市檔案局加強檔案移交進館前業務指導工作的路徑探析

任維翠

摘 要：檔案移交管理，是社會信息管理的主要環節，它具有整體性、科學性等特征。基于此，本文以市檔案局檔案管理為例，著重對加強檔案移交進館前業務指導工作的路徑進行探究，以達到準確把握檔案管理要點，提升檔案管理的效率，保障移交管理質量的目的。

關鍵詞：市檔案局 檔案移交 業務指導工作

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

引言

檔案管理，是市政信息資源管理的重要環節，它與城市區域建設，文化體系完善等方面均有密切聯系。研究表明，明晰檔案管理的具體步驟，不僅可保障檔案管理的質量，還能提升檔案管理的效率。由此，關于市檔案局檔案移交進館前業務指導工作的方法探究，也是城市文化結構體系逐步優化的具體體現。

一、明晰檔案移交管理的基礎環節

檔案移交管理工作，是區域行政管理改革工作全面推進的基礎工作，它與區域發展規劃，人員調配等方面均有密切聯系[1]。為確保新時期新舊工作的協調性承接，就要先明晰檔案移交管理的基礎環節。簡單的來說，主要包括：明晰檔案管理的高度、明晰檔案管理的分工、明晰檔案移交管理的承接環節。

所謂明晰檔案管理的高度，就是要從思想高度上對檔案移交管理工作的重要性具有深刻的認識。而明晰檔案管理的分工，是指市檔案局進行檔案進館后，檔案備份、在案信息記錄、以及檔案信息整合等方面的工作要做到位。而明晰檔案移交管理，是指各部分檔案信息管理時，應合理進行檔案結構調整，做好市檔案局信息各個環節的對接工作。

如，濟南市檔案局進行檔案進館移交時，就著重加強了對檔案移交管理基礎環節的調控。本次實踐工作的具體要點可歸納為：（1）市局一把手主持召開專項研究檔案整理的局長專題會議，親自進行工作研究、工作部署，并提出要明確人員、明確時間、明確分工、明確責任，務必按時、保質、保量完成任務的要求;（2）專門抽調29名綜合素質過硬的同志專職負責檔案整理移交工作，明確分工、責任到人，嚴格按照時間節點倒排工期;（3）檔案移交管理部門工作人員發揚一家人、一家親的精神，相互支持、相互配合，共同做好各項工作協調和落實工作。以上案例中所描述的內容，正是市檔案局在檔案移交進館時基礎環節工作把握的具體體現。

二、調整和完善檔案移交管理機制

檔案移交管理機制的調整與完善，是檔案管理工作外部開展條件逐步優化的保障，它可以為市檔案局檔案移交工作的實施提供輔助條件。概括而言，它主要包括：注重檔案數量管理、明確檔案管理要求、以及加強檔案移交監管三部分。

注重檔案數量管理，是指按照檔案移交資源的相關資料，對檔案保存的根底信息、以及移交對接時檔案具體情況進行詳細核查，以避免出現檔案移交殘留問題;而明確檔案管理要求，是指檔案移交期間，所有工作人員均要按照國家《檔案管理法》等制度標準，對檔案移交信息的保密情況，以及檔案管理的一般流程進行科學分析;加強檔案移交監管工作，是利用數字化技術開展檔案移交檔案人員工作效率和工作情況的審核，這是現代區域內檔案管理工作得以高效率、高品質開展的保障要素。

如，濟南市檔案局進行檔案管理移交時，就結合當地檔案管理的具體情況，詳細的進行了檔案移交調整和完善管理機制的調節。其工作要點可歸納為：（1）妥善處置檔案的合理歸屬與流向，先后兩次進行專門調度摸底，其中，2003—2018年文書檔案的20408件未移交;1993—2018年業務檔案2660卷未整理移交等要在案記錄;（2）在明確當前檔案標準與多年前的檔案標準已經不同的基礎上，要求具體業務人員和第三方檔案服務機構，一同參加檔案局組織的各類培訓和會議，學習掌握最新的建檔歸檔標準和流程。同時，及時對檔案管理中存在的信息不完整、信息錯誤等問題進行針對性處理;（3）了解每天檔案工作進展情況，設定嚴格考勤制度，每天集中在會議室進行集中簽到、集中整理;并專門建立檔案工作微信群，一天一調度，一天一通報[2]。

以上案例中所描述的內容中，正是市檔案局加強檔案移交管理工作全面性推進的有效方法，且本次檔案管理策略中，也形成了基層到管理層的系統性檔案整合體系，實踐效率較高。

三、保質保量的檔案移交管理工作

保質保量的完成檔案移交管理工作，著重是從檔案移交的質量視角上進行問題分析，它的實踐要點可大致概括為：檔案質量審核、檔案移交、以及檔案審查三方面，這三部分分別從檔案內信息質量、移交階段信息審核、以及檔案各個審查環節進行綜合分析。

如，濟南市檔案局進行檔案移交管理時，就在該環節上進行了要點把握。其一，針對發現的編頁錯誤、目錄不完善等，要及時對個體檔案進行全面審查與核對;其二，規范檔案移交材料裝訂工作，按日期限制保質保量完成任務;其三，所有檔案移交管理均采用標準式檔案管理方法進行檢索審核，構建人工審核與機器檢索的同步實踐策略，這一過程正體現了檔案移交工作的質量特點。

綜上所述，市檔案局加強檔案移交進館前業務指導工作的路徑探析，是區域信息科學管理的有效方法。在此基礎上，本文通過明晰檔案移交管理的基礎環節、調整和完善檔案移交管理機制、保質保量的檔案移交管理工作，明晰檔案移交進館前業務路徑。因此，文章研究結果，將為資源綜合管理提供參考。

參考文獻

[1]王琰.蘭州市檔案局加強檔案移交進館前業務指導工作[J].檔案，2012（06）：63.

[2]諶志黔，袁漢學，王林發.宜昌、十堰、孝感等市檔案局加強機構改革單位檔案監管工作[J].湖北檔案，2010（03）：7.