淺談企業設備檔案的收集工作

楊雪嬌

摘 要：對于企業尤其是大型工業企業來說，設備檔案有著舉足輕重的意義，設備檔案是設備后期的維修保養改造等不可或缺的依據性資料，是企業各項工作中不可缺少的基礎性工作，在保障企業生產、經營和管理持續開展，資產保值增值和延續企業歷史等方面具有重要地位和作用。鑒于其特殊性，筆者結合自身參與公司設備檔案管理的相關工作經驗，簡單對設備檔案的收集工作進行梳理。

關鍵詞：設備；檔案；收集

設備檔案是指在設備管理的全過程中形成，并經整理應歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件與資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作歸檔建立的設備檔案，具體說來，包括從項目立項階段、可行性研究階段、初步設計階段、施工階段、竣工驗收階段、后期維護保養階段各個過程中形成的具有保存價值的各種載體的資料。確保企業設備檔案的完整性、系統性、安全行、高效性，對企業有重大的意義。而做好設備檔案的收集工作又是其中的重中之重。

1 檔案收集階段存在的問題

1.1 簽訂技術合同時未將設備驗收文件交付具體化

就一般而言，企業引進設備簽訂合同都是由公司商務部門及技術部門聯合參與，其合同一般為統一模板，僅僅籠統的提及需要提交竣工資料，但并未對及需要交付的文件具體化。這使得后期檔案部門在接收設備驗收文件時沒有依據，對設備廠家沒有約束力，只能是設備廠家提供什么就被動的接收什么，容易造成設備檔案收集不全，給后期工作帶來不便。

1.2 設備開箱過程開箱文件遺失

設備開箱過程沒有檔案人員參與，參與開箱的技術人員檔案意識不強，開箱驗收過程中只交接設備而忽略了對其過程中產生的文件資料的收集工作，比如一些設備閥門、壓力儀表、控制部件的合格證、檢測報告，開箱箱單等等，這些文件的缺失造成了檔案資料無法系統整理，影響后期查考利用。

1.3 設備歸檔資料不能溯源

檔案人員后期整理設備檔案過程中，常常會發現有些文件首尾不一致的現象。例如在整理會議紀要時，可能會發現其中提及某個時間段某個設備進行過調研，或者專家會審，而卻沒有這些相關的調研資料及專家會審資料。這是由于某些會議未及時撰寫會議紀要，專家評審時未及時形成文件資料記錄等。檔案的原始記錄性導致了這些現場最一手的資料缺失了就是缺失了，沒有辦法去彌補，這也導致了后期如果出現設備問題無法追本溯源。

1.4 設備竣工驗收文件

設備在前期項目階段形成的技術規格書、技術協議等文件的設備型號、設備名稱、技術參數等嚴格按照合同簽訂時執行，然而實際到貨的設備儀器，一些廠家是按照其公司簡稱、設備出廠編號、中英文縮寫，或按照產品特點、相關行業標準等來編制設備名稱，這就導致設備實物上的銘牌、出廠合格證與簽訂合同時的型號、名稱不一致。

2 改進措施

造成上述問題的根本原因就在于項目實施前期對檔案管理工作不夠重視，管理不夠到位，根據自身工作經驗，我覺得需要做到以下幾點：

2.1 項目前期簽訂合同時要規范

引進項目在簽訂合同階段，設備采購部門應該會同檔案管理人員在設備技術協議或招標文件中明確項目竣工時需要移交的設備資料清單。合同是具有法律效益、雙方認可的文件，具有強制性特征，設備供應商必須依照合同中所明確的設備資料清單向檔案部門移交，這就給了檔案管理人員法律依據，如果在清點資料過程中發現缺件、錯件現象，可根據合同中約定要求設備供應商補齊或者更換，如果供應商拒不配合執行，可按供應商違約要求賠償。

2.2 項目管理過程要做到“三納入、四同步”

“三納入”就是將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領導工作議事日程，納入到單位職工的經濟責任制和崗位責任制中。“四參加”是指檔案部門或檔案人員參加產品鑒定會、科研課題審定會、設備開箱驗收會、基建項目驗收會。“四同步”是指下達計劃任務與提出科研文件材料要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。從前期立項階段，檔案人員應參與項目相關各種重要會議，以確保可以把握項目進度。設備開箱過程中，相關部門兼職檔案員要對照技術合同和裝箱單逐項核對，確保收集完整齊全。

2.3 檔案收集工作要邊形成邊收集

傳統的項目管理過程都是根據項目的實施進度，在某個項目節點完成后，由項目實施人員向檔案室歸檔，檔案工作人員在接收后進行整理歸檔，在整理過程中如果發現有缺件少件，再聯系項目實施人員補充。但由于文件具有時效性，設備的開箱驗收文件、設備的設計聯絡會議紀要、一些現場測試記錄等等現場最一手的文件，只能在形成之后立即收集，即使丟失損毀了也沒法后補，后補的就與檔案的真實性相悖，這就導致了設備檔案收集缺失而無法形成閉環。所以項目管理資料最好是邊形成邊收集，在設備的設計聯絡會議后保存好紙版的會議紀要，修改前后的文件也要一并收集歸檔，以保證文件收集的完整準確，設備的測試記錄等在形成之后立即收集保存。此外，項目實施人員可以在移交歸檔文件之前，先通過電子報送提交給檔案工作人員審查，由檔案員先行審查電子文件，根據檔案員審查意見修改補充完整后再將紙板文件一并移交。

2.4 檔案管理工作要與項目實施進度同步

在項目實施前期階段，就要確定好檔案管理部門和項目實施部門的分工、文件資料歸檔范圍以及文件資料歸檔的時間節點，檔案員與各部門對接的兼職檔案員要及時溝通交流，充分了解項目進展情況，把握好項目進度，根據項目實際進展情況及時劃定移交歸檔節點，做好檔案竣工驗收工作。

要做好設備檔案管理工作，最重要的是要提高檔案工作人員與各部門兼職檔案員的業務管理水平。檔案行政管理部門可以定期組織檔案業務培訓和業務交流，提高檔案工作人員專業水平；此外，還可以舉辦檔案展覽等，做好檔案宣傳工作，以增強企業職工的檔案意識。

3 結束語

做好企業設備檔案的收集工作，需要在設備的前期項目管理階段就做好把控，貫穿于設備項目管理的全過程。提高設備項目檔案的完整性、準確性和系統性，需要檔案管理部門與項目建設部門攜手共進，以兼職檔案員為橋梁，從實際出發，在實踐中總結經驗，不斷摸索創新，探索優化收集檔案的方法，使項目檔案管理程序更為規范，為企業積累下寶貴的設備檔案資料。

參考文獻

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