科研單位的科研檔案管理工作探析

張浩

摘 要：在我國現代科研管理中，科研檔案是其中的重要內容，對科研工作的開展有著重要的影響。本文先對科研檔案的特點進行分析，然后對科研單位的科研檔案管理工作所存在的問題進行闡述，最后圍繞如何加強科研檔案的管理工作進行分析。

關鍵詞：科研單位 科研檔案 管理工作

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

前言

所謂科研檔案，指的是在科研活動過程中，科研單位通過各種形式記載下來的材料，這些信息、材料對于今后科研工作的開展有著重要的影響。隨著檔案法的頒布與實施，再加上科技的日漸進步與發展，為檔案信息的傳播提供了有利的條件。但是，在一些科研單位中，科研檔案的管理工作還存在著一定的問題，下文就科研檔案管理工作的開展進行簡要的討論。

一、科研檔案的主要特點

1.系統性

科研活動有著規律性的特征，它的開展是各環節相銜接的，所以形成的科研材料一般是具有系統聯系的文件組合。在科研檔案中，包括科研計劃、論證材料等，還包括課題成果的總結鑒定材料。

2.專業性

科研項目所包含的內容較為廣泛，例如有自然科學，也有人文科學。因此，科研材料的內容也包含了不同科學的內容，在這些材料中，包含了對各種物質的總結，還有對各種現象規律以及特點的總結，所以其科學性較強。而科研檔案是對這些規律、現象的準確反映，所以其專業性非常強[1]。

3.階段性

學科不同，那么所形成的科研檔案材料也會有所差異，但是這些檔案材料都會顯示出不同的階段特征。一般來說，都會經歷從準備、實驗、總結以及應用等幾個階段。因此，科研檔案的工作開展也具有階段性的特征。

二、科研檔案管理中所存在的主要問題

1.檔案管理不夠完整

科研檔案材料主要分為以下幾種：（1）成果性材料、（2）原始性材料、（3）過程性材料。當前，在一些科研單位的檔案管理中，對這幾種材料的重視程度有所差異。一般而言，許多科研單位對成果性材料都更加的重視，對過程性材料以及原始性材料有所忽視。另外，在科研檔案系統之中，對于成果性材料、鑒定性材料的涉及要更多，而對于一些具體的計算數據，或者是對原始材料記錄等涉及較少。這樣一來，就導致科研檔案管理的管理不夠完整。

2.檔案中技術性材料相對較少

科研檔案對于科研活動的開展有著重要的影響，而科研活動有著很強的技術性，因此科研檔案材料應當以技術性材料居多。如果科研檔案中缺乏技術性材料，那么就不利于科研人員解決相應的科研問題，不利于科技的創新[2]。事實上，科研檔案的技術性材料包含了科研人員的創新思想，將這些材料歸檔起來對于后期的科學研究具有積極的意義。但是，在一些科研單位中，科研檔案材料缺乏技術性材料，主要以一般性材料為主。

3.檔案材料的記錄不夠規范

當前，在一些科研單位中，科研檔案工作人員缺乏專業的檔案管理意識。在檔案管理過程中，對于檔案的書寫紙張缺乏統一的規格，另外在音頻文件的處理上也有所問題，導致音頻文件不夠清晰。科研檔案的準確與否、規范與否，是在其形成過程中決定的，其形成過程其實就是將科研文件轉化成科研檔案的過程。而這個過程中又受到科研人員的影響，他們專業能力的高低，工作態度的端正與否，都會影響科研檔案的完整性、規范性、專業性。

三、如何更好的開展科研檔案管理工作

1.建立一個完善的科學管理制度

科研檔案是對科研課題研究過程的反映，卻又不局限于某一項成果，不局限于某一項科研課題，它是課題與學科之間的綜合反映，所以科研檔案材料具有專業性、階段性等特點。而要想使科研檔案發揮其優勢，就需要建立一個科學的管理制度。因此，科研單位需要遵循國家所頒布的相關規定，如《科學技術檔案工作條例》，對條例中的“完整、系統以及安全”等要求做好歸檔，防止科研檔案出現零散在外的現象。為了實現這一點，科研單位需要將檔案工作與以下幾方面的工作的緊密的結合起來，（1）課題管理、（2）成果管理、（3）計劃管理等，在單位內部建立一個合理的歸檔程序，以保證檔案材料的完整性、準確性，從而實現檔案管理工作的規范化[3]。

2.提高科研人員的檔案管理意識

在科研檔案形成中，科研人員發揮著巨大的作用，他們檔案管理意識高低對檔案管理工作有著重要的影響。若他們的有著較強的檔案管理意識，那么就有助于科研單位檔案管理工作的科學化、規范化，反之，則會制約檔案管理工作的開展。因此，科研單位需要加強對科研人員的培訓與教育，使他們認識到檔案管理工作對于后期科研活動的意義，這樣他們就會端正工作態度，更重視檔案管理工作的開展。

除了要提高他們的檔案管理意識，還需要提高他們的專業素質，在單位內部建立一支科技知識技術較為豐富，創新意識較強的檔案管理隊伍。這樣一來，就有助于檔案管理的現代化發展，能夠推動科研單位檔案管理工作的進一步發展。

3.實現檔案管理的現代化

隨著社會的發展，科研檔案的數量也在逐漸增多，而社會各界對于科研檔案的需求也呈逐年遞增的情況。而傳統的檔案管理手段存在著一定的局限性，對于當前所出現的問題很難進行解決。故此，科研單位需要與時俱進，將現代信息技術應用到檔案管理之中。例如，建立專屬于本單位的檔案管理系統，對所收集的檔案信息進行歸檔，并設置相應的權限，以實現對檔案的保護。那么與傳統的紙質檔案管理方法相比，這種現代化的檔案管理系統能夠提升工作的效率，有助于檔案的信息共享。

結語

綜上，科研單位的科研檔案具有專業性、系統性以及階段性的特點，其檔案管理工作的好壞會影響后期科研工作的開展，更會影響科研單位的發展。當前，在一些科研單位中，檔案管理工作還存著一定的問題，這使得科研檔案不夠完整、規范。因此，科研單位要建立一個完善的科學管理制度，確保檔案管理工作有制可依;要加強對科研人員的培訓，提高科研人員的檔案管理意識;還需要將現代信息技術應用到檔案管理之中，實現檔案管理的現代化。

參考文獻

[1]習瀏.新時期農業科研單位檔案管理工作現狀、問題與對策——以湖北省農業科學院為例[J].湖北農業科學，2018，57（16）：105-108.

[2]郭有琴.農業科研單位檔案管理工作的幾點思考[J].發展，2018（06）：86.

[3]王楊，李林芝，張妍宇.對林業科研設計單位干部人事檔案管理工作的思考——以國家林業局昆明勘察設計院開展干部人事檔案專項審核工作為例[J].林業建設，2016（05）：32-34.