淺談辦公室檔案管理工作規范化

蔡瑋桐

【摘要】辦公室檔案管理效率對整個單位效率產生直接影響，并發揮著重要作用。辦公室檔案工作是一項繁瑣且復雜的工作，需大量人力，隨著大數據時代的到來，檔案管理工作變得越來越規范化。基于此，文章在檔案管理特點的基礎上，對其重要性進行了分析，并對辦公室檔案管理工作規范化策略進行了研究。

【關鍵詞】辦公室;檔案;規范化

辦公室是一個核心部門，復雜的工作需全面有效地進行。檔案工作作為辦公室管理的關鍵方面，要規范化管理，以提升管理效率。但從實際分析，在檔案管理工作中，仍出現一些問題，對檔案管理質量和效率產生一定影響。檔案管理具有系統性、專業性特點，規范化管理不但提升管理質量，還能提升管理效率。文章立足檔案實際，對檔案規范化管理工作進行了探究。

一、檔案管理的特點

（一）對資料進行收集和保存。檔案管理工作具有一定復雜性，大部分時間用于真實材料收集和對歷史的記載。因此，在對資料進行收集的時候，工作人員要確保資料的完整性，這就需要資料涉及廣泛領域。然后按照歸類的方式，存入檔案室，并做好管理工作。

（二）較大比重的文書檔案。在檔案中，占據較大比重的是文書檔案。它是由收集、分類、承辦等方面共同組成的，有時結合相關內容，還會增加一些鑒定、檢索等環節，文書和檔案管理是相輔相成的。

（三）豐富的檔案種類。辦公室檔案管理種類繁多，具有多樣性的特點，如會計、行政、法律等。另外，辦公室管理的檔案形式比較多，如視頻、錄音和文字等。

二、重要性分析

（一）提升辦公效率。辦公室檔案管理工作占據重要地位，工作量大，因此，高效的工作機制，是規范化管理的內在需求。旨在優化管理流程，提高效率，轉變滯后問題。首先，完善傳統管理模式和流程，滿足檔案管理工作的實際需求。其次，提升效率，是規范化管理的基礎，以高效的工作模式，實現檔案的收集、歸檔和整理。所以，規范化管理可以節約不必要的消耗，并提升管理工作效率和管理水平。

（二）提高檔案工作人員專業素質。在對檔案進行規范化管理的同時，還要將更多注意力投入到對人才的培養方面，想要規范化管理檔案，工作人員素質不容忽略。檔案工作性質對工作人員能力產生直接影響，規范化的檔案管理不同于傳統人工操作，現在已轉為計算機操作。工作方式的轉變要求管理人員要熟練掌握計算機操作技能，這樣便提升了檔案人員專業素質和工作能力。

（三）提高了管理方式。隨著社會的發展，大數據時代早已來臨，對于龐大的信息系統，檔案管理人員要借助高科技軟件，對這些繁雜的工作進行處理。而信息化管理已成了檔案工作的主要發展方向，并要求落實規范化管理。在改革過程中，依托規范化管理進程，推動信息化建設的實現。

三、辦公室檔案規范化管理的對策

（一）建立網絡管理體系。當前，計算機技術已應用在各行各業中，隨著電子技術的普及，網絡也得到推廣。對于存儲檔案工作來說，相關部門要引進高科技，通過專業方法對龐大信息進行整理，并結合檔案材料性質，通過網絡化管理方式，對檔案進行存儲。另外，結合不同材料，通過不同方法，針對性對檔案進行管理。

（二）增強信息的真實性。在檔案規范化管理中，要確保檔案管理的高效性和材料的真實性。對檔案管理工作進行規范，不僅僅是提升速度，更重要的是轉變質量，在信息時代，真假信息充斥，降低檔案整理的錯誤率。另外，轉變檔案管理人員工作態度，鼓勵檔案人員積極投入工作中，并與其他部門保持聯系，這樣有助于檔案人員掌握第一手材料，增加信息的真實性。選拔有責任心的人員進行檔案工作，這樣有利于提升檔案工作質量。

（三）提高管理人員素質。在對辦公室檔案規范化管理的時候，我們要充分認識到檔案管理人員素質的重要作用，并為檔案人員提供廣闊平臺和學習機會，傳授更多專業知識。使檔案人員熟練掌握工作中的每個環節，并具有解決突發事件的能力。此外，還要定期向檔案管理人員提出意見，確保各部門員工都能互相交流，一同進步。另外，還要多鼓勵檔案人員學習計算機操作技能，這些都是提升檔案管理效率的辦法。

（四）信息化檔案管理，滿足時代需求。在信息時代，信息化檔案管理是實現規范化發展方向。第一，推進檔案信息化管理進程，結合信息平臺，依托現代信息方法，實現檔案規范化管理。對檔案管理工作進行重視，增強信息化建設，確保全面實現信息化管理。第二，傳統人工檔案管理方式，很難適應時代發展需求，這就需加大數字化檔案建設，轉變傳統紙質檔案效率低的缺點，以更好適應時代需求。因此，在構建信息系統過程中，優化信息管理功能，滿足檔案規范化管理實際需求。

（五）建立檔案信息共享。檔案管理的目的是通過數據資料，提供準確數據，提高辦公室工作整體管理水平。但是，落后的管理技術阻礙檔案管理工作的發展，其應用和創新價值需采用高科技管理技術，實現檔案資源的更新共享，從本質上實現管理目標，滿足社會發展所需。還能夠有效促進各部門間的交流，使內部了解檔案資源，提升工作效率。并引入互聯網技術，方便網絡之間的互動和信息共享，有助于提升檔案規范化管理工作。

四、結束語

綜上，辦公室檔案管理工作具有重要作用，推動著未來檔案管理工作進程。文章在對檔案管理特點進行分析的基礎上，結合檔案管理工作量大的現狀，為了減少在信息時代采取傳統管理方法，我們要對辦公室檔案采取規范化管理，降低傳統檔案繁瑣的管理方式，提升檔案管理工作的效率。

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