辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合模式研究

薛秋娟

摘 要：辦公自動化系統（即OA系統）與檔案管理系統的優化整合，是實現電子文件的歸檔的一個重要方式。其不僅可以推動文檔一體化的管理，還可以豐富檔案信息資源，同時提升了檔案管理部門的相關工作職能。

關鍵詞：辦公自動化系統 檔案管理系統 優化整合

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082 （2019）08-00-01

隨著社會的不斷發展，OA系統在實際應用中一改以往的工作形式，在線轉化了現在的辦公信息，其在實際的應用中大大提高了工作效率。為了掌握OA系統與管理檔案系統進行優化整合的方式方法，該文從多個角度出發，探討其在實際的運用中需要注意的幾點內容，并爭取推動相關工作合理有效的展開。

一、辦公自動化系統與檔案管理系統的關系

OA（Office Automation）系統即辦公自動化系統的簡稱，是一種基于工作流原理、采用網絡信息技術與計算機技術所搭建的一個辦公信息系統的平臺。OA系統一改以往低效繁瑣的手工辦公方式，有效實現了公文的在電腦上化。高效化、自動化和協同化。隨著信息技術在不斷的飛速發展，OA系統逐漸具備了個性化設置、系統平臺化、支持移動終端審批的全新的技術特征。特別是系統平臺化這一技術特征，其支持數據交換接口的功能，充分的為兩系統進行優化整合提供了可能。

二、兩系統優化整合的作用分析

1.有利于推動文檔一體化的管理

目前是一個信息的時代，在這一大環境的推動下，各類信息資源在飛速的增加，所以在今后的檔案管理工作中需要面對越來越多的信息數據資源。而通過OA系統與檔案管理系統的優化整合就可以實現這一實際剛需，其在實際應用中可以有效減少檔案工作整體的工作環節，并且有利于電子文件的收集、處理以及歸檔的工作更高效的進行。通過兩系統的有效整合使兩者之間產生了相應的數據傳輸通道，這樣就既保證了在檔案管理的工作中所有數據的真實與完整性，同時還可以全面控制由電子文件向檔案轉變的過程，由此可以實現文檔一體化的管理目標。

2.有利于檔案信息資源的整合

當前的檔案信息管理工作主要是：收集、處理、保管較為分散的檔案信息資源，由此可以進一步對檔案資源的價值進行開發。但在目前的檔案管理系統的應用中，需要相關工作人員將各種信息資源通過人工上傳的方式輸入到系統中，因此在實際工作中，工作人員需要面對相當龐大的電子文件以及數據信息，這就導致了檔案管理工作的任務變得較為繁重，而且在工作過程中也很容易出現各種各樣的失誤，嚴重影響了歸檔后檔案的真實性以及完整性。而在實現了OA系統與檔案管理系統的優化整合以后，不僅有效提升了組卷編目的質量、大幅度的縮短了整理所用的周期，還充分擴展并豐富了檔案管理的內容。

3.有效提升檔案管理部門的工作職能

OA系統與檔案管理系統進行優化整合后，有效的打通了檔案管理與公文管理的相關工作。檔案管理部門：由原來的的接收與保管的工作提升為對電子公文的前端控制，例如在電子公文進行登記的階段，額外增加了在檔案著錄時所需要的字段，從而有效的確保了檔案著錄工作進行時的完整性。其次來說，兩系統進行有效優化整合后，還切實的提升了檔案管理部門的服務質量，且有效提升了檔案利用的時效性，在電子文件完成登記后，只要經過整理、分類與排序就可以快速進入到歸檔的關節，由此看來，經加工后的電子文檔可以提供更多數據庫相關的服務。

三、優化整合方案

1.整合目標

兩系統優化整合的關鍵其實是實現電子公文的在線歸檔，這樣做的目的是確保電子文檔數據的一致性、安全性與完整性，與此同時實現歸檔過程的批量化、自動化以及規范化，以此實現最終兩者可以無縫對接。[1]

2.整合標準

在展開兩系統的優化整合的過程中，首先要明確地是：一定要遵循《電子文件歸檔與管理規范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》進行規范工作流程。根據這兩種規范工作人員務必做到的整合標準為：明確目錄信息、明確歸檔內容以及嚴格規范電子文件的格式。

其中明確目錄信息即有明文明確規定，每一份電子文件都必須在《電子文件登記表》重進行登記并保存;明確歸檔內容即一份歸檔的電子文件，其中至少要包含征文、公文單、運轉過程中所產生的所有附屬文件、附件以及在OA系統的運轉下所產生的流程圖;規范電子問價格式即在電子文件進行歸檔時，其選取的格式應該有以下幾點要求：一是要具備開放性，要求其必須具備公開發表的相應指標和技術規范，有無專利情況以及許可的限制是什么;二是要具備跨平臺性，要求其不受軟硬件的限制，并能支持多個操作系統以及硬件平臺;三是具備自包含性，要求文件的文字及數據等信息的內容是可以完全自包含的，且不依賴于外接的對象;四是具備一致性，即要求文件所呈現的效果不受軟硬件平臺差異而有所變化。

3.整合方案

3.1數據庫對接方式

數據庫對接方式即可實現在線歸檔。[2]其主要分為兩種形式，一種是由檔案管理系統來提供數據字典并對數據庫進行開放的形式，一種是OA系統提供數據字典并對數據庫進行開放的形式。

3.2脫機歸檔方式

脫機歸檔即對OA系統中的每一份電子文件將其運轉的正文、留痕簽發稿、處理文單以及附件等，從OA系統上進行打包下載并下載到特定的存儲介質中去，比如光盤硬盤等，從而實現電子文件歸檔過程的自動化與批量化。

3.3接口技術對接方式

利用數據接口的技術，在兩大系統之間統一建立一個兼容的數據接口，以此實現兩系統的無縫對接、互聯互通。[3]通過接口的方式而搭建的數據通道，兩大系統是相互獨立的狀態，且兩者支架僅僅通過數據接口的方式進行數據的訪問，并無直接性的操作，這就有效保證了其相對安全，安全系數比較高。而且這種數據接口方式具有跨平臺操作的絕對優勢性，所以二次開發的成本就會大大降低，是實現兩系統優化整合無縫對接的一個重要方式。

結語

現如今已經做到了將OA系統與檔案管理系統通過轉接口的方式進行集成化，可實現公文的一次性輸入并且多途徑的輸出利用，以此來實現OA系統進行自動歸檔的目標。OA系統與檔案管理系統的優化整合既滿足了公文的自動化管理，與此同時還大大提高了公文與檔案數據的資源進行最佳利用的效果，完美的實現了公文與檔案之間的“一體化”管理。

參考文獻

[1]魏春暉.試論辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合路徑[J].新智慧.2016，2（3）：90.

[2]郭曦穎.基層臺站辦公自動化系統與檔案管理系統銜接的思考[J].廣播電視信息.2016（1）：108.

[3]蘇冠賢.辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合模式研究[J].檔案學研究.2017（5）：91.