數據化在檔案管理的應用探索

郭靜麗

摘 要：數據化在公司檔案管理中的利用，是大數據時代數據利用價值提升的背景下，公司為了可持續發展應作出的改變，也是面對海量檔案數據時管理模式革新的需求。為了實現檔案管理數據化建設目標，公司應建立健全數據化檔案管理制度，規范檔案數據采集管理流程，建設專業的檔案管理隊伍，并完善數據化技術設施配置。

關鍵詞：數據化；檔案管理；應用

所謂大數據，就是通過常用計算機軟件無法實現高效信息處理、管理的巨量數據信息集合，數據量大，且具有多樣性，需采用大數據技術進行收集、儲存、分析、挖掘、應用[1]。在大數據時代背景下，數據信息利用價值被充分挖掘出來，數據化成為各行各業信息管理的發展方向。檔案作為公司信息管理的重要對象，其信息價值要想被充分挖掘出來，就應該合理引進數據化技術及設備，步入數據化管理階段。檔案管理的數據化建設，能夠推動檔案信息的整合與管理，讓檔案的調用與利用更為便捷，全面提升檔案管理水平，公司要想借助檔案優化管理，就應該將這項工作提上日程，給予人力、財力上的支持。

1 檔案管理數據化建設現狀

1）檔案管理意識不強。在數據化時代，檔案增添了電子數據、視頻等多種新類型，涉及面廣，內容豐富，但是，目前很多公司都存在歸檔意識不足的問題，員工在按既定程序完成工作后，缺乏將相關資料歸檔整理的習慣，導致公司檔案數據存在內容不全、數據虛假等問題，檔案管理流于形式化。要想實現檔案數據化管理的目標，就應該全面才加現代化的檔案數據，確保數據資源種類全面，信息足夠，否則，檔案管理工作將無以為繼，影響到檔案數據利用率[2]。日常資料歸檔，能夠為檔案數據化管理提供信息基礎，同時，能夠督促工作人員按照既定程序完成工作，避免數據做虛弄假的問題，切實提升工作效率及質量，培養工作人員認真嚴謹、一絲不茍的工作態度，而且這些資料如果得以高效利用，對于公司的可持續發展是極為有利的。

2）管理人員專業度不夠。時代在發展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著檔案數據種類的增加與更新，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，應該創新檔案管理手段，引入數字化技術、數據庫技術等，實現信息化、數據化檔案管理。但是，檔案的數據化建設，會受到管理人員業務素質的限制，以往公司檔案管理要求不高，內容較少，檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職，或者在檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對于檔案工作的業務知識、法律知識不熟悉，而且管理人員大多任職期限較長，年齡較長，對于新鮮事物的學習能力較差，無法數量使用各項數據軟件，進行數據化檔案管理。

3）管理手段落后。在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發揮應有的效益。這正是公司檔案管理需邁向數據化管理階段的原因，因為隨著公司規模的擴大，業務范圍的拓展，傳統檔案管理手段已經無法滿足海量檔案數據管理需求，實現檔案管理的數據化建設，已是勢在必行[3]。但是，由于經費有限，管理理念陳舊，相關部門并沒有正確認識到檔案數據化建設的重要性，未投入足夠的資金，導致檔案管理技術手段落后，硬件、軟件設施配置不足，檔案數據化建設受到設施制約，無法取得進展。

2 檔案管理數據化建設策略

1）建立健全數據化檔案管理制度。隨著計算機在公司日常管理中的普及，無紙化辦公目標逐漸實現，實現檔案管理數據化建設目標指日可待。為了保證檔案數據采集的完整度與真實度，公司應該加大資金投入，構建檔案數據化管理室，完善人力資源配置，完善現代化檔案管理設施配置。同時，建立健全數據化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現行規章制度為依據，結合公司運營轉卡，及檔案數據化管理目標，制定科學合理的管理制度，明確檔案管理工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促各部門工作人員提升檔案管理意識[4]。

2）規范檔案數據采集管理流程。在大數據時代背景下，公司檔案利用價值被充分挖掘出來，為了提升檔案利用率，應該規范檔案數據采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標準，提升工作人員的歸檔意識，在工作完成后，將相關數據資料提交到檔案庫，確立檔案信息在真實性、完整性、及時性上達標，從而確保檔案信息的參考價值。為了確保檔案數據采集工作質量，可相關的評價考核機制，將檔案數據采集工作任務細分到各個部門，并建立科室聯動機制，相互監督，分工協作，確保公司日常運營中所產生的資料被完整納入到數據化檔案中，按照日期、模塊分類存檔。

3）建設專業的檔案管理隊伍。根據檔案管理數據化建設要求，培養專業的管理人才，學習計算機技術、數字化技術相關軟件、硬件設施的使用，突破公司在檔案管理數據化建設中所遇到的人才瓶頸。在大數據時代背景下，公司應該充分意識到檔案的信息指導作用，以及檔案管理數據化建設的必要性，設立專門的檔案管理部門，根據工作需求合理設置崗位，引進專業素養、信息素養達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育，在公司新購進數據化管理技術及設施后，組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，以防公司機密被泄漏。

4）完善數據化技術設施配置。應用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在數據化檔案庫中，信息利用者只需根據自身需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，公司必須意識到檔案管理數據化建設的意義，提高重視度，加大資金投入，選擇合適的數據化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，構建公司檔案數據平臺，實現信息共享，同時，簡化檔案借用、查閱的手續，通過登記權限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數據平臺防御機制，增設防火墻、殺毒軟件等，確保信息管理安全[5]。

3 結語

在公司發展的道路上，會形成基礎建設檔案、實物檔案、設備檔案、科研檔案、聲像檔案、財務檔案及人事檔案等多種檔案資料，這些資料印證著公司的發展史，同時也能夠為公司今后的發展提供指引。從這一層面來說，提升檔案管理水平，對于公司的發展壯大有著積極意義。數據是一種沒有實際形態的東西，看不見也摸不著，但是作為一種信息載體，在人們的日常生活及社會的生產活動中，發揮著重要作用。檔案管理的數據化，意味著管理對象從紙質材料等拓展為電子數據、視頻等，在這個網絡化時代，管理起來較為便利，而且在利用檔案資料時，變得更為高效便捷，能夠更好地發揮檔案信息在公司發展中的指導作用。

參考文獻

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[3]錢宇娟.加強新時期中職院校文書檔案管理工作——在引入大數據管理的時代背景下[J].邊疆經濟與文化，2017（04）：113-114.

[4]鄧強，馬玉妍.做好新時期事業單位人事檔案管理工作探拓——在發揮大數據優勢的背景下[J].邊疆經濟與文化，2016（12）：107-108.

[5]米永寧，耿志杰.應用大數據技術開發數字檔案信息資源的現實困境與策略研究[J].北京檔案，2016（11）：16-19.