大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案與檔案數(shù)字化建設(shè)探討

萬勝永

信息技術(shù)的快速發(fā)展使傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公室能夠優(yōu)化整合數(shù)字化信息數(shù)據(jù)，通過技術(shù)升級(jí)使傳統(tǒng)的辦公方式得到了有效的變革。在目前互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、信息化的基礎(chǔ)上，我們建立了以技術(shù)為主要支撐的數(shù)字文件管理模型，可以最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的性能優(yōu)勢(shì)，提升各級(jí)檔案的數(shù)字化建設(shè)速度，并鞏固和完善已經(jīng)建設(shè)完成的數(shù)字檔案系統(tǒng)。

1 數(shù)字檔案和檔案數(shù)字化的概念類別

數(shù)字檔案館是一種新型的概念，與傳統(tǒng)的文件管理都有較大的區(qū)別，其具有資源信息的數(shù)字化、信息化等屬性，最明顯的區(qū)別是數(shù)字檔案館不再以制止作為載體，主要依靠數(shù)字化信息的傳輸進(jìn)行對(duì)檔案建設(shè)和管理。與傳統(tǒng)的檔案管理功能相比，數(shù)字檔案具有更多的信息存儲(chǔ)空間，不受地域限制，并可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享。在數(shù)字檔案中，可以更有效地處理、驗(yàn)證和存儲(chǔ)檔案信息，在存儲(chǔ)形式方面，數(shù)字檔案館可以突破傳統(tǒng)較為單一的本文存儲(chǔ)，形成以圖像、視頻、音頻等多媒體數(shù)字的管理存儲(chǔ)，使信息呈現(xiàn)方法更加多樣化，并且便于檢索，而且可以更好對(duì)檔案進(jìn)行后期管理。

檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)通過掃描、數(shù)字影音等技術(shù)將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式進(jìn)行傳輸，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的歸檔、檔案技術(shù)的互聯(lián)網(wǎng)連接，以此構(gòu)建成完整的數(shù)字化檔案信息庫。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的數(shù)字化是一種趨勢(shì)，只有實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化才能滿足當(dāng)前檔案館的發(fā)展要求，避免檔案工作滯后、影響企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案電子處理的特點(diǎn)

1）通過收集各方面的信息，建立完善的檔案信息資源庫，與傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，檔案的數(shù)字化管理工作更加的復(fù)雜、數(shù)量更大，對(duì)于數(shù)字資料檔案而言可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行擴(kuò)展和管理，同時(shí)檔案的電子處理還較大程度的突破文件傳輸形式中的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理形式，可以將音頻、圖像等內(nèi)容進(jìn)行有效的展示，從檔案資料的收集、管理和查閱等工作而言，有效的增加了檔案的信息內(nèi)容和種類，并以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)建立綜合性的數(shù)字信息資源庫，從而更加滿足企業(yè)對(duì)于信息化資源的需求，有效的增加企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案的分析和管理能力，為未來的發(fā)展提供有利的數(shù)據(jù)支持。

2）實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和集中分析。由于檔案的數(shù)字化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子文件的存儲(chǔ)密度高于傳統(tǒng)的手工信息存儲(chǔ)。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子文件管理的儲(chǔ)存容量還需要更大提升，以此滿足所需存儲(chǔ)的數(shù)字文件的數(shù)量，實(shí)現(xiàn)大容量存儲(chǔ)的功能。大量的存檔信息還提供了對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行集中分析和處理的可能性，實(shí)現(xiàn)了單項(xiàng)數(shù)據(jù)分析，并且大量數(shù)據(jù)使分析的結(jié)果更具說服力。

傳統(tǒng)的文件管理在文件搜索中經(jīng)常需要大量的人力和物力資源，特別是對(duì)于稀缺資料和較為珍貴的檔案資料的管理，需要能夠進(jìn)行快速查詢并且還要確保文件保存的有效性，這些要求都對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理提出了較大的要求。通過設(shè)置用戶權(quán)限，數(shù)字檔案可以保證稀缺資料和較為珍貴的檔案資料的有效存儲(chǔ)，避免信息丟失，用戶還可以通過后臺(tái)查詢提高搜索和查詢的效率。

3 在大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建檔案信息資源數(shù)字化的關(guān)鍵點(diǎn)

首先，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，有必要考慮其科學(xué)性和合理性。在數(shù)字化應(yīng)用程序文件的過程中，許多企業(yè)只需將傳統(tǒng)的文件信息輸入計(jì)算機(jī)。實(shí)際上，這種文件數(shù)字化并不科學(xué)有效，為了實(shí)現(xiàn)高效的文件電子管理，我們應(yīng)該注意構(gòu)建系統(tǒng)的歸檔目錄，然后建立相應(yīng)的搜索模式，以便在文件輸入計(jì)算機(jī)后，方便員工檢查，這要求在整體質(zhì)量文件設(shè)計(jì)之前，對(duì)現(xiàn)有文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分，并將文件內(nèi)容數(shù)字化，然后對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，科學(xué)合理地協(xié)調(diào)文件信息內(nèi)容。

其次，檔案的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)具有系統(tǒng)性。當(dāng)建立數(shù)字化的檔案是，其過程不是單一獨(dú)立的，而是具有連續(xù)性的，所有收集到的資料需要及時(shí)的上傳到數(shù)據(jù)庫中，保證數(shù)據(jù)檔案的關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性。

最后，數(shù)字化建設(shè)需要融入個(gè)性化特征。所謂特征，是指不同的企業(yè)單位對(duì)檔案信息的管理有不同的要求。在檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，有必要根據(jù)單位的工作特點(diǎn)進(jìn)行整體規(guī)劃。就像提供差異化服務(wù)一樣，數(shù)字檔案也有其獨(dú)特的特點(diǎn)，可以促進(jìn)數(shù)字檔案之間健康的競(jìng)爭(zhēng)形成，為信息交流和共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 是建立數(shù)字檔案的相關(guān)途徑

4.1 注意目錄和全文數(shù)據(jù)庫的同步構(gòu)建

在數(shù)字文件管理過程中，有必要認(rèn)識(shí)到完整性的重要性，進(jìn)行目錄和全文數(shù)據(jù)的同步管理，并通過總分總的形式提高信息輸入率和搜索效率。在目錄的設(shè)置中，需要根據(jù)特定的文件內(nèi)容設(shè)置搜索目錄，以便通過設(shè)置單獨(dú)的目錄來簡(jiǎn)化文件檢索的路徑，特別是對(duì)于時(shí)間較久或者不經(jīng)常使用的文件，可以建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)目錄，使用戶更快地找到他們需要的信息。在檔案信息的數(shù)字檢索過程中，除了增強(qiáng)檢索功能外，還需要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置書簽，以適應(yīng)不斷變化的客觀需求。在輸入方面，還可以通過打開不同的管理員帳戶，提高文件輸入的效率，以及更新的及時(shí)性。

4.2 建立完整的電子文件信息存儲(chǔ)和存儲(chǔ)功能

在電子文件的存儲(chǔ)中，由于電子文件使用原始數(shù)據(jù)，為了實(shí)現(xiàn)文件的長(zhǎng)期使用，有必要注意內(nèi)容信息的真實(shí)性和完整性，并不斷補(bǔ)充它們。在后期維護(hù)文件信息時(shí)，應(yīng)定期組織文件內(nèi)容，并每隔幾年將信息傳輸?shù)叫陆橘|(zhì)以更好地保存。在計(jì)算機(jī)軟件和硬件中，也應(yīng)不斷更新，改善軟件和硬件的操作環(huán)境，提高了操作效率，并確保可以更安全地存儲(chǔ)文件信息。

4.3 人員素質(zhì)的結(jié)合

檔案工作者的能力和素質(zhì)包括專業(yè)知識(shí)，技術(shù)知識(shí)，管理技能等。提高工作人員的能力和質(zhì)量主要是由于對(duì)工作人員的跨學(xué)科和跨學(xué)科培訓(xùn)。傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)是單一的，這導(dǎo)致許多員工理解文件管理，但不了解現(xiàn)代信息技術(shù)。這將成為數(shù)字檔案和檔案數(shù)字化建設(shè)的制約因素。因此，培養(yǎng)復(fù)合檔案人才已成為數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化必須解決的難題。這也是工作人員建設(shè)數(shù)字檔案和檔案數(shù)字化的必要條件。

為了提高檔案管理員的能力和質(zhì)量，使他們成為滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的綜合人才，有兩種主要方法。一個(gè)是培訓(xùn)檔案管理員，包括現(xiàn)代知識(shí)培訓(xùn)，管理科學(xué)培訓(xùn)和計(jì)算機(jī)。技術(shù)培訓(xùn)和外語培訓(xùn)等。這是一種靜態(tài)方法。動(dòng)態(tài)的方法是組織和參與學(xué)術(shù)界和檔案界之間的學(xué)術(shù)研討會(huì)，進(jìn)行研討會(huì)和交流，促進(jìn)兩個(gè)圈子之間的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)相互促進(jìn)。這種"走出去"的方式將為思想帶來許多新思路，并將與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)數(shù)字檔案館和檔案館的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮作用。

5 結(jié)論

隨著全球社會(huì)科學(xué)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來勢(shì)不可擋。在這種背景下，數(shù)字檔案的建設(shè)和檔案的數(shù)字化也是未來的必然趨勢(shì)。面對(duì)這些重大變化，我們應(yīng)該及時(shí)應(yīng)對(duì)措施和準(zhǔn)備，以順應(yīng)時(shí)代潮流，促進(jìn)和促進(jìn)新制度的發(fā)展，從而促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，提供更方便快捷的服務(wù)。

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