人事檔案電子化管理探析

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摘 要：黨政機(jī)關(guān)單位人力資源部門貫徹綠色辦公理念的過(guò)程中，運(yùn)用電子手段管理人事檔案，這在一定程度上能夠提高檔案管理效率。現(xiàn)如今，檔案信息化管理工作普遍存在檔案信息更新不及時(shí)、檔案信息安全性較低、檔案管理人才缺失等問(wèn)題。本文以現(xiàn)有問(wèn)題為導(dǎo)向，探索人事檔案電子化管理措施，以供同行參考，從整體上提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；電子化；管理

現(xiàn)下，信息技術(shù)時(shí)代悄然而至，在這一時(shí)代背景中，電子信息技術(shù)在人事檔案管理工作靈活運(yùn)用，并取得了良好的管理效果。基于此，本文針對(duì)“人事檔案電子化管理”這一論題重點(diǎn)探析，這既符合新時(shí)代發(fā)展需要，又能真正實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理目標(biāo)。

1 重要性

人事檔案管理的過(guò)程中，電子化管理方式逐漸被接納，對(duì)比于紙質(zhì)管理方式，電子化管理具有便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)，檔案信息利用率會(huì)大大提高。人事檔案資料查閱、更改的過(guò)程中，管理人員借助電子化技術(shù)完成海量信息篩選任務(wù)，這既能節(jié)省管理成本，又能避免出現(xiàn)檔案資料遺漏現(xiàn)象。此外，檔案管理者的工作壓力會(huì)自此減小，并且檔案管理工作能夠規(guī)范化、高效化推進(jìn)，這對(duì)黨政機(jī)關(guān)單位提供完整的人事干部任免和福利待遇晉升有促進(jìn)意義。總結(jié)可知，新時(shí)期人事檔案信息化管理工作刻不容緩，具體落實(shí)此項(xiàng)工作，有利于彌補(bǔ)紙質(zhì)管理方式的不足，并深化人事工作改革。

2 常見問(wèn)題

目前，人事檔案電子化管理現(xiàn)狀不容樂觀，檔案管理階段存在以下問(wèn)題，希望通過(guò)問(wèn)題總結(jié)來(lái)制定相關(guān)管理措施，以此改變檔案電子化管理的不良現(xiàn)狀。

1）檔案信息更新不及時(shí)。目前，大部分黨政機(jī)關(guān)單位管理人事檔案的過(guò)程中，普遍存在信息延遲更新現(xiàn)象，這會(huì)不同程度的降低人事檔案利用率，最終影響人事工作處理進(jìn)程[1]。究其原因，黨政機(jī)關(guān)單位人事變動(dòng)較頻繁，加之，人事檔案資料收集阻力較大，繼而檔案信息延時(shí)更新。一旦檔案信息真實(shí)性得不到保證，不僅會(huì)加劇黨政機(jī)關(guān)單位人事管理人員與干部之間的信任，還會(huì)降低黨政機(jī)關(guān)單位人事管理的影響力，導(dǎo)致黨政機(jī)關(guān)單位提拔任用缺乏足夠支撐力。

2）檔案信息安全性較低。檔案電子化管理即便能夠帶來(lái)一定優(yōu)勢(shì)，但同樣存在安全風(fēng)險(xiǎn)。主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)設(shè)備安全管理工作不到位，極易為網(wǎng)絡(luò)黑客破壞行為提供可乘之機(jī)，繼而產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)故障，嚴(yán)重情況下，人事檔案信息資料完整性得不到保證，導(dǎo)致人事工作阻力重重。此外，電子化技術(shù)未能及時(shí)升級(jí)，與之配套的安全防護(hù)技術(shù)低效運(yùn)用，這無(wú)疑會(huì)為弱化人事檔案安全性，最終增加檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)[2]。

3）檔案管理人才缺失。人事檔案管理方式日漸多樣化，要想真正提高電子化管理效率，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，務(wù)必培養(yǎng)專業(yè)人才，以便為人事檔案電子化管理提供可靠的人才支持。現(xiàn)今，黨政機(jī)關(guān)單位人力資源部門在專業(yè)人才培養(yǎng)方面的關(guān)注度較低，現(xiàn)有人才管理制度不夠完善，并且人才管理方案有待改進(jìn)，這在一定程度上會(huì)弱化電子化管理效果。

3 管理措施

要想高效解決檔案電子化管理環(huán)節(jié)存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，務(wù)必制定可行性管理措施，確保已有問(wèn)題及時(shí)處理，取得人力資源管理的良好效果。從以下幾方面措施入手，以此提升人事檔案管理水平，推動(dòng)人事工作順利開展。

1）及時(shí)更新人事檔案信息。人事檔案工作服務(wù)于人事信息工作，鑒于人事信息動(dòng)態(tài)變化，故而，檔案信息化管理工作應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，以便為人事信息工作提供可靠服務(wù)。例如，某黨政機(jī)關(guān)單位人事部門運(yùn)用相關(guān)信息軟件監(jiān)管檔案工作和信息工作，通過(guò)信息轉(zhuǎn)換、及時(shí)共享實(shí)現(xiàn)檔案信息更新目的。這既能保證檔案信息全面性和真實(shí)性，還能為日后檔案資料調(diào)取和應(yīng)用提供可靠支持，有利于推動(dòng)人事工作有序進(jìn)行。除此之外，工作人員應(yīng)客觀掌握電子信息技術(shù)，借此構(gòu)建電子數(shù)據(jù)庫(kù)，繼而實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理目的。在這一過(guò)程中，黨政機(jī)關(guān)單位全體工作人員應(yīng)認(rèn)真填寫、詳細(xì)補(bǔ)充檔案資料，之后工作人員對(duì)已填寫資料逐項(xiàng)審核，待資料內(nèi)容無(wú)誤后，對(duì)其整理、歸檔，以此提升人事檔案信息有效性，為人事工作順利開展而助力。最為關(guān)鍵的是，人事管理者以及檔案管理人員應(yīng)樹立全局意識(shí)，并客觀認(rèn)知檔案信息化管理工作，實(shí)際工作中強(qiáng)化工作責(zé)任感，針對(duì)檔案信息化管理工作給與建設(shè)性意見，以此加快人事檔案信息更新速度。

2）加強(qiáng)檔案信息安全管理。為全面保證檔案信息安全性，降低檔案信息丟失幾率，務(wù)必落實(shí)檔案信息安全防范工作。一方面，加大安全保護(hù)力度。黨政機(jī)關(guān)單位檔案管理者做好預(yù)防工作，為網(wǎng)絡(luò)設(shè)施提供良好的使用環(huán)境，以免影響網(wǎng)絡(luò)設(shè)施性能。同時(shí)，排除不安全因素，為計(jì)算機(jī)設(shè)備使用者傳遞安全須知，使其了解使用說(shuō)明內(nèi)容，盡可能減少人為失誤。另一方面，強(qiáng)化安全防范意識(shí)。黨政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范工作落實(shí)于過(guò)程，換言之，全體員工應(yīng)客觀認(rèn)識(shí)檔案電子化管理的重要性，在檔案資料更改、檔案?jìng)鬏數(shù)拳h(huán)節(jié)做好保密工作，參照用網(wǎng)制度以及安全管理規(guī)定來(lái)規(guī)范自身行為，以此凈化黨政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。此外，還應(yīng)做好外部網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，這需要工作人員掌握外網(wǎng)接入的安全準(zhǔn)則，同時(shí)，黨政機(jī)關(guān)單位人事部門定期監(jiān)督外部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況，針對(duì)安全隱患及時(shí)處理。為避免出現(xiàn)外網(wǎng)無(wú)序接入，亦或是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)外接受限等問(wèn)題，務(wù)必從整體上提高人事檔案電子化管理的安全性。

3）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。人事檔案電子化管理的前提條件，即管理人員在其中發(fā)揮正向指導(dǎo)作用。因?yàn)楣芾砣藛T的工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)素養(yǎng)、管理能力對(duì)檔案電子化管理效果有至關(guān)重要的影響，故而，黨政機(jī)關(guān)單位人事部門應(yīng)高度重視專業(yè)管理人員培養(yǎng)工作。首先，聘請(qǐng)資深的檔案管理人士，使其借助培訓(xùn)機(jī)會(huì)傳遞最新電子化管理理念，并通過(guò)案例分享的方式來(lái)彰顯電子化管理方式的實(shí)踐價(jià)值。然后，制定合理的培訓(xùn)制度，確保檔案管理人員端正工作態(tài)度，并積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，這既能豐富檔案管理專員的理論知識(shí)儲(chǔ)備，又能提升管理人員的工作技能，這對(duì)人事檔案優(yōu)質(zhì)管理、電子化存儲(chǔ)有重要意義。最后，實(shí)施績(jī)效考核評(píng)估機(jī)制，為檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，通過(guò)績(jī)效評(píng)估方法來(lái)客觀掌握管理人員的管理水平，根據(jù)評(píng)估結(jié)果適當(dāng)調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，以此提升檔案電子化管理技能，并全方面提供信息化服務(wù)。除此之外，黨政機(jī)關(guān)單位內(nèi)部成立人事檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍，以此提高人事檔案電子化管理效率，并加快紙質(zhì)檔案管理方式向電子化管理的轉(zhuǎn)型速度，這對(duì)人事工作順利開展有積極影響。

電子信息技術(shù)在人事檔案電子化管理環(huán)節(jié)中起到的積極作用毋庸置疑，除了運(yùn)用上述三種措施優(yōu)化檔案信息化管理質(zhì)量外，還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的更新信息化技術(shù)。結(jié)合國(guó)內(nèi)人事檔案管理需要，具體落實(shí)檔案電子化管理工作，以此縮短檔案管理、資料查找、信息更改、檔案存儲(chǔ)的時(shí)間，繼而為人事提拔任用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。具體來(lái)說(shuō)，黨政機(jī)關(guān)單位檔案管理者應(yīng)定期更新信息技術(shù)，并將檔案管理系統(tǒng)運(yùn)維工作落實(shí)于過(guò)程，同時(shí)，針對(duì)檔案管理系統(tǒng)已有故障高效處理，推動(dòng)人事檔案信息化管理工作穩(wěn)步落實(shí)，以此提高人事檔案利用率，取得人力資源管理的良好效果[3]。

4 總結(jié)

綜上所述，為積極響應(yīng)無(wú)紙化辦公號(hào)召，人事檔案管理工作巧妙運(yùn)用信息技術(shù)是極為必要的，這對(duì)人事檔案電子化管理活動(dòng)有序推進(jìn)有積極影響。管理期間，既要及時(shí)更新人事檔案信息，又要加強(qiáng)檔案信息安全管理，同時(shí)，培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，確保檔案電子化管理問(wèn)題高效處理，繼而加快檔案電子化管理時(shí)代發(fā)展步伐。因此，人事檔案電子化管理人員應(yīng)以此為參考，探索電子化管理的有效路徑。

參考文獻(xiàn)

[1]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，38（06）：168-172.

[2]趙紅.芻議——人事檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題和現(xiàn)代化建設(shè)[J].中國(guó)高新區(qū)，2017（17）：216.

[3]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問(wèn)題研究[J].城建檔案，2017（02）：63-64.