關于加強電子檔案管理的分析與思考

于萍

摘要：隨著當前社會科學技術的不斷發展，檔案管理工作由單一的模式轉變成為了信息化、自動化的管理方式。隨著事業單位電子檔案管理工作的不斷深入擴大，事業單位檔案管理形成了一種規模性的管理方式，想要保證電子檔案的穩定與安全，就必須要強化電子檔案的管理模式。電子檔案是傳播知識的渠道，本文通過對當前電子檔案管理工作中的所存在的問題進行深入研究，探索如何加強電子檔案的管理策略，為以后電子檔案管理提供有價值的參考與借鑒。

關鍵詞：電子檔案 事業單位 管理措施

引言

相對于傳統的檔案管理方式，電子檔案管理是一項難度較大的工作，其主要是由于多數的電子文件還處于傳統模式下，會被誤認為電子文件文不是檔案管理，電子文件對于就計算機的軟件系統具有依賴性，其必須在計算機的基礎上進行對檔案的整理。當前，推動電子檔案歸檔工作刻不容緩，要從事業單位的角度出發，以大局為重，順應其自然發展規律，促進電子文件歸檔自動化、信息化的工作內容，建立合理的規章管理制度。

一、電子檔案的特點

（一）操作簡單，方便管理

傳統的檔案管理模式是文件管理方法的運用，能夠使檔案管理人員、業務人員以及處理人員共享整個信息管理系統，當電子文件形成時，能夠及時的對其進行儲存，以及歸檔。相關部門可以對存檔的檔案進行處理，對其進行分類，也能夠將平常工作中產生的文件信息進行直接傳輸，檔案管理部門依據要求進行及時的電子文件信息下載，從而轉化為電子檔案。

（二）信息能夠共享，便于查詢

使用者要借閱紙質檔案，必需要通過檔案室辦理相關的檔案辦理手續，借閱后需要進行檔案復制還要辦理相關的檔案復制審批手續。而電子檔案的信息數據庫是檔案部門與業務部門共享的，使用者可以辦公電腦進行網上檔案信息查找，并能夠更方便快捷的進行檔案復制，從檔案的使用層面來說，電子檔案存儲到計算機之后，能夠不受到時間以及空間的限制，進行檔案查詢。信息檢索功能使電子檔案變得更加準確、快捷、方便。

（三）具有虛擬性與依賴性

電子檔案文件的形式以“1”和“0”作為記錄，其必須經過計算機以及其他的應用軟件進行處理后，才能夠被使用者進行閱讀。所以，電子檔案離不開計算機的軟件系統，不能夠獨立的存在。此外，計算機屏幕呈現的文件格式，都是經過計算機后臺程序進行加工處理之后才展示在人們面前，一種相同的電子文件能夠擁有不同類型的格式，簡單來說，其是一種虛擬性的文件。

（四）具有不穩定性

電子文件檔案的不穩定性主要有以下三方面：其一，電子檔案所依賴的系統不具有穩定性，當前，計算機的軟件系統發展速度飛快，會對電子檔案的存儲造成結構造成不兼容數據轉化失控的情況其二，電子檔案的載體不具有穩定性，計算機的光盤等材料壽命較短，不能夠長久的使用與保存。其三，電子檔案具有多變性，其數據的真實性比不上紙質檔案，有極大的可能會被修改、丟失等情況發生率較大。

二、事業單位電子檔案管理所存在的問題

（一）電子檔案對軟件的依賴問題

當前事業單位進行電子檔案管理工作較多，其中存在許多的問題，在一定程度上影響了檔案管理工作的質量與效率。電子檔案對計算機軟件系統具有依賴性，脫離了電子設備之后，就不能夠制作電子檔案，也無法使用電子檔案。此外，電子檔案需要在特定的程序軟件上進行操作，其制作的質量與操作方法都來源于軟件系統的情況。當計算機與應用軟件系統不兼容的情況下，就會發生檔案交換失敗等問題。

（二）電子檔案在管理中的方式問題

檔子檔案的管理要順應其自然發展規律，更要嚴格遵守相關的規定。在檔案管理人員的管理上，多數的事業單位都缺少有素質的專業的復合型人才。進行檔案管理工作，需要管理人員自身具有較高的素質，較強的工作能力以及寬闊的事業。總體來說，管理人員具有高素質的職業道德和業務辦理能力，可以更好的了解行業知識。當前事業單位的管理人員缺少職業道德素質以及專業能力，事業單位也沒有制定一套完善的管理制度，造成了檔案管理人員缺少工作人情，沒有積極性高。

（三）電子檔案在網絡環境中的安全問題

在當前網絡信息快速發展的情況下，電子檔案的使用存在著許多的問題，電子檔案信息的安全受到人們的廣泛關注。電子檔案信息不安全主要表現在兩個方面，一方面是人為因素，不法分子對電子檔案的信息進行竊取，篡改、非法訪問等行為，對電子檔案的信息安全造成了極大的威脅。另一方面，網絡自身因素，當前，計算機系統的保護功能還不夠完善，在技術的層面上來說，網絡自身的結構也存在著一定的安全問題，這就給不法分子有機可乘。計算機系統的開放性具有極大的風險與危險，是計算機網絡系統最大的安全問題與漏洞。

三、電子檔案管理措施

（一）電子檔案應當采用與自身相符的方式

電子檔案與紙質檔案相比，并不具有紙質檔案的直觀性，其是一種虛擬性的文件存儲方式，能夠有效的利用技術設備，一旦離開了軟件設備就無法進行操作。所以，電子檔案必須要有良好的保管方式，采取再生性的保護方式，拷貝或轉換等，延續載體的使用壽命。另外，軟件系統的配置能夠直接影響電子檔案的質量。所以，必需要采用先進的電子檔案軟件技術，實現系統的兼容性與通用性，研究適合于電子檔案的保管方式。對于事業單位來說，可以采用統一的制定規定以及所用的軟件操作系統，對于重要的材料必要進行登記處理。這樣能夠減少不必要的損失，還能夠保證電子檔案的安全。

（二）加強對電子檔案工作的管理工作

要加強對事業單位檔案管理人員的專業素質教育，不斷提高其應用信息技術專業能力，使其能夠成為管理、研究、操作為一體的綜合型人才。事業單位需要樹立新的育人理念，提升對檔案管理人員的培養重視度，制定出有效的、合理的、符合單位實際情況的檔案管理人員體系，為檔案管理人員制定職業工作給規劃以及晉升方式，由此激發管理人員對檔案管理工作的熱情。另外，事業單位還需要強化對人才的培養方式，通過開展業務培訓、學習進修等活動，不斷促進管理人員的綜合素質，為其提供有質量的學習方式，開拓人才引進方式。

（三）在網絡環境下采取有效的安全策略

在當前的網絡環境下，電子檔案信息的安全防范措施是要有：訪問限制，通過對網絡的訪問限制，嚴格管理用戶所訪問的內容，并限制用戶對其進行操作.還能夠更好的防止不法分子對電子檔案進行盜取。信息加密，保證私密的電子檔案不進行公開，其能夠作為保護笛子檔案的首要措施。數字簽名，保證電子檔案信息數據的真實性，防止被非法篡改或假造，使用者或者管理者可以在計算機屏幕上進行手寫簽名，能夠更好的保護電子檔案的安全。

四、結語

相對于傳統的紙質檔案，電子檔案在使用上，更加方便，快捷，優勢較多能夠提高檔案的利用率與工作質量。開展電子檔案管理工作，通過網絡軟件系統能夠及時的對檔案進行存儲、傳輸，更加精準的快速的完成工作，最終到達資源共享的目的。

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