信息時代人事檔案管理模式研究

劉曉燕 劉浩

摘 要：本文通過對信息化時代檔案管理信息化的概念和特點進行概述，并指出目前檔案管理工作的現狀，同時對其創新途徑進行探討。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新

科技的飛速發展和信息時代的到來，使許多傳統的工作受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外。面對劇烈的社會變化，我們應清楚地認識到，信息時代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰，更是機遇和新生。因而如何迅速應對這種變化？

如何有效的利用信息時代的媒介優勢來整合傳統的檔案管理模式，使其更加科學化、準確化，這是擺在我們面前的緊迫問題。

1 信息時代檔案管理面臨的挑戰

1）對傳統檔案管理觀念的挑戰。對于傳統的檔案管理“重藏輕用”的觀念，隨著信息時代的到來，因此要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉變服務觀念，大力開發檔案信息資源為企業提高效益，必然對傳統的檔案管理觀念提出了新的挑戰。

2）對傳統檔案管理手段和方式的挑戰。相對于傳統檔案管理，一般采用紙質的形式進行保存，很多紙質容易隨著時間的推移顏色變黃，檔案也會不經意間丟失，信息的到來，可以使文件辦擬之后隨時歸檔，通過網絡傳遞，而且可以采用電子編碼技術，編輯修改而不留痕跡；加強了檔案信息的更新化速度。

3）對檔案管理人員自身素質提出的挑戰。隨著網絡信息技術進入到檔案管理工作中，就必然要求其工作人員熟練地操作各項技術，了解相關的操作知識，能夠正確地處理常見的問題和困難。因此，信息時代檔案管理就必然對管理人員提出新的要求和挑戰。

4）檔案文件查詢利用方式對傳統檔案的挑戰。傳統文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響傳統文件的長期可讀性。檔案部門秘書人員可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

5）電子文件檔案的歸檔時間對傳統檔案歸檔時間的挑戰。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成秘書人員通過網絡傳送給檔案部門，而傳統的檔案歸檔需要在文件辦擬完畢后，采用紙質的形式進行歸檔，紙質文件的歸檔時間一般分為兩類：一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件。二是項目結束后歸檔，主要適用于科技文件。電子文件檔案歸檔無疑是對傳統檔案歸檔時間的又一挑戰。

2 信息時代檔案管理工作的創新途徑

1）加強檔案工作基礎業務建設和安全保管工作。學習宣傳和貫徹落實《檔案法》及《檔案法實施辦法》，是提高企業檔案法制意識，實現依法治檔的有效措施。普及檔案法律知識，學會用《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關條文解決工作中的問題，用法律手段來規范檔案管理工作。檔案事業的發展，必須靠法制作保障，運用法制、法規保護檔案工作，要加強對檔案違法案件的監督查處力度，推進檔案行政執法的制度化、規范化，提高全社會領導干部的檔案意識，為檔案工作的順利開展創造良好的工作氛圍。

2）創新檔案管理工作的優化服務。創新優化服務首先要構建網絡服務平臺。傳統的檔案管理方式滯后，手工編輯的存檔不利于檔案的利用，提取相關信息必須到檔案部門進行搜索和查詢，耗費人力和物力，工作效率極其低下。如果構建統一的網絡服務平臺，就能實現資源的利用不受時空的限制，不管何時何地都能通過相關驗證信息對檔案資源進行提取查詢。構建好了網絡服務平臺，就要加強對電子檔案資料進行自動化管理，即電子資料的自動化上傳和整理。上傳的電子檔案資料可通過下載來實現其實用價值。

3）加強檔案信息數據庫的建設。在我國大多數文件處理都處在一個信息化管理的過渡階段，如何加快其信息化管理，最為主要的是建設檔案信息數據庫。但是，信息數據庫的建設過程要經過一個長期性才能夠形成，因此要遵從由低到高的建設過程，運用信息技術對信息資源進行科學、系統的管理與使用。在建設過程中，應將檔案管理工作和信息技術相結合，并做好它們之間的協調工作，將綜合數據庫和各個檔案目錄庫相結合，形成一種網絡開發和分布形式的數據庫，從而有效提高檔案管理工作的效率。

4）實現檔案管理工作的現代化和數字化。在檔案的管理工作中，應根據信息時代的發展要求，將檔案信息電子文件妥善保存好，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等，并將這些先進的信息化設備技術引進檔案管理工作中，運用創新的思想理念，建立數字化的網絡平臺，將檔案管理服務系統和網絡信息系統相結合，開展網上公開的一種服務形式，以拓寬檔案管理工作的視野，強化并創新其管理思維，建立相應的數據庫管理系統，使檔案管理工作的功能和價值得到充分的發揮，打開新的管理局面，緊跟時代發展的步伐，順應新形勢發展的需要。

3 信息時代的人事檔案管理發展方向

1）人事檔案管理的信息數字化?；谟嬎銠C技術的數字型檔案要求，信息時代的人事檔案管理向信息數字化方向發展。人事檔案管理的信息數字化發展有賴于數字化信息系統的建設，一是在擬定數字化信息系統的基本框架之上，選定人事檔案系統的應用軟件，制定檔案數據錄入規范；二是保障紙質檔案與數字檔案的相互協作配合，避免檔案數字化過程中信息不完整不真實的現象出現；三是注重后期制作的質量控制，應充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

2）人事檔案管理的信息網絡化?；诨ヂ摼W通信技術的網絡化要求，信息時代的人事檔案管理向信息網絡化方向發展。人事檔案管理的信息網絡化發展一方面必須充分統籌檔案保密特性，只對擁有檔案保管權力的部門賦予調閱權限，保障互聯網環境下的異地共享具備安全性。另一方面，人事檔案管理的信息網絡化離不開現代化的管理手段，因此管理者的信息素養顯得尤為重要，確保檔案管理者精通相關業務，具備熟練的軟件操作能力，是信息網絡化管理的必須。

3）人事檔案管理的信息標準化。基于人才信息整合的統一標準要求，信息時代的人事檔案管理向信息標準化方向發展。人事檔案管理的信息標準化發展，一是要著眼于檔案信息的嚴肅性與準確性，嚴把信息審核關，力求人事檔案管理的規范操作。二是在必備的網絡基礎上，完善統一的硬件軟件設備要求。三是規范人事檔案信息服務，推動信息服務的標準化，比如信息檢索服務的標準化，除了信息輸出的快速準確以外，應保障服務程序符合相關法律與制度要求。

4 結語

檔案管理工作是一種既需要專業性知識，又需要有高度責任心和耐心的工作，它要求我們既能沉下心來又要與時俱進、改變觀念，不斷充實和更新自己的專業知識結構，擴展工作視野，同時以極大的熱情投入到工作中，才能在新的時代中把檔案管理工作做好，真正做到檔案管理工作科學、高效地服務單位、服務社會。

參考文獻

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