創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

程娟

摘 要：我國的互聯網信息技術在近些年來發展的非常迅速。目前，我國已經全面邁入了信息社會。在各方面的生產生活當中各種信息化技術設備不斷被應用。但是我國很多部門在進行檔案管理工作時，往往還是使用手工記錄與查詢的方法，這與信息化的發展趨勢是格格不入的。因此，我們要不斷地推動創新檔案管理的管理信息化。

關鍵詞：資源；檔案管理信息化；檔案信息化建設

檔案作為對各種關鍵信息的記錄載體，按照理論應當是首先進行信息化的一個工作方面。因為答案所具有的。市隊立水進行記錄量，對未來進行啟迪的特殊性功能。通過對這些檔案進行翻閱，我們就能夠清楚地對檔案所記載的各種歷史事件進行調查。并得知在當時所發生的種種問題，從中吸取歷史的教訓與經驗。在如今我國很多啊，上面仍然會重復之前的一些歷史性錯誤，究其原因，還是對檔案管理的重視性不夠高。那我國的經濟建設發展很快，但是相比之下，檔案管理工作仍然從其他國家相比。較為落后。這對我國的經濟造成了一系列的影響。甚至有可能對我國的經濟建設造成阻礙。或者產生我國的檔案管理部目前存在的主要問題就是對其終身相不足，同時自身的管理方法與技術。相對落后。尤其是。信息化程度發展較慢。而實現檔案管理的信息化發展，不僅能夠有效的提高，但管理水平與工作技術。同時還能有效的增加對這些檔案利用程度。

1 文書檔案信息化管理的優點

1.1 提高辦公效率

過去我們在進行傳統的文書檔案管理時，在管理的過程當中，每一部分都需要人力參與。不僅包括對檔案的查詢工作，同時在收集檔案與整理檔案過程中都需要耗費大量的人力資源。并且我們都知道，檔案管理作為一種高度精確性的工作。通過人力來進行對檔案的收集，管理，分類時很容易由于大量的工作量，導致出現一些失誤。并且這些失誤不論大小，很有可能在之后發展成一個極大的漏洞，嚴重的甚至可能會將相關檔案變成死檔。使其消失在歷史的長河之中。但是實現檔案的信息化管理，相關工作人員只要在對檔案進行整理錄入時，加大自己的認真程度，保證錄入檔案內容的準確。這樣不僅可以減少時間。在節省出來的這些時間，還能用作對這些檔案內容進行研究分析，提高對這些內容的利用程度。

1.2 方便資源共享

在傳統的手工檔案管理時，檔案的共享程度是非常低的，也可以說沒有辦法做到對這些檔案內容的共享。由于檔案都是單本，并且這些內容都是不能進行復制的。因此，如果我們需要對這些檔案進行查詢時就必須來到檔案的儲存地區，這對我們來說無疑是非常麻煩的，但是如果我們能夠實現對信息化的檔案管理，通過先進的計算機互聯網技術，我們就可以通過建立一個大型的數據庫，將分處各地的檔案管理機構聯合起來，來實現這些非機密檔案內容的共享，這無疑對需求者來說是極大的便利。

1.3 保存具有穩定性

在另一方面，傳統的檔案由于是以紙張作為檔案內容的保存管理載體。我們都知道紙張很容易收到很多外界因素的影響，紙質的檔案很容易因為水，火等原因，導致檔案的內容受到損害，這不僅會降低檔案記錄的準確性，還有可能導致對這些檔案內容的永久丟失。不過如果我們能夠實現對檔案管理的創新信息化管理，通過將這些檔案以數據的方式保存在具有高度安全性的數據庫當中，我們就可以實現對這些檔案內容的永久保存。即便這些檔案的紙質版發生了損耗，我們仍然能夠通過網絡數據庫對這些內容進行一個準確的查詢。

1.4 提高傳遞的速度和安全性

我們在進行平常的工作當中，在對一些文件進行傳輸時，很容易發生文件丟失的問題。在過去，我們對文件進行傳遞，主要是通過郵政渠道。利用人工資源進行傳遞工作。但是這種文件的傳遞方式很容易因為傳送距離的影響，導致文件傳送時間無法保證準時到達，從而對我們的工作產生影響。尤其是檔案文件進行傳遞時一旦發生丟失，或者接收檔案時間晚于既定時間，這對檔案的管理工作人員來說，無疑提高了很大的工作復雜性。但是如果我們能實現檔案管理的信息化，我們就可以直接利用網絡渠道來對這些內容進行即時性傳遞，并且通過網絡來進行檔案的傳輸，安全性也是非常高的。

2 推進檔案信息化的策略

2.1 建立規范體系

我們要想實現檔案的信息化管理。首先有一點就是我們要確定信息化的標準。對檔案管理的基礎工作進行規范。在過去的檔案管理工作中，很多部門的基礎業務能力相對較差，同時儲存的卷宗質量較低。不同類檔案的著錄細則沒有辦法很好的兼容到一起。檔案信息化的系統軟件沒有較高的移植性，并且現行的檔案分類與管理等規定沒有辦法很好的適應愈來愈多的歸檔資料。因此提高檔案信息化的工作標準，建立一個完善，統一的規范體系，是實現科學的檔案管理信息化的關鍵前提。

2.2 完善安全措施

不論我們怎么來進行檔案管理的信息化建設，我們都是需要人來對這些內容進行實現與完善的，所以我們作為保證檔案安全的第一屏障，就需要想辦法不斷地完善對檔案信息的安全保障措施。雖然電子檔案具有很高的便利性，但是由于其數據本質很容易受到一些不法分子的故意干擾，導致改變了自身的形式，進而使文件內容丟失或者泄露，所以我們要建立一個完善的檔案安全保護系統，組織黑客的入侵，通過建立防火墻或者身份認證等安全保護措施，保證電子檔案的安全。

2.3 健全管理制度

在進行檔案的信息化建設是。要在各個檔案管理機構的實際情況基礎上來進行一個合理的管理機制，確保這個檔案管理機制能夠有效地對應各個機構的具體需求。并且要具有很高的科學性，也不能過于復雜，確保整個機制的便利實用。

2.4 提高技術支撐

檔案的信息化由于是以計算機技術等高新技術作為建立基礎，所以檔案的信息化建設技術水平決定了這個信息化檔案管理系統的實用性與可應用性，同時還要確保檔案信息系統的硬件能夠很好的為整個系統的運作提供支持，在進行檔案信息化建設時也要確保相關配套設備，例如防干擾，防輻射設備等。并且整個系統要具有豐富的使用功能，能夠實現對檔案內容的全方位收錄，整理，分類，查詢等等。

3 結束語

檔案管理對我國各領域的發展具有很重要的影響，所使實現檔案管理的信息化建設對我國的發展來說是非常重要的，我們在進行檔案的信息化建設時要在一個完善的管理制度基礎上，建立一個高度實用性與安全性的檔案管理系統，推動我國檔案管理領域的發展。

參考文獻

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