淺談基層檔案室如何做好檔案利用工作

程茶

檔案利用工作是整個檔案管理體系的中心任務，是開發檔案信息資源，充分發揮檔案作用，為國家現代化建設服務的最重要的環節。基層檔案室是進行檔案收集、整理及提供利用工作的前沿及陣地，利用工作的好壞直接決定檔案在本機關、本單位作用價值的發揮，應采取有效措施切實加強檔案信息的高效利用。

一、遵循檔案利用工作的有關要求

檔案利用工作的要求在于采取有力措施，使用先進技術，采取多種方式，最大限度地滿足檔案利用者的需求，主要從以下幾個方面進行考慮：

（一）做好利用前的各項基礎管理工作

檔案管理主要包括八個業務環節，利用前檔案管理環節的好壞直接決定檔案利用服務的高低，為此，檔案室必須加強檔案基礎工作，確保檔案收集齊全、整理系統、編目條理、鑒定準確、保管科學、檢索及時，以更好地滿足本單位本機關越來越多、越來越高的檔案利用需要，為大家提供高效率、高質量的服務。

（二）熟悉室藏，做到“知己”

熟悉室藏檔案資源對于檔案利用工作來說具有重要意義;熟悉室藏是檔案利用工作開展的基礎和前提，是提高檔案利用工作活動質量的重要途徑。檔案管理工作者對室藏檔案資源狀況越是了解和熟悉，檔案利用工作越能實現高質量。

熟悉室藏就是檔案管理工作者熟悉檔案室所保存檔案信息的數量、來源、種類、內容、范圍等狀況以及放在庫房中的位置，熟悉檔案的形成、整理狀況及利用價值。對于室藏中的重點檔案等力求做到了如指掌，如數家珍。

熟悉室藏是一項動態性工作，是檔案管理人員依照一定的途徑及方式方法，對室藏檔案及檔案信息資源進行了解和熟悉的一個動態過程。熟悉室藏也是一項艱巨的勞動，需要檔案管理人員付出很多的時間和精力。熟悉室藏更是一項科學性的勞動，需要檔案工作者運用各種科學的方式方法了解和熟悉室藏檔案資源。

（三）預測利用需求，做到“知彼”

預測需求是指檔案室借助于自身擁有系統檔案資源的優勢，采取多種方法，了解檔案利用的具體特點與趨勢，了解不同檔案利用者的需求，在科學分析、研究的基礎上預測利用需求變化、發展的規律，從而為檔案利用工作的發展提供依據。預測需求的目的，是為檔案利用者迅速、準確地檢索出所需的檔案或檔案信息，有效幫助檔案利用者選擇或向檔案利用者推薦有關的檔案信息，為檔案利用者提供優質服務。

（四）正確處理利用和保密的關系

利用和保密的關系，在檔案利用環節表現得最為明顯，特別注意解決好。檔案室保存檔案的目的是為了使用，假若長期把檔案鎖在柜子里，禁錮起來不準使用，就失去了保存檔案的意義。但是，檔案中有一部分涉及到黨和國家的秘密，關系國家建設大局及成敗。所以，既要積極提供檔案為各項工作服務，又要堅持保密原則，遵守保密規定。在提供利用時檔案工作者應認真審查檔案內容，根據時間、地點和條件的變化情況，調整檔案的密級，逐步擴大利用范圍。只有把保密和利用的關系處理好，才能更好地發揮檔案的作用，滿足機關各項工作的需要。

二、提供多種服務利用方式

檔案館提供檔案為社會主義事業服務，是通過各種各樣方式進行的，一般有如下幾種：

（一）檔案閱覽服務

檔案閱覽服務是保密檔案室組織利用者在閱覽室內查閱和利用檔案的一種服務方式。它的基本特點是保密檔案室在指定場所比如閱覽室接待檔案利用者，利用完畢立刻歸還。

閱覽室是承擔提供檔案查詢借閱以及面對面提供檔案咨詢服務的基本場所。開辟閱覽室和組織、接待檔案利用者在閱覽室內利用檔案是保密檔案室開展檔案利用服務工作的主要方式之一。

規模較大的檔案室，應該設立閱覽室，配備專職或兼職的檔案工作人員。規模較小的檔案室，也應在能力范圍內提供閱覽檔案的地方，方便利用者使用。

（二）檔案外借服務

檔案外借服務是檔案利用者為了滿足自己特定的需要，在按照規定辦妥手續之后，暫時將檔案借出檔案室使用的一種檔案利用方式。

一般來說，檔案室的檔案是不準外借的，但在個別情況下，為了機關領導的工作需要，科研人員的工作需要，或者其他特殊需要，檔案允許暫時借出保密檔案室使用。

檔案外借使用應有嚴格的制度，經過一定的批準手續。黨政領導以及機關負責人借閱檔案材料，或機關內部各業務部門借閱本單位檔案，都必須填寫借閱單，履行簽收手續。外單位借閱檔案材料，應持有介紹信，寫明借閱人身份、借閱目的、范圍和借閱期限等，經批準后方能借出。

對于檔案外借服務，對檔案利用者來說，使用方便自由;但對于檔案室來說，削弱了對檔案的監管與控制，所以應該嚴格執行檔案外界制度與規定，限期催還。

（三）檔案復制服務

隨著檔案需求的不斷增長、檔案管理部門技術條件的改善，根據檔案原件制發各種復制件也成為檔案室越來越多的一項服務方式。

所謂制發檔案復制本就是根據利用者的需要發送和提供副本或檔案摘錄。制發檔案復制本的方法主要有：手抄、打印、攝影、靜電復印和縮微復制等。

（四）制發檔案證明

檔案證明是檔案室根據檔案利用者的要求與申請，為了證實某種事實在本室保存的檔案內有無記載、如何記載而編寫的書面證明材料。

制發檔案證明是一項政治性很強的工作，對申請書的審查和檔案證明的編寫，都必須嚴肅認真地對待。檔案證明必須根據機關、團體或個人的申請制發。申請書必須寫明申請發給檔案證明的目的，所要證明的事項及其發生的時間、地點等情況，以利于對申請書的審查以及證明材料的查找與編制。

檔案證明一般應該摘引原文字，不可任意刪改和添加，并要說明材料的出處和根據。在檔案證明中還應寫明檔案證明接受者（申請者），以及制發檔案證明的檔案館的名稱和證明制發日期。檔案證明寫好后，須認真校對，經審查批準后加蓋機關公章。

（五）編輯檔案文件匯編

編輯檔案文件匯編是指檔案室將同類問題的檔案文件，根據機關工作的需要，加以完整系統的編輯成冊，在不同范圍內使用。這是主動提供利用的一種方式。

（六）電話答復咨詢

檔案室在機關用電話或信函詢問某些較為簡單、明了的問題時，如某人的任免時間、某次會議的召開時間等，采用電話答復的一種服務方式。