分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

王冬

摘要：在社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)逐漸到各個(gè)領(lǐng)域之中。近年來隨著人們對檔案管理工作的重視程度愈加增強(qiáng)，利用數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為其今后發(fā)展的必然趨勢。基于此，本文主要針對數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性進(jìn)行分析，從數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的問題及優(yōu)化措施這兩個(gè)方面來反映其重要性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 信息化建設(shè) 重要性

引言

隨著人們對檔案管理工作的重視程度逐漸加強(qiáng)，我國檔案工作的水平得到了大幅的進(jìn)步，尤其是檔案管理工作與信息化技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，更是在很大程度上提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。而在檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程中，數(shù)字檔案發(fā)揮著十分重要的作用。因此，相關(guān)人員有必要充分認(rèn)識到數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮的重要作用，并深入挖掘數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的問題，采取有效的策略對其進(jìn)行解決和優(yōu)化，從而確保數(shù)字檔案能夠充分發(fā)揮出其所具備的價(jià)值意義。

1.數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要意義

1.1檔案信息化建設(shè)的重要作用

傳統(tǒng)的檔案管理方式較為封閉，難免存在一定的局限性。而檔案信息化建設(shè)則能打破這種傳統(tǒng)的管理模式，使檔案管理工作向著開放性的方向發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理僅有的信息保管和利用職能，使其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑹占头?wù)職能，從而有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理化配置。針對企業(yè)而言，檔案是企業(yè)進(jìn)行決策的關(guān)鍵依據(jù)，其與決策的正確性有著緊密的關(guān)聯(lián)。由此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)不僅能夠確保檔案的長期有效，還可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的資源共享，具有十分重要的價(jià)值作用。

1.2提高檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式，包括檔案的收集、整理以及檔案的派發(fā)都是由檔案管理人員手工完成。但是隨著信息量的不斷增長，檔案管理工作的復(fù)雜性和難度都在逐漸提高，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能充分滿足工作需求。而數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，進(jìn)一步提高檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和自動化程度，大大降低了檔案管理工作的難度，改變了的以往繁瑣的管理操作，僅需一次錄入就能夠進(jìn)行多次使用，并且使檔案的查詢和檢索工作變得更加簡便，在極大程度上提高了檔案管理的工作效率。

2.數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中并未全面實(shí)現(xiàn)資源共享

常規(guī)來講，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)的實(shí)際工作過程中，時(shí)常會因?yàn)橄到y(tǒng)間的有效溝通較少，導(dǎo)致檔案信息的交流過程存在一定的困難，造成檔案的橫向聯(lián)系出現(xiàn)堵塞的情況，從而使檔案管理工作無法全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。針對這一問題而言，應(yīng)當(dāng)盡可能加強(qiáng)檔案間的橫向交流，積極吸取多方意見，完善數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中所涉及到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)而逐漸構(gòu)建一個(gè)健全的數(shù)字化信息系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)全面的檔案信息資源共享。

2.2檔案管理人員對數(shù)字檔案的重視不足

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種各樣的信息化建設(shè)只是在其自身的領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮著各自的功能，人們并未對數(shù)字檔案管理的未來發(fā)展趨勢進(jìn)行綜合性的考慮，缺乏對數(shù)字檔案的重視。致使數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的發(fā)展并沒有一個(gè)準(zhǔn)確的方向，始終在盲目前行。但是在當(dāng)前時(shí)代的大環(huán)境下，數(shù)字檔案必然是檔案管理發(fā)展的主流趨勢。但是因檔案管理人員對數(shù)字檔案的重視程度不足，不但沒能使數(shù)字檔案發(fā)揮出實(shí)際作用，更是在一定程度上降低了檔案管理工作的效率。

2.3數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的規(guī)范性較差

規(guī)范性較差同樣是數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題之一。在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)中，數(shù)字檔案并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理人員在面對問題時(shí)都是采用邊發(fā)現(xiàn)邊解決的方式，缺少數(shù)字檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)計(jì)劃。此外，因規(guī)范性不足，導(dǎo)致數(shù)字檔案在管理過程中使用的格式及數(shù)據(jù)存有差異，在很大程度上影響了檔案信息的傳輸質(zhì)量和效率。

3.解決問題的有效方法

3.1改善資源共享模式

數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中如果沒有實(shí)現(xiàn)全面的資源共享，必然會影響數(shù)字檔案的優(yōu)勢發(fā)揮。因此，檔案管理人員有必要改善數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的資源共享模式，促進(jìn)數(shù)字檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使檔案信息能夠真正做到全民化的資源共享。同時(shí)在這一過程中，要加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的安全監(jiān)管工作，以保證檔案信息的安全。

3.2提高數(shù)字檔案的管理效率

檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要作用，依照社會或企業(yè)的實(shí)際需求情況，對檔案管理的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案管理方式，從而有效提高數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的管理效率。同時(shí)，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)軟件操作及專業(yè)知識的培訓(xùn)教育工作，盡可能提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)，進(jìn)一步提高的數(shù)字檔案的管理效率。

3.3構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為了確保數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中可以充分發(fā)揮其自身的功用，檔案管理部門有必要依照相關(guān)的規(guī)章制度，并結(jié)合數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)際情況對數(shù)字檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行合理構(gòu)建。從而將這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為數(shù)字檔案管理的約束機(jī)制，有效提高檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)的水平。

4.結(jié)語

綜上所述，在檔案管理的發(fā)展進(jìn)程中，信息化管理是其必然的發(fā)展趨勢，而在檔案的信息化建設(shè)中，數(shù)字檔案的應(yīng)用起到了積極的促進(jìn)作用。但是，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中，必然會存在某些問題，對檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率造成不良的影響。由此，相關(guān)檔案管理人員必須真正認(rèn)識到數(shù)字檔案的重要作用，并對數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行深入探究，從而找到合理有效的措施切實(shí)解決問題，以提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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