關于高校檔案管理現代化建設

魯娜

摘要：高校的檔案管理建設對于高校的發展來說具有至關重要的作用，而傳統的高校檔案管理模式較為封閉，不能夠滿足人們對檔案信息的需求，所以高校檔案管理必須走現代化建設道路，本文就從高校檔案信息的數字化，高校檔案工作的網絡化，高校檔案人員素質的全面化，高校檔案管理模式的現代化這4個方面進行入手，闡述了如何做到高校檔案管理的現代化。

關鍵詞：高校;檔案管理;現代化建設

一、高校檔案信息的數字化

眾所周知，檔案可以分為兩部分，一是信息，二是存儲這些信息的載體。在過去，信息與載體是密不可分的，要存儲信息，必須有存儲信息的載體。而檔案信息數字化以后，這種現象就有所改變。從古至今，存儲信息的載體在不斷的發生著變化，歷史上曾出現過甲骨，金石，竹簡等。而現如今，存儲信息的載體，主要為紙張，所以高校的檔案，大多為紙質檔案，檔案的各種目錄都需要人為的抄寫。檔案管理人員任務繁重，工作量大。并且紙質檔案不易保存，易損壞，檔案查找也相當困難[1]。

現如今出現的數字化檔案，就很好的避免了紙質檔案的諸多問題。數字化檔案實現了信息與載體的分離。檔案管理人員的工作量明顯減少，這在很大程度上節省了人力，物力，財力。數字化檔案相比于紙質檔案而言更加容易保存，數字化檔案不像紙質檔案那樣需要人為的抄寫。它可以進行任意復制，并且不需要占據太大的空間。與紙質檔案相比而言，可以說是非常安全。通常情況下，數字化檔案都會保存三份，其中有一份還會異地保存，這在很大程度上避免了檔案的丟失。對于一些歷史悠久，并且十分重要的檔案文獻，我們可以將這些檔案文獻進行數字化，數字化后的檔案文獻可以供大家查閱參考，這在很大程度上避免了對原文獻的損壞，可以使原來的紙質文獻得到更好的保存。這對解決珍貴文獻難以保存和利用問題有很大幫助。數字化后的檔案信息，不像紙質文獻那樣，需要在庫房內按順序排列，而是以數據庫的形式組織，存放，這在一定程度上節省了存儲空間[2]。檔案管理人員可以通過軟件對需要的檔案信息進行查閱和復制，只要數字化檔案庫中所需的信息存在，就可以查找到。

要實現高校檔案信息的數字化，我們可以通過如下幾種方法。第一是將紙質檔案通過在計算機中輸入，使紙質信息轉化為數字信息，也可將圖片，圖紙，照片通過掃描存儲到計算機內，并對這些信息進行管理。第二是直接搜集電子檔案信息，隨著現代網絡化的普及，高校內部各個部門都會有大量的電子文件，通過網絡，各部門可以直接將電子文件發送到檔案管理中心，這些電子文件就成為高

校檔案信息資源數字化建設的一項重要內容。第三是根據不同的檔案信息設置專題數據庫。不管是將紙質信息錄入計算機，還是直接搜集電子檔案信息，對于這些信息都需要進行進一步的分類和管理，將數字化的檔案信息有序的存儲到不同的專題數據庫，這對檔案信息的查找有很大的幫助。

二、高校檔案工作的網絡化

檔案館的修建面積和檔案館的收藏量，一直以來都是評價檔案館水準的重要指標。許多高校的檔案館都出現以收藏檔案為重要工作，而很少利用檔案，這就是所謂的“重藏輕用”的現象。在傳統檔案管理模式下，人們查閱檔案需要很繁瑣的步驟，這也導致了很多高校的檔案多年沒有人查閱，成為了所謂的死檔案。檔案已經失去了它原先的價值。高校收集檔案的初心是為了供大家查閱信息，實現資源共享，而傳統的檔案管理模式并沒有達到這種要求[3]。

現如今， 信息技術得到了快速的發展，檔案服務也順應信息技術發展的趨勢得到了提升。通過利用信息技術，使我們更大程度上可以開發檔案信息資源。將數字化檔案存儲到數據庫中，可以讓世界上任何角落， 任何人通過網絡中任何一點、任一終端即可查閱到自己需要的檔案信息， 從而實現了真正意義上的資源共享。各個高校的檔案館可以借鑒數字圖書館的建設經驗，將網絡充分融入到檔案信息的管理當中，這在很大程度上提升了檔案信息的利用率，使檔案信息真正成為人們可以查閱的，有利于人的共享資源。從而滿足人們對現代信息資源利用的真正需求。

網絡化的檔案信息不僅可以供大家查閱，還可以直接進行收集，和整理。在高校中，每位老師和學生都有自己的一個賬戶，他們成為了網絡化的檔案信息的提供者，這在一定程度上豐富了高校的檔案信息。老師和學生可以通過賬號和密碼進入自己的賬戶，對自己的情況進行反應和更改。學生的入學、畢業及學業情況， 教職工的進入、退休、調動及教學科研情況等，都能得到及時準確的反映。這些信息通過高校檔案管理人員的審核后，可以進入高校的檔案，這也在一定程度上加快了高校檔案信息的更新速度。

三、高校檔案人員素質的全面化

人員素質是高校檔案管理的關鍵因素，它甚至直接影響著高校檔案管理效率。通常情況下，高校檔案管理人員的文化程度普遍不是很高，他們的專業素質都還有待提高，并且對檔案管理的知識結構框架還需完善，所以要實現高校檔案管理現代化建設，檔案管理人員素質的全面化是勢在必行的。

要提高檔案管理人員的素質，首先要從準入與淘汰機制入手。多年來，檔案管理人員多為教師家屬或學校冗余人員，學校領導沒有正確認識檔案管理人員的重要性，所以導致檔案管理人員的素質普遍不高，也直接導致學校檔案信息服務水平低，檔案工作的作用得不到強有力的體現， 使之進入邊緣化的惡性循環。一個合格的檔案管理人員，不僅僅需要有扎實的知識儲備，而且需要有高度的敬業精神，并且具有較強的檔案查詢能力以及計算機應用能力。為了提高檔案管理人員的整體素質，高校需要對檔案管理人員進行能力評估，實行優勝劣汰 。

其次，要對檔案管理人員進行專業培訓。隨著時代的進步，信息化技術也得到了快速的發展，為滿足高校檔案信息的數字化以及檔案工作的網絡化，高校需要對檔案管理人員進行專業的培訓。其內容主要包括：計算機應用知識，檔案管理規章制度，信息數字化處理技術，檔案管理方法等等。其目的是為了快速實現高校檔案管理的現代化建設，達到現代化管理的要求。

四、高校檔案管理模式的現代化

實現高校檔案管理模式的現代化，是檔案信息有序流通的重要保證。只有建立統一的檔案管理模式，才能使檔案信息在查找，上傳等方面更加高效。建立數字檔案資源在標識、描述存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面的統一標準， 以及檔案收集、整理、歸檔上網和檔案系統建設等各個環節的統一規范。這為高校檔案信息的相互交流，資源共享提供了有利條件[4]。實現高校檔案管理模式的現代化，就要建立統一的信息化標準，只有這樣才能真正實現信息的相互交流與共享，能在很大程度上節省人力，物力，財力，也才能夠提升高校檔案管理水平。

要實現高校檔案管理模式的現代化，首先要對高校檔案館進行規模評定，根據不同的規模，提供不同的軟硬件支持。在全國高校檔案建設規劃的指導和協調基礎上，各高校應該結合自身的特點和需要，合理選擇相應的建設標準，建立現代化檔案信息系統， 避免盲目的低水平重復建設。其次，建立數字檔案資源在標識，查詢，管理等各個方面的統一標準，以及檔案收集，整理，歸納等各個環節的統一規范。使高校檔案信息能夠真正做到安全保密，資源共享。

簡而言之，檔案信息的有效開發和利用在促進教育、科學研究和學校管理方面具有非常重要的作用。提高檔案館的服務能力，有賴于現代技術裝備的配置，掌握現代信息技術人才隊伍的建設和科學規范管理的現代化。只有做好這三個方面的工作，才能把信息化建設成為現代檔案信息管理體系的核心

參考文獻：

[1]丁士華.新時期高校檔案專業隊伍建設的研究[ J] .檔案天地，2004，（6）.

[2]全面推進檔案信息化建設[ C] .國家檔案局中央檔案館， 2002-11-25.

[3]高潁.試論高校檔案信息資源數字化的建設[ J] .煤炭高等教育，2005，（5）.

[4]金銀海.淺談高校檔案信息化的建設[ J] .延邊大學學報（社科版）， 2004，（3）