重設計過程，沒有主動收集所負責項目成果資料的意識，造成重要資料未及時歸檔，無法進一步把握各檔案之間的聯系，缺乏對檔案信息資源的深度開發，使得服務單一、利用缺乏深度及靈活性。檔案的整理、著錄工作往往被安排在單位工作流程的最后，加之檔案部門和生產部門之間的信息孤島問題，使得檔案整理著錄所需要的一些元數據信息難以從生產部門及時得到共享，嚴重依賴檔案人員的手工輸入，大大降低了檔案工作的效率和質量。

2.管理制度欠缺。水利水電檔案形成責任制度是基礎保障，檔案實體管理缺乏水利行業檔案管理統一分類標準指導使得水利行業檔案管理分類無據可依。大多數基層檔案人員只能根據《水利科學技術檔案管理規定》《重大建設項目檔案驗收辦法》等指導文件結合單位實際情況制定分類方案。制度和標準的缺乏阻礙了水利水電科技檔案現代化進程。

3.缺乏專業管理人才。現有的科技檔案管理人員雖盡心盡力，但對水利水電的專業知識十分匱乏，難以把檔案管理的要求和水利水電管理的要求做深度的結合。檔案管理人員少，日常工作包括收集、整理、編目、計算機著錄、上柜等工作，工作量大，稀缺愿意以檔案管理工作為職業的復合型人才。

4.缺乏高效的信息化管理平臺。隨著數字化辦公的普及，新型載體在檔案界得到了廣泛的應用，如復印技術、攝影攝像技術、縮微技術和計算機技術等。各單位在生產管理活動中生成的電子文件數量不斷增加，對以工程設計圖紙為代表的數字檔案進行管理已經成為各單位檔案工作的重要內容之一。但從國際國內整體情況來看，單位相關信息系統不夠完善，電子文件的管理，尤其是電子文件的長期保存和可讀問題還沒得到完全解決。缺乏現代化水利水電科技檔案管理的信息管理平臺，在勘測設計單位，項目管理、設計是核心，一切工作都要圍繞這個核心開展，檔案管理歸檔工作也不例外，一個既能減輕設計人員歸檔工作，又能保證成果資料完整歸檔的信息平臺猶為重要。故需要水利水電科技檔案管理運用管理系統建立完備的電子數據庫。通過電子數據庫的搭建解決水利水電科技檔案內容分布分散的問題。以上幾個較突出的問題從不同方面反映了我國水利水電科技檔案管理現狀。

三、水利水電科技檔案現代化管理的對策

1.做好基礎工作。從水利水電科技檔案的特征來說，水利水電科技檔案實體管理中收集、整理、編研等都是非常重要的基礎工作。只有這些基礎工作做好了才能從根本上開展水利水電科技檔案的現代化管理。水利水電科技檔案實體管理基礎工作的開展標志著水利水電科技文件性質的變化、水利水電自身發展新階段的來臨。第一，要根據前端控制的思想開展這些基礎工作。檔案管理工作要在水利水電建設項目提出就開始準備，在項目部下達生產任務時同步下達資料制作任務，提前布置好檔案工作。第二，要運用系統統籌的方式保障水利水電科技檔案的成套性。保障水利水電科技檔案成套歸檔是整理工作的最基本要求。在勘測設計單位分類時可采用工程類型—工程建設程序分類法，可開展行業交流等方式了解其他單位如何科學分類。同時在整理時要考慮到科技檔案的不同形式，如底圖、藍圖、照片、磁盤、光盤等的不同整理要求。如《科技技術檔案案卷構成的一般要素》《技術制圖復制圖的折疊方法》等都提出了具體的整理要求。第三，要開展水利水電科技檔案信息資源的深度開發利用。滿足工程建設的需求、發揮水利水電科技檔案的社會價值是水利水電科技檔案管理工作的核心目標。全方位考察了解技術人員、專家及其他社會人士對水利水電科技檔案資源的需求，是實現水利水電科技檔案科學化決策的前提條件。要善于抓住重大課題、前沿學科的信息運用大數據的方法加工出“強點信息”，綜合開發檔案信息資源。

2.完善制度建設。《中國人民共和國檔案法》《中華人民共和國水法》及水利部《科學技術檔案管理暫行規定》《水利科學技術檔案管理規定》《重大建設項目檔案驗收辦法》是開展依法治檔的依據，也是制定規章制度的上位法。各單位應根據本單位進一步制作管理辦法，如分類方案的制作。分類方案的制作是水利水電科技檔案管理的重點工作，是本單位檔案管理頂層設計工作。在制作分類方案時可以聘請專家，項目管理部、技術管理部派員參與并提出建議，最終形成科學的管理制度。

水利水電科技檔案屬于科技資源儲備，科技檔案標準則是其具體保障。從科技檔案標準體系來說這些標準包括基礎標準和業務技術標準兩部分。基礎標準的設立主要有：名詞術語標準、科技文件標準、專業符號標準、案卷規格標準、庫房設備標準、計量單位標準等。業務技術標準的設立主要有工作流程、程序、職責等，如開發標準等。

建立水利水電科技檔案的規劃管理的工作機制。“統籌規劃”是《檔案法》強調的檔案工作職能，也是指導水利水電科技檔案穩步發展的基本依據。水利水電單位要根據本單位戰略導向和戰略目標制定中長期檔案工作事業規劃。在實施的過程中不斷調整規劃以與單位的戰略目標進行匹配，保證本單位戰略任務中的檔案工作目標層層分解并落實。在落實時要轉變項目負責人只注重設計過程，缺乏主動收集所負責項目成果資料的意識狀態，對主動歸檔的加以表彰，也要在工作中鼓舞檔案人員的士氣。

3.加強管理人才培養。加強管理人員的“引、留、育”是水利水電科技檔案管理工作以人為本的體現。首先，要制作水利水電科技檔案管理人員的崗位說明書。根據崗位職責要求去招募人員，根據檔案工作實踐經驗及現代化管理要求，對水利水電科技檔案管理工作人員應有以下幾個核心要求：具有本科以上檔案學專業知識背景、了解勘測設計單位的工作核心、對水利水電行業相關知識有深度認知、計算機水平較高、具有創新精神并熱愛檔案事業。其次，要通過合理的市場薪酬水平、教育培訓及單位文化等留住人員。檔案工作崗不適合經常更替工作人員，故招募回來的人員要最大可能的參與專業相關工作，人盡其能。可以通過給出合理、豐厚的待遇以留住人員，也可以結合豐富的人文關懷留住員工，讓員工能安心的在檔案工作崗位上做出自己的成績。對工作完成較好的要進行鼓勵，讓檔案工作者能熱情飽滿的在工作崗位上。最后，要適當開展培訓教育，要允許檔案工作人員“走出庫房、走出單位”。“走出庫房”加強水利水電基礎業務知識學習對開展檔案工作十分有利，“走出單位”參加各種檔案學會交流、全國檔案年會、高校學術交流會、省市檔案局工作學習交流是保障水利水電科技檔案管理跟隨時代步伐的重要手段。通過這些方法可以大大優化檔案管理人員的結構，增加檔案管理競爭的軟實力。

4.建立完善的信息集成系統。水利水電設計單位開展科技檔案的全流程管理，需要健全完善的集成式信息管理系統。總體要求是在確保檔案部門與業務部門信息一致的基礎上健全信息管理系統功能。做到檔案管理系統與各業務管理系統能無縫連接。

系統建立要重視信息的收集、獲取與利用。檔案工作人員要以信息手段為契機，主動打破原技術限制，創設條件，深入實踐，突出檔案的行業價值。要保障系統安全，維護檔案信息資源的全面，防止數據丟失，可以嘗試運用字段加密與動態密匙等技術手段，也可以嘗試應用安全授權，實現對服務器、數據庫等的全面防護。

四、結束語

在新時期，水利水電科技檔案已然成為勘測設計單位水利水電工程項目的重要組成部分，檔案工作者要創造性的找到解決水利水電科技檔案管理問題的方法，不斷提升水利水電科技檔案管理的規范化、科學化水平，充分應用與發展，讓涌現出的新技術、新成果服務于企業建設，從而產生經濟效益。

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