當前加強檔案信息化建設的路徑探析

方建萍

摘 要：隨著互聯網時代的到來，檔案存儲信息化已成為一種發展趨勢，它的可靠、實用等特點都使其成為檔案存儲的新方式。目前，傳統的紙質檔案存儲正在逐漸轉變為信息化管理，本文從分析檔案信息化建設的意義入手，分析了當前檔案管理的現狀，進而提出加強檔案信息化建設的路徑。

關鍵詞：檔案管理；信息化；檔案利用

1 檔案信息化建設的意義

檔案信息化有利于保護原始的紙質檔案資料，也有利于檔案的查詢與利用，具體來說包括以下方面：

首先，可以使用掃描儀等電子設備把原始檔案資料制作成電子信息檔案，也可以在異地查詢或儲存，有效避免頻繁翻閱原始紙質檔案，進而最大限度地保護原始紙質檔案。第二，原始紙質檔案會隨著時光的流逝、頻繁翻閱而造成檔案的字跡不清或紙張受損，而采用信息化檔案就可以有效避免紙質檔案存放的弊端，可以保證檔案資料的完整。第三，原始檔案受儲存條件的限制，會有老化、破損現象，通過檔案信息化管理，可以用現代化的電子圖片處理軟件進行修復，確保原始檔案的完整、真實。總而言之，檔案信息化管理可以有效避免紙質檔案管理的弊端，如避免重復查詢紙質檔案或因保管不善造成的原始紙質檔案的破損、丟失等，既可以提高檔案信息的利用率，又可以完整地保護紙質檔案，從而留下有參考價值的原始檔案。

2 檔案信息化建設的現狀

1）檔案管理不規范。檔案管理人員的主要工作是整理、裝訂、保管檔案，但是在實際工作中，由于檔案管理人員自身的業務能力欠缺和其他人為因素的制約，普遍存在執行標準不規范的問題，如缺乏健全的檔案管理制度，檔案保護方法不科學等，這諸多因素在一定程度上限制了檔案管理的信息化建設。

2）信息化建設進度慢。當前，企事業單位的發展規模不斷擴大，但其檔案信息化建設并沒有做到與時俱進，這在中小企業及私營企業中表現得更為突出。隨著改革開放的不斷深入，中小企業也得到了持續發展，為繁榮經濟做出了積極的貢獻，但是由于諸多因素的限制，其檔案管理水平并不盡人意，與政府機關、事業單位及大型國有企業存在一定差距。中小企業的老板一般認為盈利是第一位的，檔案管理無關緊要，導致檔案信息化建設無從談起，普遍采取傳統的檔案管理方式，這也在一定程度上阻礙了企業規模的擴大。傳統的檔案管理浪費大量的財力、物力和人力，時間成本也很高，而檔案信息化建設需要投入一定的資金來購置配套的設備，如計算機、掃描儀等，需要組建一支專業素質高的檔案信息化管理隊伍。

3）信息系統標準不統一。目前，檔案信息的錄入有兩種方法：電子儀器錄入和人工錄入，兩種方法都存在一定的弊端，人工錄入主要存在錄入速度慢、錄入效率低的缺點，通過掃描儀錄入存在采編不規范、文字識別率不高等問題。另外，各個部門檔案管理的標準存在差異，限制了檔案信息化建設的步伐。

3 加強檔案信息化建設的路徑

1）構建檔案數據中心。檔案數據中心可以實現海量數據的處理和存儲，可以把檔案信息的統一管理變為現實。因此，應利用先進的信息技術開發檔案系統管理軟件，同時還要采用容量大的服務器滿足信息擴容和信息量增加的需要，同時也應降低檔案信息系統建設的投資和維護成本。傳統紙質檔案的存放一般是以“本”或“卷”為單位，信息化時代是以件或數據庫為單位進行管理，隨著檔案信息的增加，難以逐份鑒定檔案，只能采用宏觀鑒定的方法。在檔案統計上，數據存儲可以GB、TB作為統計單位，另外還要加強日志管理，避免信息泄密。

2）開發大數據分析工具。大數據技術廣泛而復雜，企業若想引進大數據工具，就要破除各種限制，積極和專業的大數據公司合作，進行正確的數據分析。檔案管理人員應與大數據技術公司通力合作，利用圖紙、文檔、音視頻等建立大數據分析的運行模式，使其符合檔案管理的特點，同時符合企業所在行業的特點。

3）健全數字化檔案標準。大數據不是數據信息的簡單集中，其價值就在于通過數據提取需要的信息，進而總結規律，預測未來。單位的檔案管理部門可以成立專門的檔案管理小組，抓住核心，制定切實可行的檔案信息化建設標準，通過先進的技術手段把原始檔案資料轉化成數字檔案，并適時開放數據庫，供社會各界和政府相關部門查詢利用，切實發揮檔案資料的核心價值。

4）提高檔案信息利用率。首先，檔案信息化建設的根本目的是更方便、快捷地服務于需求檔案資料的人員，確保檔案資料能夠被合理利用，實現檔案資料管理的信息化和便捷化。所以，在實際管理中，相關人員應加大宣傳力度，建立專門的檔案查詢、利用平臺。其次，檔案信息化建設需要大量資金，后期運營也需要資金支持，因此，企事業單位應當給予檔案管理足夠的資金支撐，優化檔案信息化軟環境，配備高標準的電子設備等，提高檔案資料的管理水平。最后，還可以借鑒先進單位的信息化檔案管理經驗，取其精華，更好地開展檔案信息化建設，提高檔案利用率。

5）注意防范潛在風險。檔案信息是機關、企事業單位對以往歷史的記錄，具有唯一性，是不可復制的，所以檔案保管人員要注意防范檔案信息被泄密或丟失的風險。特別是在檔案信息化管理中，檔案信息泄露的風險也會加大，有可能導致檔案信息被泄密、丟失或知識產權被侵權等風險。因此，在檔案信息化建設過程中要注意防范這些潛在的風險，單位在檔案管理人員的配備上要選擇具有高度的責任心和保密意識強的工作人員，避免信息被人為泄露，還要制定合理的規章制度，明確權限分工，責任到人，預防和控制風險。再次，為了保障信息化檔案的完整、不被破壞，還要采取防磁、預防機械性損傷等技術措施，避免因技術原因造成信息化檔案被損壞。另外，還要合理控制檔案儲存環境的溫度和濕度，確保信息設備的正常工作。第三，除了常規的防范措施外，還要防范電腦病毒，及時做好備份工作，避免因系統升級或病毒入侵而造成信息資料損毀。

6）加強檔案管理隊伍建設。無論社會如何發展，起決定性因素的永遠是管理活動的主體——人。隨著現代信息設備的廣泛使用，互聯網技術的飛速發展，檔案管理人員傳統的理論知識已無法滿足檔案信息化建設的需要，檔案管理隊伍也要與時俱進，不斷優化知識結構，建立一支既有先進的檔案理論水平，又具有一定的計算機操作技能，還具備一定的市場判斷力、管理才能的復合型檔案管理隊伍。單位要為檔案管理人員搭建平臺，為他們外出培訓學習創造條件，通過培訓提高他們的專業素養和綜合技能，進而提高檔案管理的水平，確保檔案管理人員在檔案信息化建設中能夠主動提高自身素質和業務操作能力，推動檔案信息化建設的持續、高效進行。

4 結語

隨著“互聯網+”時代的到來，信息技術得到了飛速發展，人類社會進入了大數據時代，人們的思維方式、工作方式也有了明顯的改變。檔案信息資源作為社會信息資源的一部分，加強檔案的信息化管理可以實現檔案資料的快速儲存、查詢、傳遞及分析利用，提高檔案管理的工作效率。但是，檔案信息化管理也有著很強的綜合性，對人才、設備、資金等都有著較高的要求，因此，企事業單位應加強各方面的保障，檔案管理人員也要提高風險防范意識，促進檔案信息化建設工作的順利開展。

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