構建科學管理體系促進高校檔案數字化

沙敏

摘 要：本文主要以構建科學管理體系促進高校檔案數字化為重點進行闡述，結合當下高校檔案數字化存在的問題為主要依據，從檔案實體存儲不合理、檔案管理人員綜合素養低下、電子文件管理力度不足、加大高校檔案數字化重視力度、強化基礎設施建設、構成高水平檔案管理隊伍、構建系統的規章機制這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于提升高校內部工作效率，為高校平穩發展做鋪墊。

關鍵詞：高校；檔案數字化；電子檔案

基于互聯網背景下，構建科學管理體系促進高校檔案數字化勢在必行，其不但是保證高校跟緊時代發展腳步的根本條件，還是實現高校檔案管理現代化、合理化、規范化的根本要素。因此，相關人員需加強科學管理體系構建力度，推動高校檔案數字化，為高校實現戰略發展目標提供有利條件。本文主要針對構建科學管理體系促進高校檔案數字化為中心進行分析，詳細闡述如下。

1 高校檔案數字化的必然性

以往的紙質檔案因為檢索不方便，所有利用率較低，無法將檔案資源的實際價值全面發揮出來。隨著互聯網技術的廣泛使用，紙質檔案從人工形成變成了電子形成，加快了檔案形成的速度，并縮短了檔案收發的時間，另外增強了準確性，降低了各種資源損耗。隨著互聯網技術與計算的廣泛應用，校園網絡建設漸漸得到了完善，這給檔案數字化建設提供了有利條件。因為高校檔案牽涉的內容比較多，而且人員流動十分頻繁，以往的紙質檔案更新速度較慢，且無法將當時的情況充分的反應出來，而建設數字化檔案，可以隨時更新檔案資源，且實現共享，讓高校人員能夠隨時掌握動態。另外，現階段國家檔案局度檔案數字化建設非常注重，高校檔案數字化已成為了必然[1]。

2 高校檔案數字化存在的問題

高校檔案數字化存在的問題有很多，其中最典型的是檔案實體存儲不合理、檔案管理人員綜合素養低下、電子文件管理力度不足，具體如下：

2.1 檔案實體存儲不合理

因為紙質檔案管理應用的時間相對較長，實現檔案數字化，首先需要把檔案實體數字化，紙質檔案易受溫濕度影響，字跡不清或是紙張變脆弱等，還會受到潮濕及火災的威脅，需要大量的維護成本。另外紙質檔案還需要一定空間存儲，在整理檔案中會發生資料丟失的情況，另外，隨著時間的推移，保留下來的紙質檔案也會有信息不完整的情況。在建設數字化檔案時，因為檔案實體欠缺，造成數字化檔案信息缺失。

2.2 檔案管理人員綜合素養低下

普通高校并未給予檔案管理工作高度重視，普遍認為檔案管理是一項簡單的檔案收發工作，在選取檔案管理人員時，沒有太多要求，多半是兼職人員，另外，在其他工作較忙時，檔案管理者會被調到其他崗位，致使檔案管理者的綜合素養下降，且人員更新速度較慢。且檔案數字化除了要管理者具備較強的專業致使以外，還要充分掌握計算機技術，高校內當前的管理者通常不具備此條件，學生因為對檔案管理工作重視力度不足，也忽視了管理人員培訓教育，技術不佳，無法滿足現代檔案管理需求[2]。

2.3 電子文件管理力度不足

現階段，我國數字化檔案建設還處于發展階段，對電子文化管理的規定并不健全，監督與管理也不全面，在存儲與收集電子文化中，未設立專人進行監督，這便造成電子文化流失。當前各個高校盡管開始構建數字化檔案，但是紙質檔案管理依舊占據主體地位，無法實現檔案數字化管理，電子文件的系統性與準確性也得不到保障。檔案數字化管理欠缺行之有效的制度做支撐，致使電子文件管理工作得不到有效監管，造成諸多文件流失。在建設數字化檔案時，對于電子文件的格式并未做出統一規定，進而導致數字化質量低下和技術水平不佳，這對建設數字化檔案十分不利[3]。

3 構建科學管理體系促進高校檔案數字化

當前，實現高校檔案室數字化的方法有很多，其中最為常見的是加大高校檔案數字化重視力度、強化基礎設施建設、構成高水平檔案管理隊伍、構建系統的規章機制，詳細闡述如下：

3.1 加大高校檔案數字化重視力度

強化高校數字化檔案建設，首先需加大對檔案管理工作注重力度，轉變傳統的理念。檔案是記錄學校發展歷程的資料，有極高的歷史價值，另外給高效長足發展奠定了堅實基礎，而紙質檔案受時間影響較大，易變脆，日期較久的檔案存儲難度比較大，且深受潮濕、火災以及氣候等因素影響，管理困難，建設數字化檔案便能夠有效優化上述問題。數字化檔案不但能夠實現長期存儲檔案，還能節約空間，提高資料傳輸速度，有助于資源共享。意識到建設檔案數字的必要性，把檔案管理工作融入到高校常規工作中，如此才能促進檔案數字化工作有序進行。

3.2 強化基礎設施建設

極大基礎設施完善力度，為建設數字化檔案的關鍵點。建設數字化檔案的基礎設施包含軟件與硬件這兩點，軟件是指同管理檔案有關的系統軟件，應用此類軟件可以實現檔案高校檢索及統計等；硬件指的是由紙質檔案轉為電子檔案需要的掃描儀及計算機等，存儲電子檔案的設備，及共享電子檔案資源的網絡設施。電子檔案的主要載體需要充足的存儲空間，高水平的存儲功能，能夠減少信息損失，要確保系統軟件安全性和穩定性。健全數字化檔案建設的基礎設施，加大投入力度，不斷優化與創新[4]。

3.3 構建高水平檔案管理隊伍

建設數字化檔案對檔案管理者的綜合素養有極高的要求，不但要具備檔案管理知識，還需具備計算機操作技能。如此才能熟練的展開紙質檔案數字化，存儲電子檔案，在遇到網絡問題時，可以及時將其優化掉，確保電子文化不會因為網絡及軟件受損而流失。基于此，高效需增強檔案管理者培訓力度，展開檔案管理教學，定期檢測計算機操作水平及專業知識，讓檔案管理者可以充分掌握檔案數字化建設的新進展，確保管理者可以熟練應用有關軟件，構建專業的數字化管理團隊，提升檔案管理者的整體素養[5]。

3.4 構建系統的規章機制

所謂沒有規矩不成方圓，若是缺少制度做保障，建設數字化檔案也無法有序進行，科學的管理體系為保證檔案數字化建設的主要條件。建設檔案數字化需對電子檔案的方式、質量、程序等做出相關說明，還需明確電子檔案在進行修改、刪除以及入庫等操作時嚴格遵守的程序及原則，另外，對于保密文件的應用權限及管理皆需要遵守有關制定做出規定，以免重要檔案遺漏或是丟失?，F階段，我國電子檔案管理機制還不健全，為此高效在數字化檔案建設中，需結合自身具體狀況，構建適合本校發展的規章機制，且嚴格落實，確保數字化檔案系統同其他工作系統共同使用，信息完整，更新及時，充分發揮檔案數字化的實際價值。

4 結束語

綜上分析，檔案管理為高校管理的重要部分，其同高校長足發展息息相關。為了促進檔案管理數字化，相關人員可以從加大高校檔案數字化重視力度、強化基礎設施建設、構成高水平檔案管理隊伍、構建系統的規章機制這幾方面著手，來構建科學管理體系，實現促進檔案管理數字化的目標。

參考文獻

[1]張慧玉，陳良.高校數字化檔案安全管理體系探索和分析[J].辦公室業務，2019（08）：184.

[2]黃曉娜.高校檔案數字化與館藏檔案分級管理策略[J].蘭臺內外，2019（10）：3-4.

[3]許德斌.網絡化視角下高校檔案安全管理體系的構建[J].遼寧科技學院學報，2018，20（05）：58-59.

[4]潘瀾月.高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略研究[J].辦公室業務，2016（13）：127.

[5]周芬玲.試論高校數字化檔案信息管理體系的構建[J].青海師范大學學報（哲學社會科學版），2013，35（04）：166-168.