淺析現代圖書館紙質檔案數字化管理新思路

錢強

◆摘 要：針對圖書館當中的信息工作來說，紙質檔案屬于一項重要內容，其中包含大量珍貴的文獻資源。然而，如今管理當中存在許多問題，比如檔案保存以及價值鑒定。圖書館需要在相應原則基礎之上，對哪些需要實施數字化的處理的檔案加以明確，這樣才可提升檔案管理整體質量。本文在分析紙質化的檔案管理存在的一些問題的基礎上，著重探究對圖書館中檔案管理這一工作進行改進的建議，希望能給檔案管理提供相應參考。

◆關鍵詞：現代圖書館；紙質檔案；數字化管理

一、前言

伴隨網絡計算以及計算機的高速發展，其已經在很多領域當中的達到了廣泛運用。如今，圖書館當中的紙質檔案早已無法對網絡以及存儲技術之下社會發展需求加以滿足，信息化以及數字化給以往檔案管理這一工作帶來了嚴峻挑戰。在信息化這一大背景之下，圖書館對紙質檔案實施數字化的管理已經成為一個必然趨勢，所以圖書館必須加以重視。

二、紙質化的檔案管理存在的一些問題

第一，學歷結構以及年齡結構具有的單一性以及低層次性。伴隨網絡技術以及計算機的廣泛運用，給圖書館當中的檔案管理這一工作帶來較大影響。多數檔案管理方面的工作人員具有的綜合素質較低，多數單位沒有對檔案管理這一工作加以重視，認為檔案管理這一個工作可有可無。第二，缺少專業技能方面的培訓。因為圖書館當中多數管理人員并未接受專業培訓，所以缺少檔案管理以及信息建設這些方面知識。所以，進行檔案管理期間，工作人員普遍存在主觀性，不具備科學合理管理理念，進而對管理效果造成較大影響。

三、對紙質檔案進行數字化的管理的作用

第一，進行資源開發以及建設。如今，圖書館需要加大對于檔案目錄對應數據庫整體建設力度，把重要檔案整理以及收集工作做好，把其通過視頻、音頻以及圖片形式進行保存。實際上，數字文件擁有很多明顯優勢，不僅可以對紙質檔案加以保護，同時使用起來非常方便。把紙質檔案實施數字化的處理，能夠對原始檔案加以有效保護。第二，便于進行電子歸檔以及檔案管理。當前，電子歸檔已經實現紙質檔案朝著數字檔案的飛躍，檔案管理不用受到較大束縛，可以大大提高圖書館藏整體存儲空間。

四、對圖書館中檔案管理這一工作進行改進的建議

（一）強化檔案意識，完善現有管理制度

當前，圖書館當中的所有工作人員都必須對檔案資源具有的珍貴性加以有效認識，并且對檔案工作具有的重要性加以重新審視，站在思想角度對檔案工作加以認識以及重視，強化管理人員的檔案意識，完善現有管理制度，進而確保檔案工作得以有序進行。只有這樣，才可為檔案管理整體質量的提高奠定基礎。

（二）增強電子意識，強化當前管理水平

現階段，信息技術在各個領域當中都已經得到大量運用以及普及，使得電子文件類別日漸豐富，所以對檔案進行信息化整體需求有了明顯提高，在對紙質檔案加以管理期間遇到很多問題。在對數字化的檔案加以運用以后，借助計算機以及網絡技術可以對有關文件進行檢索，這樣促使檢索效率與準確率得到發福提高。而且，借助網絡，檔案使用人員可以快速找到小的資料。如此一來，不僅能夠節省人力，同時還能節省財力以及物力，不用想之前那樣一卷卷、一本本的對紙質資料加以查找。除此之外，圖書館還可借助網絡在一定區域之內開展非保密性的信息公開。例如規章制度和有關通知等，這樣可以提升檔案資源實際利用效率，進而開展主動服務。

（三）積極進行培訓，提高管理人員素質

第一，站在管理本質角度來看，管理服務具體對象是人，而且主體同樣是人。所以，為提升檔案管理整體有效性，需要對管理人員綜合素養以及服務理念進行提高，以此來對檔案管理這一工作加以改善。第二，圖書館需要給檔案管理有關人員制定相應的培訓計劃，以此來提升其管理質量以及有效性，促使圖書館當中的管理人員可以應對檔案工作當中的新要求，進而為科研、育人以及服務工作帶來便利。

（四）運用數字系統，實現科學化的管理

第一，借助科學技術促使圖書館當中檔案管理整體工作效率得以提高。通過數字化的信息管理這一系統能夠對價值性較高的資源進行迅速采集。該系統可以把收集到的一些資源信息加以及時處理以及保存，提高數據存儲具有的安全性，同時還便于備份，日后查閱起來也非常簡單。而且，檔案部門也可借助網絡對有用資源進行直接采集。例如，如今浙江大學圖書館所用的檔案管理這一系統可以發揮出系統軟件這一優勢，工作效率比以往紙質檔案的整體管理效率高出很多倍。第二，當前為實現管理一體化以及體系化的發展，圖書館需要構建科學合理的管理系統。這樣一來，可以形成各個圖書館間的聯網服務，對各自資源進行共享，提升館藏管理。

五、結論

綜上可知，伴隨數字化逐漸發展以及普及，圖書館當中的紙質檔案整體管理要求也在逐漸提高。對紙質檔案實施數字化的管理，對圖書館的資源建設以及開發十分有利，同時易于管理人員進行電子歸檔和管理。所以，管理人員需要強化檔案意識，完善現有管理制度，增強電子意識，強化當前管理水平，積極進行培訓，提高管理人員素質，并且運用數字系統，實現科學化的管理，進而促使檔案管理整體效果得以提高。

參考文獻

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