如何做好事業單位檔案收集工作

鞏新平

摘要：在事業單位檔案建設工作中，事業單位檔案收集工作是最基礎的一個環節，如果事業單位檔案收集工作無法開展，那么檔案工作也就無法進行，事業單位檔案收集工作對事業單位檔案工作影響很大，是其整體建設的出發點與保障。基于此，本文就如何做好事業單位檔案收集工作的相關內容進行了分析，以期促進事業單位檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：事業單位;檔案收集工作;有效措施

檔案管理工作作為事業單位資源管理中的一部分，能夠為事業單位提供真實可靠的資源信息。而在該項管理工作中，檔案收集是重中之重，關乎檔案質量，也是所有管理環節的基礎。只有檔案收集工作落到實處，才能確保企業所需資料的真實性、完整性和準確性，才能發揮出其應有的價值。

一、事業單位檔案收集工作中存在的一些問題

1、檔案收集的規章制度不健全。

對于形成的文件材料和各種音像制品、實物及模型等，區分不清哪些該收集歸檔，哪些不在歸檔之列;有的事業單位雖有較為完整的檔案收集制度，但在實施過程中卻抓的不緊，執行不力，常常是“平時不過問，年終忙一陣”，給整個檔案收集工作帶來了非常不利的影響。

2、檔案意識薄弱，存檔意識欠缺。

因為檔案意識薄弱，致使檔案收集工作的效用與價值依舊不被社會公眾認可，進而導致檔案收集工作處在被動的局面，檔案材料在社會公眾手中丟失、損壞。一些部門為了方便自己利用，不愿將文件移交到保密室，尤其是照片資料、聲像資料和同業務有關的資料。當機構調整或是人員變動時，未做好檔案移交工作，會導致該單位檔案收集不完整，影響內部工作效率的提高。

3、人員建設有待加強。

首先，檔案收集工作的在職人員并不是唯一和固定的，流動性較大，一旦在職人員不在該崗位上，而交接工作也沒有落實到位，甚至有些非常重要的文件、資料等不知道放在哪里、丟失或因為利于使用而占為己有，就會導致大量的文獻資料出現空缺。其次，檔案收集工作由于不受重視，在職人員隊伍整體的綜合水平呈現出不平衡性，不僅技藝不精，思想覺悟也不高，缺乏工作積極性和主動性，沒有樹立起責任意識和服務意識，很容易造成檔案資料的泄漏和丟失。

4、事業單位檔案管理部門缺乏必要的溝通與協調。

事業單位檔案管理部門要想很好地完成檔案收集任務，就必須深入各相關單位或部門搞好調研，切實掌握應入館（室）檔案的形成、流動、積累和管理等方面的情況，還要了解相關單位或部門的專、兼職檔案員的工作態度和業務能力。若對這些都一無所知，對檔案收集工作又缺乏必要及時的指導，則很難保證檔案收集任務的順利完成。

二、如何做好事業單位檔案收集工作

1、完善歸檔機制，保證歸檔資料完整。

構建健全的歸檔機制是做好檔案收集工作的基本條件，還是確保檔案完整的關鍵點。歸檔機制具體包含歸檔時間與歸檔范圍等，歸檔時需注重以下幾點工作：第一，保證歸檔范圍的明確性與完整性，防止出現漏收或是少收檔案資料的狀況，歸檔范圍完整性指的是立檔單位構成的各類檔案需全是歸類到收集范圍之中，全部收集。第二，增強文件管理力度。為了規避上級業務部門下發到各業務部門中的文件資料散失，需構建公文登記機制，即凡是通過上級部門下發到業務部門的文件材料，皆先由文書部門進行登記，如此每個部門歸檔哪些資料，檔案部門充分掌握。第三，檔案部門需增強同相關部門的聯系，相互配合，保證歸檔材料完整。

2、提高檔案人員主動收集意識。

一直以來，檔案人員都欠缺社會意識，以往的思想與作風無法從根本上消除，諸多人留戀傳統的機關權威，而不愿意融入公共文化事業中，讓檔案收集工作處在被動的局面，若想轉變這種狀況，相關部門一定要加強檔案人員的綜合素養，端正其工作態度，調動其工作積極性與主動性，加強檔案收集的準確性與完整性，樹立一種敢搶、敢抓的思想，做到嘴勤、手勤，化被動為主動，讓社會公眾感受到檔案收集的效用與價值，贏得群眾支持與信任，為檔案收集工作有序開展提供有利條件。

3、加強管理隊伍建設。

加大對檔案收集工作的支持力度，給予一定的經費、場所，事業單位領導也應該通過充分發揮帶頭模范作用，加強對從業人員的培訓，采取“請進來走出去”的方式，擴大員工的對外交流和學習平臺，從根本上轉變從業人員的思想。另外鑒于檔案工作的內容復雜多樣且含量大，因此對人員的培訓也要從不同角度來進行。事業單位應該在選拔和任用人才初期，對其思想覺悟和專業知識進行嚴格的考核和審查，擇優錄取。

4、加強事業單位檔案管理部門與各業務部門的溝通協作。

事業單位檔案管理部門對于業務工作中形成哪些文件材料以及各種文件材料的形成過程并不清楚，而各業務部門人員對其各項業務活動中文件材料的流程都很熟悉，但他們對檔案管理工作又不是很清楚。這就要求檔案管理部門的人員與各業務部門的人員加強溝通聯系，使檔案管理人員對業務工作的大致計劃及各項業務的流程有所了解，以便于檔案管理人

員清楚各類工作應該收集哪些文件材料;同時也使各業務部門的人員了解檔案管理工作中的一些規范和要求，知道哪些文件材料應該移交歸檔，以及對移交歸檔的文件材料有哪些要求，以便于各種文件材料的移交歸檔。只依靠檔案管理人員收集或者等各業務部門主動往檔案室移交是不能得到完整齊全的歸檔材料的，這需要各相關部門的共同關心和配合，使檔案管理部門與各個業務部門共同構成檔案工作系統。

三、結語

總之，隨著社會的發展，檔案的作用越來越突出，檔案收集工作是提高檔案管理質量和水平的基礎和關鍵。做好人事檔案收集工作，不僅能夠為事業單位人才隊伍建設提供支撐材料，還能在服務地方經濟發展上起到人員篩選作用。所以，事業單位要從自身出發，加強對該項工作的重視，提高工作人員的綜合素質，并利用現代化信息技術創新收集工作模式和平臺，以其準確性、完整性來確保檔案資料社會和經濟價值的充分發揮。

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