淺析檔案管理中的電子檔案管理

湯煜宸

摘 要：隨著檔案管理水平的快速發展，對于檔案管理的方式也發生了翻天覆地的變化。現代檔案管理對于電子檔案的管理和要求也隨之提高。筆者針對目前電子檔案管理技術存在的問題進行全面分析，并且提出了針對性的解決對策，促進檔案管理水平的發展。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案；解決對策

電子檔案是指將以往紙質版的資料將其以電子數據信息的方式存儲起來。相對于以往的檔案，電子檔案的優勢更加明顯。電子檔案移動更加的方便、快捷。并且電子檔案的存儲形式大都是采用了移動硬盤等存儲器。其能夠存儲的內容更多，相對于紙質版的材料其更容易移動，所需要的空間不大。并且相對于傳統紙質版的檔案來說，電子檔案在信息的尋找上更加的方便，不需要在大量的資料中查找，能夠迅速的找到想要的信息，效率大大提高。同時電子檔案相對于紙質檔案資料更加方便整理，需要耗費的人工更少，不僅僅是能夠降低人工成本，在工作效率上也是提升很多。

1 電子檔案管理過程中存在的問題

在電子信息技術的發展過程中電子檔案技術跟隨產生。電子檔案技術的研發對于檔案管理有著很大的促進作用。電子檔案的出現極大地促進了工作效率，無論是國家部門還是企業還是個人生活，對于電子檔案都是有著很普遍的運用。電子檔案極大地促進了各個組織機構的工作效率，在各個產業之中都是發揮著十分積極的作用。但是因為技術原因，電子檔案管理仍然還是存在著一定缺陷，如果對于這些問題不加以重視，其造成的損失可能會十分巨大，所以必須要重視這些問題的解決。

1.1 電子檔案管理存在安全問題

電子檔案的存儲載體是存儲器。受到目前的技術影響，很多的存儲器在管理過程中極其容易出現問題。電子檔案系統或者存儲器、移動硬盤質量不夠，在使用過程中極其容易出現質量問題，一旦出現問題，對于電子檔案的數據來說極其容易出現丟失等問題，造成損失。而且目前網絡上有著很多的網絡病毒，這些存在會使得電子檔案的存儲設備受到影響，對于電子信息的保護來說存在隱患，信息泄露的可能也是會增加。這些信息一旦被不法分子得到，極有可能會對社會造成危害，網絡病毒問題也是電子檔案安全管理的大問題。

1.2 電子檔案管理存在的不足

目前很多的企業的電子檔案管理工作存在著一定的問題。相關制度不夠完善，沒有合理、規范的管理制度，對于電子檔案存儲器的管理不夠嚴格，不能夠形成有效的內部控制制度。對于信息的查看權限管理不到位，使得信息的保護不夠嚴格，沒有完善的信息查看記錄機制，這對于電子檔案信息的安全性有著很大的威脅，不利于電子檔案信息的安全，極容易出現問題。

1.3 電子檔案管理人員專業能力不夠

當前很多組織企業的電子檔案的管理人員都不具備專業化的電子檔案管理能力，都是由員工兼任電子檔案管理工作。這些工作人員自身專業能力不足，技術水平不夠，不能夠充分的發揮設備水平，對于電子檔案的管理制度了解也是不夠充分。無法對檔案信息進行科學化、專業化管理。同時對于電子檔案管理人員的考核措施不完善，會使得電子檔案管理人員工作積極性不高，在電子檔案管理工作上不夠積極主動。

2 增強電子檔案管理能力的有效措施

2.1 建立電子信息檔案安全管理系統

完善的電子檔案管理制度之下，還需要的是合格的電子檔案信息管理系統，只有具備安全的信息管理系統，才能夠保證電子檔案信息的安全。在電子檔案管理系統中建立完善的防入侵系統，保護信息的安全，減少電子檔案信息管理的漏洞，實現技術達標，并及時的提高管理技術，做好技術安全。

2.2 完善電子檔案管理機制

電子檔案的管理工作離不開完善的電子檔案管理制度。只有具備完善的管理制度才能夠使得電子檔案管理工作更加標準化，更加合理。所以必須要重視電子檔案管理機制的完善，建立完善的電子檔案管理制度，給與電子檔案管理制度保障。而且合理、有效的電子檔案管理制度有助于協調各部門工作，建立統一的電子檔案管理系統，這有助于各個組織部門在管理中心更加容易發現問題，防止危害的發生。要注意電子檔案管理制度的科學化，減少管理上的程序復雜問題，提高管理的效率。

2.3 加強電子檔案管理人員的專業能力

要重視電子檔案的管理工作，充分認識到其發揮的重要作用，從自身意識開始轉變，提高電子檔案的心里位置，積極探索有利于電子檔案保存的措施，積極投入專項資金，增強對于專業人才的吸引力。引進高科技設備，提高電子檔案的管理能力。加強對于專業工作人員的能力培訓，提高其技術水平，保證電子檔案的管理質量。使其能夠積極重視電子檔案的管理工作，對于電子檔案管理中所出現的問題能夠做到及時發現，及時彌補。而不是消極工作，充分調動員工的工作積極性。

3 結論

本文通過對當前電子檔案管理所暴露的問題進行探究，分析有利于提高電子檔案管理的措施，旨在為提高當前電子檔案管理能力，提高電子檔案管理技術，制定更加有保障，安全、快捷的電子檔案管理機制提供借鑒。

參考文獻

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