淺談醫院電子文件的管理

熊梅

摘 要：電子文件的歸檔管理是當前醫院信息化建設的一項重要內容。本文就針對電子文件的特性，以及在歸檔管理中帶來的方便及困難問題進行討論，提出解決問題的相應對策，以做好醫院電子檔案的整理及歸檔工作，從而推進醫院信息化工作建設的步伐。

關鍵詞：醫院；電子文件；檔案

電子文件的形成是近年來，我國電子信息技術的快速發展以及辦公無紙化自動化的逐步完善并普遍運用以來，依賴電子數字設備而形成，它以信息的形式主要存儲設備為：U盤、磁盤、光盤等載體，并依靠電子設備產品才能進行閱讀和處理，還可以通過電腦等通信網絡進行傳遞的文件。隨著電子計算機已被越來越廣泛地應用于醫院各種日常辦公工作，發文、收文、文件辦理、歸檔繁雜的手續以及單位之間往來的函件等都可以通過網絡直接在計算機上辦結歸檔，從而醫院也產生了許多的電子文件。

電子文件資料具有自己獨特的特性，其特性的優點提高了檔案管理工作者的工作質量與工作效率，從而為我們的檔案管理人員帶來了極大的方便。在多年的實踐中，我們逐步發現其缺陷也是不容忽視的，如果我們的電腦操作不當或染上病毒，其后果是不容估量的。因此，本文主要探討電子文件的特性及其為我們檔案管理者工作帶來的方便及困難，從而找到合適的解決方法，以確保醫院電子文件的安全性，這不僅是當前醫院信息化建設的一項重要內容，也是我們檔案管理工作中普遍面臨的難題。

1 電子檔案的形成及組成要素

1）電子檔案的形成及建立。電子文件是在計算機普遍普及運用和辦公自動化系統的不斷完善發展的基礎上逐步形成的，它的建立逐漸改變了當前各行業的辦公模式，并由概念逐漸應用到各個行業領域中。位推動醫院信息化建設，現在我們每個科室都配備了計算機等設備，醫院檔案管理也是配備齊全了相應的計算機、復印機、掃描儀等，以推動醫院檔案現代化、信息化建設，因此計算機系統的廣泛運用是電子文件形成的決定性因素。

2）電子檔案的主要要素。電子文件具有其獨特的要素：一是必須在計算機數字化的設備及環境中生成；二是以數字化形式存在的信息；三是只能存儲于電腦及U盤、磁帶、磁盤、光盤等載體上；四是在進行閱讀、處理的時候，需要依賴于計算機等數字化設備；五是可以在通信網絡上不受時間空間限制進行傳送；六是電子文件的歸檔，要通過計算機系統或計算機網絡系統，進行整理歸檔，同時轉存在相應的載體上保存。

2 電子文件的主要特性及其帶來的方便與困難

2.1 電子文件的特性

1）電子文件是數字化的信息形態。電子文件是依賴在計算機系統中產生和處理的，其信息形態是數字化的，離開電子計算機設備將不能存在。

2）電子文件對電子產品的依賴性。電子文件從它的形成、傳輸、存儲、讀取都是通過計算機系統實現的，所以，電子文件與計算機系統的各種設備之間有著密不可分的關系。計算機系統是電子文件生成的前提和基礎，離開了計算機系統的軟硬件平臺，電子文件我們既看不見也摸不著，這就決定了電子文件對設備有很強的依賴性。

3）電子文件的易修改性。電子文件在形成中其最突出的優勢就是其可以任意的增加或刪除，復制或粘貼，并且在修改后還不會留下任何的修改痕跡。

4）電子文件信息的共享性及不安全性。對于我們日常工作中紙質的文件資料來說，它只有在某時某地接觸到它的人才能夠進行閱讀，獲取信息。而電子文件的閱讀因為其處理閱讀環境是計算機及其網絡技術，因而就不會受時間和空間的限制，如果計算機不采用加密或者保護的措施，那么，在互聯網中，任何的終端機上都可以進行讀取，任何的計算機都可以對其存儲的各種載體獲取資料，這對很多讀者來說，可以獲取大量的信息資料，實現了網絡資源共享。

但是，隨著網絡信息化的不斷發展和推進，網絡系統的安全問題也已日益突出。網絡系統存在著很大的安全隱患，主要體現在網絡系統過于龐大、復雜，其存在的缺陷較多，容易遭到不速之客的攻擊，還有很多的黑客虎視眈眈，給網絡的安全也帶來了極大的危害。我認為要解決這些危害只有從政府、社會和技術方面采取綜合的措施，共同治理，才可能有效地解決防范網絡的安全隱患。

2.2 電子文件的特性帶來的方便和困難

1）電子文件的特性給管理帶來了極大的方便。電子文件的形成為我們檔案工作管理者帶來了很多的方便，比如：其記錄量大，不需要大的存儲空間，再大的信息量也不需要大的庫房來保管和存儲，很多的資料一個光盤或者內存較大的一小個U盤就可以保管。還有電子文件的共享性也使很多的讀者通過其計算機共享閱讀獲取信息資料，且不受時間空間的制約，為很多讀者獲取資料信息帶來了極大的便利。

2）電子文件特性給管理者帶來的困難。長期以來，電子文件的某些特性給管理者帶來了很多的困擾也是不容忽視的。從電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保存各個環節中，都存在著困難，特別是電子文件的保存，如果是保存在U盤或者光盤上，經常會發生磁盤損壞，無法進行正常讀取，現在雖然有一些合適是解決措施，但其長期保存是一個相當困難和復雜的過程，其安全性目前還沒有一個較完善較理想的可行的方法。

3 對電子文件歸檔的幾點建議

電子文件歸檔的就是要使真實記載著我們日常工作在電子信息時代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，我認為要做好以下幾方面的工作。

1）做好電子文件工作人員的知識技能培訓。做好醫院電子文件的歸檔保存工作，既是醫院檔案信息化建設的必然要求，也是醫院檔案信息化建設的重要組成部分。因此，作為一名信息化的檔案工作者，我們需要把檔案信息化建設提高到為醫院業務發展建設服務和促進醫院檔案事業發展的高度來認識。檔案人員要積極參加專業知識培訓，熟練掌握各種操作技能，以適應電子文件檔案管理工作的需要。

2）做好電子文件的收集工作。作為檔案管理人員，我們在電子文件歸檔之前，要廣泛、認真地進行收集各種電子文件資料，由于醫院各行政科室及臨床科室較多，各科室在日常工作中均產生各種電子文件資料，我們要發通知到各科室收集資料，保護原稿。不論是紙質的檔案還是電子文件檔案，對資料的收集總是歸檔管理的第一環節，也是做好各種資料歸檔保管的基礎。資料是否收集齊全完整，對以后檔案管理的鑒定、開發利用有著很大的影響。如果電子文件資料屬于歸檔的文件資料沒有得到收集，這不僅影響到醫院檔案資料的完整性，還嚴重地影響到醫院檔案的開發與利用。

3）電子文件資料在歸檔之前，也應該由醫院成立的檔案資料鑒定小組對其真實性、完整性和有效性進行鑒定。一是辨別電子文件的真偽，是否被人任意修改過；二是確定電子文件的歸檔價值，不是所有的電子文件都具備歸檔保管的，鑒定時可以遵從紙質檔案的方法進行鑒定；三是要確定電子文件的完整性。因為只有真實的、有價值的電子文件才有歸檔保管的價值和必要。

4）電子文件存在著安全隱患，因此我們在保管中要加強防患，確保安全。電子文件有多種存儲的載體，那么選擇的載體安全與否，關系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，我們檔案管理工作者要根據醫院工作的實際，采取較為安全的存儲措施，以保障電子文件存儲的安全。如果計算機在保存的過程中存在安全漏洞，我們要進行及時的修補管理軟件的安全漏洞，安裝使用殺毒軟件，對防火墻和殺毒軟件實行實現全天候自動升級，在檔案上傳、下載、訪問權限等方面進行加密處理。按照要求對保存環境的溫度和濕度進行監測，確保檔案電子的安全與穩定。

綜上所述，電子文件的產生提高我們檔案工作者的工作質量和效率，是檔案信息化建設、管理的一場新變革。但是電子文件存在著很多的缺陷和安全隱患，我們在工作中要客觀地分析問題，結合工作實際采取有效的應對措施，不斷改進和完善電子文件管理工作，以推動醫院電子文件的歸檔保管工作上一個新的臺階。

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