高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理新思路

寇東琳

摘要：本文主要以高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理新思路為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，以當(dāng)下高校圖書檔案信息工作管理實(shí)際情況為依據(jù)，首先，分析高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理產(chǎn)生的背景;其次，介紹高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理現(xiàn)狀;最后，從創(chuàng)建圖書館檔案信息目錄資源庫、搭建圖書館信息檔案全文資源庫、強(qiáng)化數(shù)據(jù)檔案數(shù)字化管理、組建專業(yè)化的檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)幾個(gè)方面深入說明并探討高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理全新思路，進(jìn)一步強(qiáng)化高校圖書館檔案數(shù)字化管理的工作效果和質(zhì)量，旨意在為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：高校;圖書館;檔案信息;數(shù)字化管理;有效思路

如今，高校作為人才培養(yǎng)的集中基地，科學(xué)技術(shù)研究以及學(xué)術(shù)研究的重點(diǎn)場(chǎng)所，特別是在注重科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的環(huán)境中，諸多高校在教學(xué)科研和多項(xiàng)活動(dòng)的舉辦進(jìn)程中保留了大量的文字、圖表以及聲像信息數(shù)據(jù)，怎樣科學(xué)規(guī)范的管理高校圖書館檔案信息成為眾多管理者關(guān)注的話題。數(shù)字化的管理思想作為一種新型思路，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行針對(duì)性的處理和加工，所以將其作用在高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理工作上具有重要的價(jià)值，以下為筆者給予的相關(guān)分析與建議。

一、高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理產(chǎn)生的背景

1.有助于彰顯高校檔案的效用

數(shù)字化檔案管理思想的形成可以巧妙的完成信息數(shù)據(jù)利用一體化，檔案成為歷史重現(xiàn)本質(zhì)面貌的最初文獻(xiàn)，可以作為科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新和研發(fā)的參考依據(jù)。全方位的展現(xiàn)高校檔案信息數(shù)據(jù)存在的效用，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)處理效果最大化，保證信息實(shí)效性共享。基于經(jīng)濟(jì)視角，數(shù)字化檔案管理可以增強(qiáng)高校以及企業(yè)之間的關(guān)聯(lián)，科學(xué)研究項(xiàng)目能夠借助互聯(lián)網(wǎng)這一個(gè)平臺(tái)互動(dòng)某些企業(yè)，盡早彰顯數(shù)據(jù)信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。基于社會(huì)視角，部分便民成果可以與社會(huì)服務(wù)進(jìn)行結(jié)合，改善大眾工作和生活的質(zhì)量。

2.有助于減小信息管理成本

對(duì)于檔案信息數(shù)量在不斷增加的情形下，以往的檔案管理加工方式主要是圍繞辦公人員數(shù)量以及費(fèi)用的擴(kuò)展進(jìn)行展開，這樣會(huì)出現(xiàn)信息管理成本的上漲的結(jié)果。以數(shù)字化檔案管理思想為方式，一方面，可以節(jié)省諸多的信息管理費(fèi)用，節(jié)約占地實(shí)際空間;另一方面，在本質(zhì)上以免出現(xiàn)檔案信息篡改行為，確保數(shù)據(jù)文件足夠準(zhǔn)確和真實(shí)。查閱過程中可以相對(duì)便捷和迅速，進(jìn)一步防止產(chǎn)生重復(fù)印刷信息資料引起的紙張和數(shù)據(jù)信息清晰度失效的幾率，更好的適應(yīng)現(xiàn)在時(shí)代科學(xué)發(fā)展的理念。

3.有助于提升高校辦公質(zhì)量

高校檔案信息的數(shù)字化能夠保證資料可以及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，展現(xiàn)出檔案信息管理的實(shí)效性。信息數(shù)據(jù)的高速度傳遞和使用能夠科學(xué)地規(guī)范檔案信息涉及的準(zhǔn)確術(shù)語。處于信息溝通共享環(huán)境，若出現(xiàn)信息資料的錯(cuò)誤在很大程度上會(huì)在第一時(shí)間內(nèi)被工作者發(fā)現(xiàn)并且加以修正，體現(xiàn)文件信息的嚴(yán)謹(jǐn)性。特別是科學(xué)研究中，小數(shù)點(diǎn)的差錯(cuò)十分常見，但是產(chǎn)生的結(jié)果比較嚴(yán)重，大眾的監(jiān)督職能可以在此刻彰顯價(jià)值。之后對(duì)于檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理過程中，檔案信息檢索的時(shí)間會(huì)有所減少，手工類型的檔案數(shù)據(jù)檢索需要較長的時(shí)間，信息數(shù)據(jù)不夠明確的前提下，信息查閱難度有所增強(qiáng)，進(jìn)而延長數(shù)據(jù)材料查找時(shí)間，檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理，能夠高效的借助字段加以查找，較大程度上減少檔案查找具體時(shí)間，獲取的檔案信息也會(huì)相對(duì)全面一些。最后，檔案信息的數(shù)字化管理，可以促使檔案信息穩(wěn)定的銜接最新科學(xué)技術(shù)，賦予檔案信息庫轉(zhuǎn)變成信息控制中心。

二、高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.缺少檔案數(shù)字化管理意識(shí)

高校信息數(shù)據(jù)管理的發(fā)展以及管理工作應(yīng)該具有規(guī)范性，管理者以及教職工自身的檔案意識(shí)需要強(qiáng)化，針對(duì)缺少檔案信息管理的數(shù)字化意識(shí)現(xiàn)象，即便一些高校設(shè)置針對(duì)性的機(jī)構(gòu)，制定多種類型的檔案機(jī)制，因?yàn)樨瀼亓Χ炔蛔悖覕?shù)字檔案管理單位的建立需要不間斷的完成嘗試和實(shí)驗(yàn)工作，所以此項(xiàng)工作不僅需要管理階層的大力支撐，還需要對(duì)信息管理進(jìn)行大力宣傳。確定檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理的重要性，加強(qiáng)高校教職工的檔案管理意識(shí)，保證其具有強(qiáng)烈的責(zé)任感以及主人翁意識(shí)，全面參與到檔案信息管理數(shù)字化工作，促使檔案資料科學(xué)的利用。

2.檔案信息數(shù)字化管理的需求

基礎(chǔ)類型工作存在的標(biāo)準(zhǔn)性成為檔案數(shù)據(jù)管理數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及機(jī)制化建設(shè)需求進(jìn)一步強(qiáng)化。數(shù)字化管理思想針對(duì)以往的檔案管理模式創(chuàng)新至關(guān)重要，在過渡以往檔案管理和數(shù)字化信息管理的進(jìn)程中，應(yīng)該按照檔案格式的轉(zhuǎn)變以及記錄數(shù)據(jù)篩選工作，結(jié)合社會(huì)的需求，把提供的信息處理成有序的標(biāo)準(zhǔn)化信息，完成檔案源本和電子檔案的實(shí)效性記錄，同時(shí)模擬圖書館保存書籍體系加以分類儲(chǔ)存信息，便于規(guī)范性的歸類以及輸出，保證社會(huì)服務(wù)的執(zhí)行。

3.檔案信息管理者的專業(yè)技能

優(yōu)秀的檔案信息管理者不僅僅要具備專業(yè)化知識(shí)，還應(yīng)該具備相對(duì)豐富的經(jīng)驗(yàn)，信息化社會(huì)環(huán)境下，數(shù)據(jù)檔案涉及的記錄手段以及媒介形態(tài)朝向多元化角度發(fā)展，信息化建設(shè)應(yīng)該滿足業(yè)務(wù)專項(xiàng)管理和網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化對(duì)人才的需求。高校數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化管理模式，應(yīng)該朝向檔案管理者專業(yè)化方向努力，促使管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行健康的發(fā)展。與此同時(shí)，高校檔案管理者要基于終身學(xué)習(xí)的理念自主進(jìn)行教育，利用信息壓縮技術(shù)以及數(shù)據(jù)保存技術(shù)和檢索等技術(shù)，熟練的處理和加工高校檔案信息。

4.檔案信息數(shù)字化管理的技術(shù)支撐

針對(duì)高校檔案信息的安全類型保護(hù)，相應(yīng)的資料應(yīng)該具備嚴(yán)謹(jǐn)性，可以結(jié)合文件基本性質(zhì)，設(shè)計(jì)公開使用范圍，給檔案信息安全管理工作提供保障。網(wǎng)絡(luò)作為一種雙刃劍，不受制約性促使更多的人在享受服務(wù)的過程中引起“病毒”“黑客”的產(chǎn)生，所以高校信息檔案管理者要按照技術(shù)操作的安全性視角，制定科學(xué)的計(jì)劃，包括創(chuàng)建獨(dú)自的訪客查詢體系，將其和公安機(jī)制進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)處理，依托實(shí)名和密碼訪問機(jī)制，針對(duì)惡意入侵行為，進(jìn)行反擊處理和保護(hù)。之后便是檔案信息的共享化處理，此項(xiàng)工作不只是依據(jù)信息管理者道德思想素養(yǎng)，現(xiàn)階段的軟件自我檢測(cè)體系中，惡意的侵入現(xiàn)象比較嚴(yán)峻，所以信息管理還要依據(jù)專業(yè)化的技能軟件，有效管理檔案信息。

三、高校圖書館檔案信息數(shù)字化管理全新思路

1.創(chuàng)建圖書館檔案信息目錄資源庫。創(chuàng)建圖書館檔案目錄成為圖書館檔案管理的關(guān)鍵，也作為圖書館檔案數(shù)字化管理工作開展的前提，圖書館檔案信息目錄可以促使檢索性能具備較強(qiáng)的階段性和條理性，目錄資源庫將一切的檔案數(shù)據(jù)加工在巨大的保存平臺(tái)中，在多種網(wǎng)絡(luò)的傳遞現(xiàn)象下，給客戶提供便捷的信息查詢手段，提高圖書館檔案信息管理工作的質(zhì)量。除此之外，高校管理者在創(chuàng)建檔案信息目錄資源庫的過程中，要依據(jù)實(shí)際工作特征加以明確，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的信息檢索機(jī)制框架，同時(shí)將其內(nèi)化成行政管理信息和業(yè)務(wù)工作信息以及財(cái)務(wù)信息、人事信息等等，科學(xué)地對(duì)信息加以存檔和查詢。最后，圖書館檔案信息的多層級(jí)管理，可以在一定程度上發(fā)揮圖書館信息科學(xué)化管理價(jià)值。

2.搭建圖書館信息檔案全文資源庫。對(duì)于高校檔案信息數(shù)字化目錄管理，應(yīng)該健全每一條目錄的具體化內(nèi)容，形成檔案全文資源庫。結(jié)合檔案數(shù)字化的基本概念，全文數(shù)據(jù)庫的搭建也就是把原有的文化數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理。對(duì)于圖書館檔案全文數(shù)據(jù)庫的有效建設(shè)，要時(shí)刻圍繞圖書館實(shí)際情況和已經(jīng)建設(shè)的圖書檔案目錄按照層次化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，賦予全文資源庫更有結(jié)構(gòu)性。另外，針對(duì)使用率比較高且關(guān)注程度高的高校檔案信息，要對(duì)重點(diǎn)處理和加工，搭建特殊圖書館檔案資源庫，保證圖書館檔案信息管理工作的科學(xué)性。

3.強(qiáng)化數(shù)據(jù)檔案數(shù)字化管理。高校圖書館的數(shù)據(jù)信息數(shù)字化管理，最終目標(biāo)是增大檔案資料的利用率，保證師生可以進(jìn)行圖書館信息文獻(xiàn)的查閱。在圖書館檔案數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該重點(diǎn)思考資源利用性的提升，怎樣規(guī)范的管理檔案信息數(shù)據(jù)。所以圖書館管理者能夠在官網(wǎng)頁面上設(shè)置相應(yīng)的“圖書館檔案”專欄，把圖書館檔案數(shù)據(jù)公開化處理，因?yàn)閿?shù)字化管理開放性要涉及安全性，所以應(yīng)該按照安全性設(shè)置數(shù)字化管理體系，以免檔案信息被篡改以及刪除。

4.組建專業(yè)化的檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)。高校對(duì)于開展檔案信息管理工作，要重點(diǎn)選取具備高學(xué)歷和豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人才。針對(duì)現(xiàn)有的檔案信息管理工作者，應(yīng)該按照?qǐng)D書館檔案的具體情況，加以必要的培訓(xùn)和教育。并且檔案數(shù)據(jù)管理工作者要全面了解工作內(nèi)容，積極參與培訓(xùn)工作，熟練的掌握數(shù)字化處理專業(yè)技能，提升檔案管理的水平。與此同時(shí)更新現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)思維，意識(shí)到數(shù)據(jù)管理的重要性，時(shí)刻保持檔案數(shù)字化管理的嚴(yán)肅性，滿足時(shí)代對(duì)自身發(fā)展的需求，強(qiáng)化檔案信息管理的歸檔和存檔工作。由此在管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)之下，完成數(shù)據(jù)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)。

四、結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于高校圖書館的檔案管理工作，數(shù)字化理念的執(zhí)行具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值，管理者應(yīng)該樹立與時(shí)俱進(jìn)思想觀念，按照檔案信息具體內(nèi)容，規(guī)范性對(duì)其分類和加工，創(chuàng)建數(shù)字化管理模式結(jié)構(gòu)體系，采取科學(xué)的手段，全面彰顯數(shù)字化管理檔案的效用，給師生提供便捷的查閱資源的服務(wù)，推動(dòng)高校圖書館的建設(shè)進(jìn)程。

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