提升企業(yè)公文處理質(zhì)效分析

摘 要：公文處理對(duì)于企業(yè)的治理有至關(guān)重要的作用，有利于提升企業(yè)的管理水平。當(dāng)下的大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行公文處理工作的過程中往往存在行為不規(guī)范、辦公滯后、信息處理效率低、風(fēng)險(xiǎn)大等問題，因此企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)采取相對(duì)應(yīng)的措施提高企業(yè)公文處理的質(zhì)量和效率，規(guī)范公文信息登記，保障公文管理工作的實(shí)際落實(shí)，為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)公文處理;質(zhì)效

做好公文處理工作對(duì)于企業(yè)的正常經(jīng)營和有效管理起到了非常重要的作用，公文處理工作包含了擬制公文、審核辦理公文以及公文檔案管理等一系列工作。公文是保證企業(yè)上傳下達(dá)的溝通渠道，能夠幫助企業(yè)員工與領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行及時(shí)有效的工作交流。公文處理工作可以幫助企業(yè)員工第一時(shí)間接收公司政令，從而更有利于企業(yè)管理者對(duì)員工的工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。但是現(xiàn)如今我國許多企業(yè)在公文處理環(huán)節(jié)上還存在很多不足，企業(yè)應(yīng)當(dāng)找出問題的緣由，并采取針對(duì)性的措施，不斷改善企業(yè)公文處理工作的質(zhì)效。

一、公文處理工作的重要性和作用

（一）公文處理能力代表了企業(yè)的管理能力

公文包含的內(nèi)容較廣，工作部署、工作方針、通知通告、會(huì)議紀(jì)要等都包含在公文的范圍內(nèi)，公文是企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行信息交流的一種工具，公文處理工作不能有效完成，就會(huì)導(dǎo)致工作通知不及時(shí)，不利于企業(yè)內(nèi)部的管理。如果在公文處理的過程中出現(xiàn)問題，將對(duì)企業(yè)后續(xù)的生產(chǎn)工作產(chǎn)生不良影響，員工也無法準(zhǔn)確而及時(shí)地接收領(lǐng)導(dǎo)的工作通知，可能會(huì)延誤工作進(jìn)度，降低工作效率。

（二）公文處理與企業(yè)形象聯(lián)系緊密

一套規(guī)范的、科學(xué)的、高效率的公文處理體系能夠充分挖掘企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Γ灿欣谒茉炝己玫钠髽I(yè)形象。一個(gè)成熟的、擁有強(qiáng)大實(shí)力的企業(yè)，其必然擁有一套正規(guī)、成熟的運(yùn)轉(zhuǎn)體系用以高效高質(zhì)地處理公文。相反，如果企業(yè)公文處理工作的水平低，效率低下，那么企業(yè)可能在辦事效率與行政能力上也存在很大的漏洞。

（三）公文處理是辦公自動(dòng)化的重要內(nèi)容

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)的管理過程中得到了廣泛的應(yīng)用，使用計(jì)算機(jī)來公文處理已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。不少企業(yè)已經(jīng)開始籌備信息化建設(shè)，預(yù)計(jì)將采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，這給公文處理工作帶來了新的便利，也提出了新的要求。使用電子設(shè)備處理公文將成為今后公文處理工作的主要模式，它也是推動(dòng)企業(yè)未來發(fā)展的新興推動(dòng)力。

二、企業(yè)在公文處理工作上存在的問題

（一）公文格式不規(guī)范

公文格式問題雖然細(xì)微，很容易被工作人員忽視，但規(guī)范公文格式有利于公文的內(nèi)容被更好地解讀。公文格式問題具體包括不規(guī)范的字體字號(hào)、不恰當(dāng)?shù)奈姆N、標(biāo)題使用不清晰、內(nèi)容啰嗦冗長(zhǎng)以及結(jié)構(gòu)不合理、斷句不正確等問題。這些問題的存在為員工理解公文內(nèi)容制造了阻礙，因此也不利于工作的及時(shí)完成。

（二）公文處理流程不合理

在實(shí)際公文處理過程中，工作人員越級(jí)處理公文是一種常出現(xiàn)的現(xiàn)象。公文處理沒有按照公司擬定的流程進(jìn)行，正確的公文處理流程應(yīng)該是首先由相關(guān)部門擬定公文初稿，然后由該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，其次再交由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，最后向全公司發(fā)布。但是有很多公司并不重視審核工作，在公文初稿擬定后就直接交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，于是公文可能會(huì)存在一些語句、邏輯上的錯(cuò)誤，不利于信息的傳遞。同時(shí)，公文制定工作往往由專門部門直接完成，沒有參考其他相關(guān)部門的意見，導(dǎo)致公文的內(nèi)容不夠全面和完善，在決策實(shí)施的過程中也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（三）沒有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文處理工作

在實(shí)際公文處理過程中，如果公文沒有按照規(guī)定時(shí)間處理完成，那么就會(huì)導(dǎo)致公文處理工作的積壓，降低了企業(yè)的管理工作效率，也為后續(xù)的公文處理工作造成了更大的阻礙。導(dǎo)致公文不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理完成的主要原因有兩個(gè)，一是部門需要處理的公文包含了其他部門的公文，而工作人員沒有跟相關(guān)部門進(jìn)行說明就自行扣押，導(dǎo)致了這部分公文無法得到及時(shí)的處理;二是工作人員未意識(shí)到公文處理工作的作用和重要性，在處理公文的過程中經(jīng)常辦事拖沓，從而導(dǎo)致上級(jí)機(jī)關(guān)的審核時(shí)間和下屬機(jī)關(guān)的執(zhí)行的時(shí)間受到擠占和壓縮，降低了工作的效率。

三、提高公文處理質(zhì)效的措施和手段

（一）嚴(yán)格規(guī)范公文處理過程

企業(yè)應(yīng)該制定科學(xué)完善的公文處理制度和公文處理體系，規(guī)范公文處理工作的流程，保證公文處理的每一個(gè)步驟都是符合規(guī)定的。同時(shí)應(yīng)該提高對(duì)公文審核的重視程度，嚴(yán)格審核公文初稿，注意行文理由是否充分，內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司制度，是否與其他相關(guān)公文有銜接和關(guān)聯(lián)，公文格式是否規(guī)范，公文所做的通知是否具有可行度等。在發(fā)文過程中，擬稿人要自己先對(duì)自己所寫的草稿進(jìn)行初步檢查，確保公文沒有重大的錯(cuò)誤才可以交給上級(jí)部門進(jìn)行復(fù)審，而復(fù)審時(shí)要對(duì)文稿質(zhì)量進(jìn)行更嚴(yán)格的把關(guān)，確定其內(nèi)容和邏輯的正確。同時(shí)，要在開始處理公文之前就規(guī)定好時(shí)限，不同的公文要求可以適當(dāng)規(guī)定不同的時(shí)間限制，如果是由上級(jí)部門交辦的公文處理任務(wù)，時(shí)限可以放寬至十個(gè)工作日左右，而如果只是同級(jí)部門之間的公文工作，則應(yīng)當(dāng)盡量保證在三個(gè)工作日內(nèi)完成。如果沒有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文處理工作，則會(huì)對(duì)后續(xù)的工作產(chǎn)生影響，所以應(yīng)當(dāng)盡可能杜絕此類行為的發(fā)生。

（二）提高公文處理人員的業(yè)務(wù)水平

公文處理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)于公文處理工作的完成效果有非常重要的作用，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一定的措施來提高公文處理人員的業(yè)務(wù)能力。首先要加強(qiáng)對(duì)公文處理人員的思想教育，使其樹立正確的政治意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使公文處理人員具有較高的政治素養(yǎng)，同時(shí)能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鞒浞重?fù)責(zé)。除此之外，加強(qiáng)對(duì)公文處理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)也至關(guān)重要，要使公文處理工作的標(biāo)準(zhǔn)流程得到每一個(gè)工作人員的認(rèn)可和熟知，并要求他們按照規(guī)定來完成工作，保證工作按質(zhì)按量完成，也減少其在工作中的失誤。

（三）建立考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

想要有效解決公文處理過程中存在的問題，完善的考核制度和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制是必不可少的。按照制定標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文處理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期的考核和監(jiān)督，同時(shí)要實(shí)行獎(jiǎng)懲分明的薪酬責(zé)任制度，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員應(yīng)該給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作中出現(xiàn)紕漏的人員應(yīng)該明確指出存在的問題并加以適當(dāng)?shù)膽土P，并對(duì)其后續(xù)的工作進(jìn)行重點(diǎn)考核和監(jiān)督。

（四）提高質(zhì)量，精簡(jiǎn)數(shù)量

如果需要處理的公文數(shù)量過于繁多，則無法保證公文處理工作的效率和質(zhì)量。首先應(yīng)加大公文審核把關(guān)力度。對(duì)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、運(yùn)轉(zhuǎn)不規(guī)范的公文要嚴(yán)格執(zhí)行退文制度，寫明退文理由和審核意見，規(guī)定重新辦理的時(shí)限，明確公文的標(biāo)準(zhǔn)和要求;對(duì)重要文件進(jìn)行反復(fù)審核，以防出現(xiàn)嚴(yán)重過錯(cuò)和失誤對(duì)公司治理造成不利影響;同時(shí)要推進(jìn)分級(jí)審核制度，提高機(jī)關(guān)人員對(duì)于公文質(zhì)量的重視程度。其次要嚴(yán)格精簡(jiǎn)公文數(shù)量。制定并完善年度公文總量控制辦法，并對(duì)此嚴(yán)格落實(shí)，把控年度的公文總數(shù)。每年年初應(yīng)根據(jù)整體的年度工作安排，結(jié)合企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際狀況，制訂發(fā)文細(xì)則和發(fā)文要求，各部門也要嚴(yán)格按照企業(yè)所制定的安排和規(guī)則來實(shí)施，對(duì)超出規(guī)定數(shù)量的公文文件要進(jìn)行嚴(yán)格審批，如果沒有發(fā)文必要，則應(yīng)進(jìn)行退文處理。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在公文處理方面的工作對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部治理和未來發(fā)展都有非常重要的作用，公文的發(fā)布能夠保證上級(jí)的指令得到及時(shí)的傳達(dá)，也能夠使得公司的治理理念被所有員工知曉并理解，有助于提升公司的凝聚力，保證工作及時(shí)、高效地完成。現(xiàn)如今許多企業(yè)內(nèi)部的公文處理工作存在一些漏洞，制約了公文處理效率和質(zhì)量的提高，因此應(yīng)當(dāng)采取有針對(duì)性的措施來彌補(bǔ)這些漏洞，促進(jìn)公司的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：張薇（1982.11- ），女，河北人，大學(xué)本科，中級(jí)，中國經(jīng)濟(jì)出版社有限公司。