加強(qiáng)新時(shí)期高校檔案管理的幾點(diǎn)建議

摘 要：高校檔案是高校在各項(xiàng)日常管理活動(dòng)中逐漸積累形成的原始記錄。隨著高校教育教學(xué)改革的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也日益成為衡量一所高校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)桿。本文從高校檔案管理的內(nèi)容、意義、現(xiàn)狀、存在的問題等幾個(gè)方面入手，對(duì)高校檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢(shì)提出了見解。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校檔案;信息利用;智能化管理

一、高校檔案管理的內(nèi)容和作用

本文所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校在教育教學(xué)、科學(xué)研究、招生招聘、黨政管理等系列活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種不同形式和載體的歷史記錄。它是高校日常工作中的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，具有綜合性、系統(tǒng)性、通用性和社會(huì)性的幾大特點(diǎn)。高校檔案全面和系統(tǒng)的體現(xiàn)了高校各個(gè)歷史階段的發(fā)展歷程，包括高校科研、教學(xué)、建設(shè)、改革發(fā)展的成果，具有真實(shí)性、完整性和原始性的特點(diǎn)。因此，高校檔案在高校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著憑證、參考等多元價(jià)值。如高校教學(xué)計(jì)劃的制定、科研活動(dòng)的參考、教學(xué)評(píng)估等工作，檔案起到的作用都不容忽視，為更好的加強(qiáng)教學(xué)管理提供可靠的依據(jù)，是推動(dòng)高校改革發(fā)展持續(xù)前進(jìn)的發(fā)動(dòng)機(jī);完善的高校檔案，是高校進(jìn)行教育體制改革、教學(xué)改革和高校教職工隊(duì)伍管理改革的原始依據(jù)，在增強(qiáng)教學(xué)科研能力，提高教學(xué)質(zhì)量中，發(fā)揮著越來越重要的作用。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.認(rèn)識(shí)水平不高，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。我國(guó)的改革開放進(jìn)行了40年，社會(huì)各行各業(yè)的改革也轟轟烈烈地開展了40年，高校教育體制改革也不例外。但是有些運(yùn)動(dòng)式的改革往往把著眼點(diǎn)放在新建了多少樓堂館所、招生人數(shù)突破多少、完成多少課題科研任務(wù)等易吸引人們眼球的點(diǎn)上，造成樓越蓋越高，開設(shè)專業(yè)越來越現(xiàn)代，招到的學(xué)生數(shù)量和質(zhì)量越來越多，越來越好，但對(duì)于反映學(xué)校人文底韻的檔案館（室）一度被冷落，嚴(yán)重滯后于學(xué)校總體發(fā)展，使整個(gè)校園一眼看去，滿眼都是“商業(yè)氣”，缺少了高等學(xué)府所特有的“文氣”。而這一切，都和學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視有關(guān)。此外，受傳統(tǒng)觀念的影響，一些職能部門管理人員認(rèn)為學(xué)校的主要工作就是教書育人，搞好科研，檔案管理只是附屬性的工作，認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要價(jià)值，忽略了檔案管理在學(xué)校各項(xiàng)工作中的基礎(chǔ)性作用。

2.檔案管理不規(guī)范，檔案資源信息利用率低。首先，在建檔、歸檔層面，高校在管理層面的建檔意識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)此項(xiàng)工作不夠重視，而高校管理職能部門的建檔歸檔意識(shí)也不強(qiáng)，檔案歸檔實(shí)施細(xì)則落不到實(shí)處，做不到檔案隨時(shí)建隨時(shí)清，往往每隔一個(gè)固定的時(shí)間，或半年，或一年，把所有應(yīng)建歸檔的工作整理一遍，但此時(shí)往往有些基礎(chǔ)資料已缺失，造成檔案的不完整、不完善。

其次，在檔案管理方面，目前多數(shù)高校對(duì)于檔案資料的管理處于簡(jiǎn)單的資料收集、整理和保存，很少能積極主動(dòng)地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的綜合分析、研編，許多珍貴的信息資料被埋藏在檔案館（室）的故紙堆里，得不到充分的利用。此外，受傳統(tǒng)觀念的影響，高校中不論是教師還是職能部門的管理人員，在日常工作中需要查閱資料時(shí)，習(xí)慣于先從自己手頭掌握的資料開始，或是依賴互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，往往忽略了身邊學(xué)校檔案館（室）這個(gè)巨大的資料庫，檔案資料信息只入不出，各類檔案信息在檔案館（室）內(nèi)被束之高閣，利用率低下，起不到對(duì)日常工作的指導(dǎo)和參考作用。

再次，學(xué)校檔案管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，重視程度不足，只能局限于完成一般性的諸如接收、分類、保管等基礎(chǔ)性的工作，致使建立的檔案缺乏完整性和系統(tǒng)性。

3.資金投入不足，軟硬件設(shè)施落后，數(shù)字化建設(shè)遙遙無期。來自于各個(gè)層面的不重視，造成的直接后果就是檔案管理資金投入不足，管理手段落后。這種情況下，多數(shù)檔案館（室）能保證充足的檔案卷宗存放空間已屬不易，更不要說投入大量的資金以購入現(xiàn)代化的檔案管理所必需的儲(chǔ)存、檢索、掃描、除塵除濕等系列設(shè)備，造成檔案設(shè)施落后，庫房管理不先進(jìn)，甚至有些高校的檔案管理工作仍采用手工作業(yè)方式，勞動(dòng)強(qiáng)度大，效率低下，即使有的實(shí)現(xiàn)了電腦操作，也僅限于單機(jī)版，根本無法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。在我國(guó)社會(huì)生活日新月異、電子信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，這種傳統(tǒng)落后的高校檔案管理現(xiàn)狀不能不說顯得很是尷尬。

4.檔案管理人員素質(zhì)偏低。由于檔案管理崗位長(zhǎng)期以來不被重視，許多高校并沒有配備專職的檔案管理人員，多數(shù)是兼職進(jìn)行管理甚至臨時(shí)配備人員，有的高校甚至將檔案館（室）當(dāng)成了解決學(xué)校教職工家屬或傷殘病人員就業(yè)的途徑，極少配備檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，使得檔案管理人員整體年齡偏大，學(xué)習(xí)能力不足，基本素質(zhì)得不到保證。而每年從高校畢業(yè)的檔案管理專業(yè)的學(xué)生本身數(shù)量不足，加上檔案管理崗位人員不受重視，又造成精通計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)的現(xiàn)代管理人員大量流失，加上非專業(yè)人員后期培訓(xùn)學(xué)習(xí)跟不上，加重了檔案管理從業(yè)人員整體上業(yè)務(wù)能力不足、管理手段落后，同樣制約了高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、針對(duì)解決高校檔案管理存在問題的幾點(diǎn)建議

1.提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性非常強(qiáng)的工作，涉及門類多，紛繁復(fù)雜，單調(diào)乏味，很難干出成績(jī)，工作的好壞往往在短期內(nèi)反應(yīng)不出來，干好了不出彩，干得不好也不會(huì)在表面顯示出來。在盛行追求政績(jī)的社會(huì)風(fēng)氣的氛圍中，要做好這項(xiàng)工作，必須放下身段、去除浮躁，以“功成不必在我，功成必定有我”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)和奉獻(xiàn)精神，干工作不求名利、不求政績(jī)，低姿態(tài)地投入到日常點(diǎn)點(diǎn)滴滴地積累中，并隨著時(shí)間的推移，最終實(shí)現(xiàn)厚積薄發(fā)。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)、有序和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。現(xiàn)行的國(guó)家教育部和檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高校檔案管理辦法》中第三條就明確規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。”制定了規(guī)劃，就要解決發(fā)展中的規(guī)則問題，即建章立制，為工作的開展劃出條條框框，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定出具體的實(shí)施細(xì)則，使高校檔案管理工作有章可循，有法可依。在此基礎(chǔ)上，在全校范圍內(nèi)建立檔案管理體系，使高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)格化。首先，建立部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。學(xué)校各部門、院系要明確一位部門領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確職責(zé)范圍，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理工作負(fù)責(zé)。其次，明確各部門負(fù)責(zé)檔案管理的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷和移交等事項(xiàng)。通過建立檔案管理網(wǎng)格化，形成檔案管理工作處處有人管，層層有人抓的格局，切實(shí)把檔案管理工作落到實(shí)處。此外，還要建立健全相應(yīng)的績(jī)效考核機(jī)制，以期解決干與不干一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣的問題。

3.加大資金投入，為高校檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。任何一項(xiàng)事物的發(fā)展都離不開投入，檔案管理工作也不例外，資金方面的保障是檔案管理正常開展的物質(zhì)保障，檔案管理所必需的場(chǎng)庫館所、現(xiàn)代化設(shè)備、智能信息系統(tǒng)的建立、模塊的更新、軟件的升級(jí)換代、系統(tǒng)維護(hù)等等，都無一例外的離不開資金的支持，沒有充足的資金支持，檔案管理工作的開展只能停留在紙面上，無法落到實(shí)處。可以先從改變學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念開始，通過匯報(bào)工作、交流思想、組織或參觀學(xué)習(xí)等方式，使其從加強(qiáng)高校檔案管理工作的重要性、必要性上提高認(rèn)識(shí)，特別是認(rèn)識(shí)到高校檔案管理工作在高校發(fā)展進(jìn)程中起到的基礎(chǔ)性和決定性的作用，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作開展的支持和保障。同時(shí)，還要注意保持與高校財(cái)務(wù)部門的良好溝通，爭(zhēng)取資金支持。

4.大力提升從業(yè)人員的基本素質(zhì)。第一，積極提高現(xiàn)有檔案管理人員的基本素質(zhì)，以提高人員業(yè)務(wù)技能為目標(biāo)，采取定期培訓(xùn)、參觀見學(xué)等多種方式，走出去，請(qǐng)進(jìn)來，全面提升檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能和服務(wù)水平;第二，積極引進(jìn)和聘用有檔案管理專業(yè)背景，具有較高業(yè)務(wù)技能的人才，或招聘檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，從事檔案管理工作。要堅(jiān)持全方位引進(jìn)、多層次的培養(yǎng)，在保持高校檔案管理人員隊(duì)伍穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，引入績(jī)效考核等競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行末位淘汰，保留真正想干和能干的人，以期推動(dòng)管理人員整體素質(zhì)的提升，從而推動(dòng)高校檔案管理工作向高水平發(fā)展。

5.努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化，提高檔案信息資料的利用率。要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，提高高校檔案資料信息利用率，實(shí)現(xiàn)從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變，最為根本的一條就是充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和手段，概括起來，主要有以下兩點(diǎn)：一是在加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)信息資源的建設(shè)。即推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化手段在檔案管理中的運(yùn)用，采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理保存，以便于快捷、準(zhǔn)確地查找所需資料;二是合理科學(xué)地劃分檔案公布公開范圍，注意加強(qiáng)檔案信息編研，在保證不泄密、不侵權(quán)的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序、有效利用，更好地為高校師生、社會(huì)利用者服務(wù)。

高校檔案管理工作是一項(xiàng)事關(guān)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，關(guān)系到高校教育、教學(xué)和改革工作的全局，不是一朝一夕，一時(shí)半晌就能做好，它需要長(zhǎng)期的積累、沉淀、梳理、提煉和升華，并且這一過程周而復(fù)始，不斷循環(huán)，逐漸提高。各級(jí)高校檔案管理人員只有在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，持續(xù)增加資金投入，提高檔案管理的軟、硬件設(shè)施，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理模式，才能真正做好新時(shí)期的高校檔案管理工作，更好地促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：劉玉紅（1969-），女，遼寧省沈陽市，哈爾濱理工大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。