大數(shù)據(jù)時代對檔案現(xiàn)代化的影響和要求

葛曉閩

摘 要 21世紀(jì)以來，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，并且得到了非常廣泛的應(yīng)用，徹底地改變了人類社會的生活方式和運(yùn)作方式，使我們進(jìn)入了信息社會。面對信息爆炸，人們采取了種種應(yīng)對策略，其中，大數(shù)據(jù)的思想和理論得到了廣泛的認(rèn)可，并且被越來越多的人重視和應(yīng)用。在信息界，大數(shù)據(jù)一詞并沒有具體的統(tǒng)一的定義，但是，人們對大數(shù)據(jù)的特征卻達(dá)成了一定的共識，主要包含以下幾個方面。首先是數(shù)據(jù)量比較大，數(shù)據(jù)包含所有樣本，我們能夠在數(shù)據(jù)中找到各種各樣的資料；其次是數(shù)據(jù)類型繁多，包括各種各樣的網(wǎng)絡(luò)日志、文本、圖片等；再次，數(shù)據(jù)的價值密度比較低，雖然數(shù)據(jù)量比較龐大，但是有很多無效數(shù)據(jù)，給人們造成困擾；最后，處理速度快。本文就大數(shù)據(jù)時代對檔案現(xiàn)代化的影響和要求進(jìn)行了探討和研究，希望能夠為相關(guān)的技術(shù)工作者們提供一定的幫助和支持。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 檔案現(xiàn)代化 影響和要求

檔案工作者必須及時跟上時代的發(fā)展形勢，將傳統(tǒng)的工作方法與時代背景結(jié)合起來，及時追蹤新的技術(shù)趨勢，深入研究各種信息技術(shù)與檔案工作的結(jié)合方法，其中，大數(shù)據(jù)技術(shù)和思想對檔案信息化的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

一、促成檔案概念的泛化

了解檔案的概念是一項基礎(chǔ)性的工作，在檔案界，很多學(xué)者討論了多年，其中，對檔案的定義，最主流的說法為：檔案是社會組織和個人在社會實(shí)踐中形成的、具有清晰的確定的原始記錄的固化信息。因此，檔案最主要的作用是其必須提供真實(shí)有效可靠的數(shù)據(jù)信息以供人們進(jìn)行查閱和檢索。隨著信息時代的不斷發(fā)展，電子檔案的概念逐漸涌現(xiàn)了出來，在電子文件的收集整理和分類歸納的過程中，仍然采用紙質(zhì)檔案的管理辦法。

在大數(shù)據(jù)時代，大規(guī)模數(shù)字存儲系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成熟，使檔案的存儲分類以及保管工作變得越來越輕松和高效，數(shù)據(jù)存儲的成本也越來越低，因此，很多以前不能存儲的信息也能夠直接被方便地存儲，人們可以根據(jù)自己的需要隨時隨地在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行調(diào)用，發(fā)掘數(shù)據(jù)的價值。例如，商場可以匯總顧客在商場的行進(jìn)路線、每一家店面的停留時間、對商品的關(guān)注方向等數(shù)據(jù)，分析顧客的喜好，從而設(shè)計商品的擺放、商品的類型以及店面的布局等。

二、有利于破除檔案信息化難題

檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，對國家的發(fā)展以及企業(yè)的存在而言都是一項基礎(chǔ)性質(zhì)的服務(wù)。就我國目前檔案工作的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r來看，長時期都存在效益之后的問題，這些問題沒有得到很好的改善和解決，檔案建設(shè)的信息化受到了一定程度的阻礙，投入資金不足，領(lǐng)導(dǎo)也不夠重視。

實(shí)際上，我們必須充分關(guān)注檔案效益問題，財政部門對檔案信息化建設(shè)的投入是以獲得效益為前提的。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案保有量巨大，無論是收集過程、整理過程，還是后續(xù)的檢索過程，都需要耗費(fèi)巨大的人力、物力和財力。這不但費(fèi)時費(fèi)力，而且效率比較低下，很多人為失誤不可避免。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，這種問題得到了很好的解決，我們只需要擁有良好的數(shù)字資源基礎(chǔ)，就可以高效地處理各種類型的信息，挖掘檔案信息資源的潛在價值，更好地為人民大眾服務(wù)，產(chǎn)生更加可觀的效益。

從近年來的檔案發(fā)展?fàn)顩r來看，檔案信息化并沒有明確清晰的總體規(guī)劃方案，人們普遍認(rèn)為檔案數(shù)字化的目的主要有兩個，一是對某些瀕危檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，防止丟失和破壞，二是為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息共享。以上兩種認(rèn)知是比較片面的，實(shí)際上，檔案信息化更重要的價值在于幫助人們更加客觀地認(rèn)知這個世界，更加科學(xué)合理地做出決策、產(chǎn)生效益，這也是檔案的核心和生命力所在。我們必須抓住大數(shù)據(jù)的機(jī)遇，避免檔案工作被邊緣化，幫助檔案工作走出困境。

三、對電子文件工作產(chǎn)生深刻影響

大數(shù)據(jù)時代必然會對電子文件工作產(chǎn)生深刻的影響，檔案人員應(yīng)該充分重視電子文件的價值，并且重新審視對電子文件的態(tài)度。長久以來，電子文件的保管并不夠科學(xué)規(guī)范，很多人都采用了分散式保管和集中式保管兩種方案。應(yīng)具體問題具體分析，做好數(shù)據(jù)備份工作，無論是采用分散式還是集中式保管，檔案部門必須占據(jù)數(shù)據(jù)鏈的中心，充分收集數(shù)據(jù)，整理數(shù)據(jù)和發(fā)掘數(shù)據(jù)價值。在大數(shù)據(jù)時代，不僅要對檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，更要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。所謂數(shù)據(jù)化，是指將其變成更易理解和查閱的形式。例如，對于電子文件管理來說，應(yīng)擁有科學(xué)合理的解釋，使使用者能夠更加方便和高效地實(shí)現(xiàn)全文檢索，要保證電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性。就目前很多檔案部門的信息化發(fā)展進(jìn)程而言，存在重視數(shù)字化、輕視數(shù)據(jù)化的現(xiàn)象，對很多檔案進(jìn)行了圖片化處理，導(dǎo)致圖片格式混亂、元數(shù)據(jù)收集不全等，這些都為日后的工作埋下了隱患。因此，我們應(yīng)重視信息化建設(shè)的質(zhì)量，不斷健全和完善電子文件的管理制度。

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)將會在根本上影響檔案的數(shù)據(jù)存儲和分類檢索等，我們必須跟上時代的步伐，充分學(xué)習(xí)新型技術(shù)，將新時代的科技與傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（作者單位為五蓮縣招商投資促進(jìn)中心）

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