淺析信息時代下檔案管理工作的創新

龍恒充

摘 要：近年來，隨著我國整體經濟建設的快速發展，我國快速進入現代化科學技術發展階段。信息化時代網絡技術和計算機技術高速發展，在檔案管理過程中，應當運用先進的科學技術，使檔案管理效率提升，滿足企業發展目標，有效控制企業運營成本，使企業在開展業務過程中，能夠搜尋有效的文件，從而為開展業務奠定堅實的基礎。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創新

引言

近年來，我國市場經濟建設飛速發展，很多企業應運而生，發展非常迅速。隨著我國信息科技的不斷發展，檔案管理工作受到了一定的影響。在以往的管理中，總是會出現管理工作不明確、檔案信息無法提供依據等問題，產生問題的主要原因就在于對檔案管理工作不重視，管理人員沒有恪盡職守，使檔案管理工作受到了負面的影響。

1檔案管理

檔案管理信息化技術利用現代化的計算機技術及網絡技術，實現對數據的采集和整理，從而實現智能化和數字化的檔案管理。信息化檔案管理具備3個較為明顯的特點：第一，將普通的紙質記錄方式轉換為計算機存儲方式。第二，將傳統的記錄存檔實現信息化和網絡化，可以有效提升工作人員的工作效率。第三，遵循相關檔案管理政府部門的法律法規。此外，信息化檔案管理主要是利用互聯網信息技術，因此可以有效提升檔案資料的整理速度，還能體現出檔案管理的科學化和智能化。同時在建設檔案資料時，公共檔案信息資源庫和管理信息資源庫的建設要統一，確保基礎設施的建設，為檔案管理提供優質的保障。

2信息時代對檔案管理工作的影響

檔案信息化主要是指檔案部門對傳統檔案管理進行創新，將先進科學技術以及信息技術等應用在檔案管理工作中。所以，信息技術的應用使得檔案管理工作發生巨大變化。信息時代對檔案管理工作產生不同影響主要體現在以下幾點中：第一，信息技術的應用可以收集更多檔案信息，提升檔案儲存量。傳統檔案材料通常是由文字以及聲像資料等構成，但是信息技術的應用可以使用一張優盤或者光盤記錄大量內容。第二，信息技術的應用使檔案整理與分類的科學性與合理性得到保障。利用先進數字化技術對檔案進行編碼，在此基礎上對電子檔案進行整理與分類，同時可以保證原有紙質檔案順序。第三，檔案信息查找與檢索更加便利。利用信息技術在計算機當中輸入關鍵字或者關鍵詞，相應檔案內容可以在最短時間內呈現在計算機頁面中。節省大量精力與時間，而且檔案信息內容的查找可以不受時間與空間的限制。

3信息時代下檔案管理工作創新措施

3.1管理方面

在信息時代下，信息化技術在我國居民的生活和工作中進行了有效利用。現階段，通過信息技術可以對檔案管理過程中存在的些許問題加以解決。在對信息技術進行利用的過程中，應首先從檔案管理的需求出發，對相應的檔案管理系統進行構建。同時，信息化技術可以對檔案的有效利用率進一步提升。在對檔案進行運輸的過程，即使個別人員因技術和環境的原因導致信息出現故障或丟失，也可以通過檔案管理系統對相應的文件進行搜索，從而避免產生更加嚴重的損失。在對檔案進行集中化管理的過程中，各個部門應對統一的軟件進行使用。

3.2檔案信息共享創新

將信息技術應用在檔案管理工作中，可以拉近部門與部門之間，人與人之間的關系，保障檔案信息資源可以有效實現共享。我國檔案管理工作存在分散性特點，所以，針對檔案信息內容的交流溝通以及檔案應用程度相對較低，對工作效率以及工作質量提升產生影響。為有效解決這一問題，需要在檔案管理創新中構建管理系統與獨立平臺，實現檔案信息內容的共享。平臺使用者可以在平臺或者系統當中，在最短時間內搜索到相應信息。所以，相關檔案管理部門需要給出解決措施，各個工作人員之間需要做好工作銜接，加強交流與溝通。明確自身權利與責任，將檔案工作放在首位，提升檔案資源利用率，為其他相關工作的順利展開提供前提保障。與此同時，各部門以及工作人員在檔案信息資料上傳時，需要做好詳細標注。保證檔案信息可以及時歸檔，納入到相應分類中，為使用者檔案信息的使用提供便利。

3.3創新管理理念

在信息時代的影響下，要想促進檔案管理工作的開展，首先，要對檔案管理理念進行創新，重點培養管理人員，要求管理人員以自身進行創新，促進檔案管理工作的開展。其次，要求檔案管理人員要對檔案管理工作高度重視，能夠明確自身的工作內容與職責，利用信息技術對檔案管理模式進行優化。最后，在對管理人員進行招聘時，主要以年輕的人員為主，年輕人對信息網絡的了解，對管理理念的掌握，起點比較高，更加有利于日后的培養工作。因此，在信息時代的影響下，需要促進檔案管理工作的開展，對管理理念進行不斷的創新。

3.4提高檔案資料的保密性

信息化的檔案管理引進了計算機技術，在很大程度上提升了檔案管理的工作效率。但由于計算機技術為虛擬空間，對于安全問題沒有保障，因此增加了檔案管理的工作風險，同時存儲檔案資源所用都是硬件和軟件，如果發生意外就有可能造成資料丟失。因此，各個事業部門一定要加強檔案管理，增強檔案的保密性，避免在使用信息化技術時出現意外，同時要做好應急預案，一旦發生意外，把風險降到最低，也可以使用備份的方式，保證檔案資料的安全。

3.5創新服務平臺

檔案管理工作在各個領域的發展中都存在著自身的價值，在信息時代的發展中，要與信息技術相結合，能夠為檔案管理工作創建服務平臺，以往的網絡平臺所提供的服務受到了限制，但是在現代化的信息技術發展中對服務平臺進行創新，更加有利于檔案管理工作的開展，能夠對信息資源進行整合，統一化地進行管理。通過對服務平臺進行不斷的創新，更加有利于對檔案信息資源的獲取，可以根據發展的需求結合檔案信息，設計科學合理的方案，提高整體的工作效率。

結語

總而言之，新時期的檔案管理過程中，能否科學運用現代的信息技術對檔案管理具有重要的意義。針對現階段存在的問題，企業還要做到具體問題具體分析，積極引進先進的信息技術，更新企業計算機設備，培養與時俱進的信息化人才，建立科學的檔案管理體系，同時能夠轉變人員的思想觀念，了解檔案存儲的意義，體現出檔案資料存在的價值，能夠讓檔案資料更好地服務于社會，通過以上措施，將有效改變企業檔案管理現狀，促進企業在新時期良性發展。

參考文獻：

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