中小學教師人事檔案管理信息化建設的思考

摘要：本文簡要分析了中小學教師人事檔案管理現狀，從充分開發利用檔案、完善硬件設施、提高安全管理意識及注重檔案管理人才的培養四個方面，詳細論述了實現中小學教師人事檔案信息化管理的措施。

關鍵詞：中小學教師;人事檔案管理;信息化建設;措施

引言：

中小學教師人事檔案管理信息化建設的開展，可有效提升學校檔案信息管理水平，提高相關工作效率，具有較好的實踐性。但目前中小學教師人事檔案管理還存在著若干問題，如：管理模式有待更新、設備配置不完善、檔案管理人員專業水平有待提升等。不利于檔案管理信息化建設工作的開展。對此，學校應加大對檔案管理工作的重視，投入相應的資金，改善軟硬件配置條件，以加快檔案管理信息化建設。

1 中小學教師人事檔案管理現狀

1.1 管理模式有待更新

目前，在對中小學教師人事檔案管理工作中，許多學校采用的還是傳統的管理方式，在運用檔案時，需要進行長時間的查找，這不利于檔案資料的良好運用。在該種模式管理下，不僅工作效率較低，還應消耗大量的人力與財力。

1.2 設備配置不完善

由于中小學教師人事檔案管理部門可調動的資金有限，再加上部分學校對檔案管理工作的不重視，導致相關設備無法完善，這嚴重影響著檔案管理信息化建設工作的開展。

1.3 檔案管理人員專業水平有待提升

現階段有很多檔案管理人員在對數字化檔案信息進行管理時，依舊采用傳統的管理方式，并未有效利用與開發檔案信息，且工作較為被動，這在一定程度上影響著檔案信息管理質量。

2 中小學教師人事檔案管理信息化建設措施

2.1 充分開發利用檔案

中小學教師人事檔案管理信息化建設工作涉及內容較多，其中，主要包括有系統開發、報表統計、信息查詢、數據維護等。而檔案信息系統設計開發與檔案信息數據維護是實現中小學教師人事檔案信息化管理的關鍵，所以，在開展檔案管理信息化建設時，可將重點主要放在這兩個方面上。在設計開發人事檔案信息系統時，應根據實際需要，并結合人事檔案原材料實際管理情況，將所有檔案信息都錄入到該系統中，完善系統查詢、處理、分析等各項功能，劃分相應的管理模塊，并構建與之對應的數據庫，以實現人事檔案的信息化管理[1]。與此同時，還應不斷完善檔案信息檢索功能，以便于相關人員對檔案信息的查找。基于現代信息技術快速發展的時代下，信息技術被廣泛地運用在各行各業之中，加快了現代社會、各行各業的發展腳步，而中小學教師人事檔案管理信息化建設較為符合發展趨勢，并能有效提升檔案管理質量與效率，具有較好的實踐價值。在對數字人事檔案進行管理時，應改變傳統管理模式，將檔案信息管理重點放到檔案信息開發與利用方面上，并為相關決策提供咨詢與服務，以充分發揮出中小學教師人事檔案信息價值。就此，管理人員應合理管理數字檔案信息，深入挖掘人事檔案信息潛在價值，并根據學校發展需求及相關問題，提供相應的信息數據，以提高學校相關決策的正確性，促進學校的良好發展。

2.2 完善硬件設施

只有完善的硬件設施，才能保障中小學教師人事檔案信息化建設質量。因此，應結合學校硬件設施建設實際水平，不斷健全相關硬件設備，以提升中小學教師人事檔案管理效率。首先，應根據學校中小學教師人事檔案信息化建設水平，投入相應的人力、物力及財力，并改善硬件設施水平，以加快中小學教師人事檔案管理信息化建設，從而促進相關工作的高效開展。其次，應積極引進先進的硬件設備及軟件，并配置與檔案信息化管理向配套的硬件設施，以提升檔案信息化建設水平[2]。就此，應結合中小學教師人事檔案管理特點及主要內容，選擇與之相符合的管理軟件，并購置檔案信息化建設所需的硬件設備，以確保檔案信息管理開發質量，高效、科學管理檔案信息。

2.3 提高安全管理意識

在建設人事檔案管理的過程中，相關人員通常會忽略檔案管理安全問題，在檔案管理硬件設備或軟件系統進行維修時，較易出現檔案信息丟失情況，這嚴重影響著檔案信息管理質量，并會帶來一系列的問題。因此，在對數字化檔案信息進行管理時，應加強安全管理意識，做好信息備份處理，并根據各類信息類型，對重要信息數據進行加密，以保證人事檔案信息的安全性[3]。對此，應合理運用計算機中的加密技術與防火墻技術，做好檔案信息的利用開發與保密工作，在確保檔案信息安全的基礎上，提升檔案信息的利用率，以實現檔案信息的有效利用與開發。另外，管理人員還應對檔案管理程序進行定期消毒，并對相關硬件設備進行定期維護與清理，以此為檔案管理系統的正常運行打下良好基礎。

2.4 注重檔案管理人才的培養

中小學教師人事檔案管理信息化建設工作的順利開展，還有賴于人才力量支持。因此，為實現中小學教師人事檔案的規范化、高效化、信息化管理，應構建一支專業水平較高、職業素養較好的專業管理團隊。首先，可對檔案管理人員開展知識、技能培訓，注重提升他們的管理水平及計算機技術運用能力。對于知識培訓及技能培訓而言，應根據人事檔案管理工作主要內容、管理學知識及計算機專業知識，制定相應的培訓內容，以保障培訓內容的合理性與實用性。待每次培訓結束之后，應對檔案管理人員進行測試，以不斷加強檔案管理人員的專業能力。其次，應積極引進工作經驗豐富、專業能力較強的檔案管理人員，以提升檔案管理隊伍專業水平，提高檔案管理人員的競爭力，從而提升檔案信息管理質量。

3 結語

總而言之，中小學教師人事檔案管理信息化建設工作的開展，可有效提高檔案的利用率，為相關人員檔案資料查詢提供便利，有助于學校的進一步發展。因此，學校應加大對檔案管理信息化建設的重視，購置相應的軟件系統及硬件設備，不斷提升檔案管理人員專業水平，有效利用與開發檔案信息。

參考文獻：

[1]張鵬. 人事檔案信息化建設的問題與對策研究[J]. 人力資源管理， 2017（7）：348-349.

[2]劉之輝. 關于人事檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 環球市場， 2017（3）：21-21.

[3]黃梅菊. 中小學教師人事檔案管理信息化建設的思考[J]. 辦公室業務， 2017（4）：158-158.

作者簡介：王姝，女，1979.7，漢山東青島人，本科學歷，研究方向：檔案。

（青島市盲校 ?266021）