檔案管理理念創新視角下檔案管理信息化的思考

趙麗芳

[摘 要] 現代信息技術的發展為企業管理提供了新的工具和支撐，對于企業檔案管理的要求也越來越高，在這樣的背景下，如何利用現代信息技術優化企業檔案管理水平是一個重要的課題。企業檔案管理在整個工作體系中占據著十分重要的作用，在大數據時代，如何利用信息技術整合檔案管理資源也是現代企業檔案管理的重點，有待深入探究，尋求科學的檔案管理路徑。

[關鍵詞] 檔案 管理 信息化 管理優化

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A

在開展企業工作中，信息檔案工作占據著十分重要的地位，對于提升企業綜合管理和企業發展效能具有積極意義，對于企業發展也能起到積極的指導意義。在實踐中，企業信息檔案工作有待深入研究、不斷創新，實現信息檔案工作效能的全面提升。在新時代發展背景下，企業信息檔案工作面臨著新的要求和挑戰，作為檔案工作人員，要認清企業發展形勢，探索有效的創新路徑，提升企業信息檔案工作效能，滿足企業信息化發展新需求，構建高效工作體系[1]。

一、充分發揮檔案管理大數據的作用

在企業發展過程當中，檔案管理工作應當居于核心位置，對于全局工作起著重要的主導作用。但是，在企業發展實踐中，對檔案工作的重視沒有提升到一定的高度，對于工作總體缺乏一定的把握。在這樣的情況下，檔案工作自身的指引性作用沒有充分發揮出來，導致企業檔案工作流于形式，工作人員存在應付、走過場的現象，工作效能沒有得到有效釋放，制約了企業總體發展水平的提升。在企業檔案管理工作中，要積極探索，不斷創新，針對檔案工作中存在的實際問題，有針對性地提出解決策略，提升企業整體對檔案工作的重視程度，滿足新時期企業檔案工作發展的需求，從多個層面釋放檔案活力，讓檔案工作真正成為指引企業發展的指南針，適應現代經濟社會發展的新常態[2]。

在企業檔案管理實踐中，信息技術可以極大提升管理效率，通過現代檔案信息資源的整合與高效利用，進一步提升工作效率，滿足檔案工作發展需求，提升檔案管理的綜合效能。在實踐中，檔案管理工作在信息化體系建設方面仍然存在一定的問題，表現為信息化利用效率不高、缺乏安全保障等問題，在實踐中，作為管理者和工作人員要認識到現代檔案工作發展的方向，融入現代信息技術，提升綜合管理效能。在傳統檔案管理實踐中，由于沒有將檔案管理工作與現代信息技術體系建設有機融合起來，很多工作人員仍然固守傳統的模式和路徑，無助于綜合管理效能的提升。作為管理者，要打通檔案管理工作各環節之間的屏障，構建現代信息技術管理體系，提升企業管理效率。在實踐中，在推廣并構建信息技術體系過程中會遇到諸多問題，需要不斷開拓思維、積極創新，讓信息技術真正引領傳統檔案管理工作發展。

在大數據時代，大數據依托自身的數據資源優勢，經過特定的數據算法，能夠實現精準管理與信息推送，對于提升檔案管理效果具有重要意義。首先，通過構建基礎數據庫，能夠對特定的檔案管理數據有更清晰的認識，能夠準確進行判斷。其次，通過有效的運算，能夠掌握大數據時代檔案管理的最新動態，對于分析、研判具有積極意義。此外，通過檔案基礎設施建設，有助于提升綜合信息化建設水平，有助于完善現代檔案管理信息化體系，夯實管理基礎。利用大數據技術進行企業檔案管理，可以實現信息的精準推送，也能為未來工作發展指明方向，有助于現代檔案管理工作不斷提檔升級[3]。

二、檔案信息化建設的主要障礙

我們正處于互聯網和大數據的時代，網絡已經成為我們生活中密不可分的重要組成部分。在檔案工作中無紙化辦公逐漸成為主流，生活中電子產品也在逐步形成“互聯網+”的格局，網絡娛樂也是目前人們比較喜愛的方式，我們在享受著互聯網帶來便捷的同時，卻往往缺乏網絡安全意識。在我們平時運用計算機的時候經常會輸入一些賬號、密碼、個人信息、或者傳送資料等等，這些網絡活動中都隱藏著泄露信息的危險，但是我們作為檔案管理者，還不能夠準確地辨識危險源，經常隨意填寫真實信息，在傳送資料方面也不注重病毒的侵入，特別在接收郵件等方面事前不注意掃描就直接打開，這些都是檔案管理工作人員缺乏安全意識的表現。

互聯網是一個大容量、速度快的運行平臺，無論是誰都可以在上面進行網絡活動，它讓世界變得很小，哪怕是相隔萬里，只要通過網絡，就能將檔案信息資源互相分享，同時互聯網具備運行成本較低的特點，以上這些本來都是互聯網的優勢，為人類活動拉近距離，但是也同時為犯罪分子提供了可乘之機。由于互聯網體量特別巨大，在網絡運行監管上無法全面掌握，這就給心懷叵測的人可乘之機，他們利用網絡安全漏洞或者是受害者防范心不強的特點，施行竊取信息、盜用檔案、傳播病毒等行徑。檔案網絡運行需要有一個高效的管理手段，才能有效遏制犯罪分子的行徑，在安全漏洞、信息傳播以及惡意木馬等方面需要加強檔案信息管理和戒備。目前，計算機網絡實行的是固定IP協議制度，每一個端口都有自己的IP地址，但是這個IP地址還是可以被串改的，系統上的數據庫也都會暴露在外界，所以說互聯網的安全協議存在著一定的缺陷和漏洞，這也給一些病毒和木馬有了可乘之機，在打開網頁或者郵件的時候，其中就有可能含有病毒或者木馬，一旦這些有害數據入侵了計算機，就很有可能被別人所利用。病毒和木馬會將本臺計算機的信息盜取甚至串改，而且具有極強的傳染性，通過一臺計算機的網絡可以傳播發送病毒和木馬到其他計算機，具有非常強的破壞力，網絡也可能因此癱瘓[4]。

三、構筑全方位檔案管理信息化體系

企業檔案的網絡安全性，首先要在系統檔案的監管層面做好防范性工作。加強計算機網絡的審查與監管力度，對于網站瀏覽要設立證書安全制度，未經核實的網站不許登錄，檔案管理工作人員之間要有安全訪問模塊模式，對于訪問位置模塊要有一定的排查功能。加大對計算機使用的監管力度，對于每一個檔案管理工作人員都要有備案制度和檔案查詢機制，對于一些可疑性網站和網址建立網絡安全防偽工作，防止進行“釣魚”竊取信息的現象發生。網絡是一個開放性的平臺，對于檔案安全防范性工作，主要是依靠人的作用，目前我國網絡監察工作人員的業務能力和知識儲備參差不齊，我們要努力提高網絡安全監管人員的素質。對于奮斗在第一線上的網絡安全監管人員實行重點培訓，重視其繼續教育工作，定期組織業務能力提高培訓活動，讓他們能及時更新知識，了解目前各類網絡安全知識，在實際工作中能夠跟得上社會發展，讓針對檔案信息的網絡侵權無處可藏。

計算機網絡是一個超大容量的平臺，而且很多欺詐性網站都是利用境外的IP地址或服務器實施犯罪，所以網絡安全的防范工作布置僅僅依靠網絡監管人員，還需要廣大檔案管理工作人員的共同努力，建立健全網絡安全舉報制度，由國家網信局統一部署，一旦發現有不良網絡信息或者是網絡不安定因素，要鼓勵大眾及時舉報，幫助監管部門建立一個安全的網絡環境。在眾多網絡安全問題當中，不良因素和潛在威脅對于企事業單位的計算網絡安全影響最大，單位檔案的信息泄露，以及公司的商業機密都蘊含著巨大價值，一旦出現問題，將會造成無法挽回的巨大經濟損失，所以我們更要注重企業的網絡檔案安全工作。首先是要倡導企業選用我國自主開發生產的服務器和檔案信息化網絡端口，對于公司內部的網絡盡量采用單一模式，或者是半開放形式，關閉不必要的網絡端口，并在企業網絡上架設防火墻，對企業檔案信息和資料進行有效的監督和保護。構建企業計算機網絡安全結構，可以有效避免外部網絡的侵入，增大電子化檔案使用的安全性。

四、結語

綜上所述，在現代信息社會快速發展的大背景下，企業在開展檔案管理過程中，要認識到數據信息技術的真正作用，通過融入現代管理技術，不斷更新管理理念，轉變管理方式，進一步優化檔案管理模式，讓數據信息技術真正發揮作用，提升檔案管理效果，滿足現代企業發展需求。

參考文獻：

[1]程德敏.檔案信息化建設與檔案管理的探究[J].赤子， 2019（10）：137.

[2]藺強.淺論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性[J].赤子， 2019（10）：177.

[3]蘇琦.行政事業單位檔案管理信息化策略研究[J].赤子， 2019（5）：140.

[4]李怡嵩.檔案信息化建設與檔案管理探討[J].卷宗， 2019，9（1）：92.