廣東省民政廳 廣東省檔案局關于印發 《社會組織檔案工作的指引》的通知

各地級以上市民政局、檔案局，佛山市順德區民政和人力資源保障局、檔案局，各省級社會組織：

為貫徹落實省委省政府關于規范管理社會組織的相關要求，加強我省社會組織檔案工作規范化管理，引導社會組織重視檔案，幫助社會組織建立和規范檔案工作，促進社會組織各項建設，廣東省民政廳、廣東省檔案局制定了《社會組織檔案工作的指引》。現予以印發，請遵照執行。

廣東省民政廳

廣東省檔案局

2015年9月23日

第一條 為加強我省社會組織檔案工作規范化管理，根據《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》《廣東省檔案條例》，結合社會組織工作實際，制定本指引。

第二條 本指引所稱社會組織是指經本省各級民政部門登記的社會組織。

第三條 本指引所稱社會組織檔案是指社會組織在登記、變更、注銷以及運營、社會服務等活動中形成，具有憑證和查考價值的各種形式和載體的文件材料。

第四條 檔案是社會組織知識資產與信息資源的重要組成部分。檔案工作是社會組織運營與服務等活動的基礎性管理工作。社會組織應維護檔案的完整、準確、系統與安全。

第五條 社會組織應加強對檔案工作的重視和保障，明確社會組織法定代表人或負責人的領導責任，指定專人開展檔案業務工作。規模較大的社會組織應配備專職人員管理檔案。

第六條 社會組織檔案工作應以滿足社會組織各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，積極開展各類檔案的收集整理、保管保護和開發利用等活動，為社會組織可持續發展提供有效服務。

第七條 社會組織應根據本組織業務范圍與特點，建立健全檔案工作體制與機制，積極將檔案工作納入本組織發展規劃、年度或專項工作（活動）計劃，納入本組織運營管理議事日程，納入有關部門和人員的崗位責任制。

第八條 社會組織的檔案宜實行綜合管理，也可對本組織內不同形式和形成規律的檔案進行分類分部門保管，并于一定時間后按規定向檔案人員移交。有下屬經濟實體或分支（代表）機構的，社會組織還應加強對其檔案工作的指導和監督。

第九條 社會組織在換屆選舉過程中，應積極穩妥做好各類檔案的交接管理，保持檔案工作連續性，保障本組織會員或理事、股東等方面查閱檔案的權益。

第十條 各級登記管理機關、業務指導單位、有關職能部門在對社會組織的監督檢查、等級評估、服務采購評審等活動中，應鼓勵、引導社會組織建立檔案工作制度、留存完整記錄。

第十一條 各級檔案行政管理部門應支持、服務社會組織檔案工作，幫助和指導社會組織開展檔案業務建設。

第十二條 社會組織在文件辦理過程中，應考慮和確保滿足歸檔質量要求。歸檔的文件應為原件，文件制成材料應符合耐久性要求。永久及30年保管期限的電子文件，應有相應的紙質文件一并歸檔。

第十三條 社會組織應根據本組織實際，明確文件歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔要求。文件形成者向檔案人員歸檔時，應編制移交清冊，辦理交接手續。

第十四條 社會組織文件材料歸檔范圍與保管期限內容參見附件。民辦非企業單位根據所從事社會服務的事業或行業特點，進一步參考教育、衛生、文化、體育、科研等同行業或專業檔案工作標準或規范的要求。

第十五條 社會組織檔案的分類和編號方案可參考本地區機關、企業或者學校檔案綜合管理分類方案，根據本組織業務范圍和檔案形成特點實際制定，以合理實用為原則，具有相對的穩定性和可擴充性。

第十六條 社會組織檔案的收集整理，以達到收集方面的完整、準確性要求為主要目標，兼顧整理方面的系統性要求。文書檔案可參考《歸檔文件整理規則》（DA/T22）或《文書檔案案卷格式》（GB/T9705）的要求;會計檔案整理可參考《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）《會計檔案案卷格式》（DA/T39）的要求;照片檔案整理可參考《照片檔案管理規范》（GB/T11821）《數碼照片歸檔與管理規范》CDA/T50的要求;榮譽檔案可按實物材質特點，進行分類整理。

社會組織的科技類（基本建設、設備儀器等類）檔案整理可參考《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822）的要求。

社會組織具有保存價值的電子文件歸檔整理可參考《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）等標準的要求。

第十七條 社會團體應結合會員業務類型特點，按入會時間先后排序，建立會員檔案，會員檔案內容應及時補充更新。

第十八條 除在文書檔案中歸檔保存有關工作人員人事管理的材料外，社會組織還應參照《企業職工檔案管理工作規定》要求，建立起每人一套的工作人員檔案。

第十九條 社會組織應切實保障檔案安全，配備適合各類檔案載體保管的庫房或專柜，采取措施，滿足溫濕度控制、防火、防盜和防有害生物等檔案保管技術要求（可參照JGJ25、GB/T18894和DA/T15）。重要檔案宜異地異質備份。

第二十條 社會組織應對保管期滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案，可登記造冊，社會團體經會員大會、基金會經理事會、民辦非企業單位經理事（董事）會審議批準后進行銷毀。

第二十一條 社會組織檔案除依法應當保密外，應當向社會開放，滿足利用者需求。社會組織公布的檔案不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。

第二十二條 與本組織信息化同步，社會組織應逐步開展檔案信息化建設，加強電子文件歸檔管理和檔案數據庫建設，保證電子檔案真實、完整、可用和安全。

第二十三條 社會組織保管的檔案涉及國家秘密內容的，應嚴格執行國家有關保密規定的要求。

第二十四條 社會組織注銷時，應根據國家有關規定進行檔案處置。經協商同意，各級國家檔案館可以接收或代為保管同級社會組織形成的對國家和社會有利用價值的檔案。

第二十五條 對于保管條件惡劣或者因其他原因被認為可能導致珍貴檔案損毀和涉密檔案不安全的，各級檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整與安全的措施;必要時，各級檔案行政管理部門可以收購或者征購。

第二十六條 社會組織所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，社會組織可以向國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉讓、交換或者贈送的，必須報經縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準;嚴禁向國外、境外機構、組織或者個人出賣或者贈送。

第二十七條 本指引由省民政廳、省檔案局負責解釋。

第二十八條 本指引自2015年11月1日實施，有效期5年。