機關事業單位檔案優化管理的實施策略

吳金鳳

摘 要：隨著我國經濟的快速發展和科技水平的不斷提高，機關事業單位檔案管理工作越來越完善和規范化。檔案管理是機關事業單位工作中的重要組成，長期以來，這項工作因缺乏重視，加之管理不善、管理工作者職業素質較低，新設備、新技術掌握不全、利用率不高、發展相對滯后等一系列問題，導致機關檔案管理工作一直在低水平狀態徘徊，其作用難以充分有效發揮。改變這種現狀就要對機關單位檔案管理進行全面優化，以新思維、新方式、新技術推動機關檔案管理工作，達到優化管理目的。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；優化措施

機關事業單位的管理是建立在良好的檔案管理之上的，完善檔案管理標準是機關事業單位的基本職能之一，優良的檔案管理模式能節約社會資源，保證檔案信息準確地傳遞、收集和整理，能夠提高檔案管理的效率，減輕機關工作人員的工作壓力，能多方面地提升機關事業單位的綜合行政能力。因此，本文從機關檔案如何做到規范化的管理現狀出發，探討現階段機關檔案如何做到規范化管理中存在的問題，在文中最后提出解決措施，促進我國機關事業單位檔案管理工作的進一步發展。

1 機關事業單位檔案優化管理的重要性

機關事業單位是處理國家基本事務、直接與老百姓打交道的職能部門，是國家形象的窗口。同時檔案管理部門是政府挖掘優秀人才的部門，大量的政府信息儲存在這個部門。在機關檔案管理部門，檔案管理的質量直接反映了員工的工作態度和素質，這些信息對將來員工的晉升是一項重要的指標。社會的快速發展，國家的基本職能單位也越來越多，檔案管理的工作也越來越繁雜。每年報考公務員的人越來越多，新時代對于檔案管理的要求越來越高，機關事業單位檔案管理工作也越來越多地應用到了科學技術，所以需要在保留傳統方法的基礎上對管理技術進行完善，檔案管理工作才能更加規范。

2 現階段機關檔案規范化管理中存在的問題

2.1 薄弱的檔案管理意識

當前有些機關事業單位的工作人員對檔案管理工作的認識依舊十分傳統，在他們陳舊的思想中，一直認為檔案管理部門僅僅是機關事業單位的一個無足輕重的部門，在整個體系中作用不那么大。造成這些觀點的原因分析起來其實也很簡單，主要是因為機關事業單位對檔案管理部門的投入相對其他部門來說較少，另外就是他們這種陳舊的觀念導致他們薄弱的檔案管理意識。

2.2 落后的檔案管理電子化水平

這里所說的檔案管理制度不完善指的是電子檔案管理系統管理方面的缺陷，目前流行的電子檔案管理模式大大減輕了工作人員的壓力，檔案的查詢效率也得到提升。但是電子管理系統依然有不完善的地方，比如檔案查詢權限不明確，電子檔案監督管理制度的缺失等等，這些缺陷導致檔案管理工作中違法不良事件時有出現，對機關事業單位整體的形象造成負面影響。

2.3 保守的檔案管理制度

目前，許多落后地方的檔案管理系統仍然延續著傳統的管理體制，檔案管理趨于紙質管理，檔案管理人員受時間、地點等的影響比較大，無法有效開展服務。當有人要查看某個或固定文件時，文件管理員需要逐個排除，從請求到提交文件的過程需要短則幾個小時多則幾天，對工作效率造成嚴重影響，違背了當前事業單位的工作要求。與此同時，傳統的檔案管理措施需要大面積地開放空間來保留檔案，而有些檔案因為一些需要永久保存，造成社會資源的嚴重浪費，違背了當前社會經濟發展的原則。

2.4 實際檔案管理人員能力不足

對于機關單位來說，其檔案管理的重要性一直不被決策者認可，這樣間接造成了機關單位中缺少專業的高水平檔案管理專業人才。很多工作人員是機關領導委派，沒有經過專業培訓，對檔案管理工作并不熟悉，在互聯網技術和計算機新設備使用上，更顯得檔案管理技術技能捉襟見肘。

3 檔案管理的路徑優化措施

3.1 更新檔案工作管理理念

在檔案管理這個部門，積極的檔案管理意識遠比軟硬件的更新更為重要。我國在很早以前就有了檔案管理部門，一些陳舊的管理思想順其自然地延續下來，所以現代檔案管理意識依舊受到這些傳統思想的影響，檔案管理工作的開展受到了限制。所以為了滿足新時代檔案管理的需要，就必須從觀念上著手，首先要實現觀念的革新，可以采取相應的監督機制來促進機關事業單位的檔案管理。對于密度較高的檔案，要對安全設置進行更新，保障檔案管理的安全性。

3.2 加強檔案管理數字化建設

檔案管理現代化已經是現時代的需要，要從各個方面實現檔案管理的現代化。首先是基礎設施的現代化更新，把現代化管理系統運用到檔案館，利用現代信息技術及計算機自動化等新技術實現檔案的自動化管理。另外需要在檔案室安裝24小時監控系統，對檔案室可能出現的安全隱患實施監控，比如溫度、濕度、盜竊等。另外就是檔案的電子化。機關要大力推行電子檔案的運用。相對傳統的紙質檔案，電子檔案優勢明顯，它更易于保存、節能、傳遞方便、節省空間等。另外當有檔案需要被查詢時，可以直接在檔案管理信息系統輸入關鍵詞進行檢索和下載查看，由于互聯網的發達，電子檔案的運用還有跨越地區的優勢。這大大地節省了查找檔案的時間。當今，仍然有許多紙質檔案，整個檔案電子化的工作依然十分龐大。但是這些新技術、新設備的出現，給以后檔案管理工作的開展帶來很大的提升。

3.3 健全檔案管理制度體系

相對于其他的事業單位來說，機關單位具有其自身的管理特征。就目前我國的機關單位管理來說，檔案管理一直是其管理的重點，也是難點之一，在機關單位中很多重要的信息數據資料需要得到妥善的保管，檔案管理的過程需要始終保持嚴謹的態度，其整個過程充滿復雜多變的特性。因此機關事業單位要想做好檔案管理工作首先就是健全機關單位內部的檔案管理制度體系，增加管理的有效性。

3.4 開展有效的工作人員職業培訓

現代電子信息技術大大增加了檔案管理的便利性，但是由于電子信息技術的不確定性因素可能會導致檔案信息出現丟失等情況，因此，機關單位的檔案管理也需要協調人力的保障。所以，對于檔案管理的實際管理人員需要進行必要的技能培訓，提升檔案管理人員的管理技能素養。在整個培訓過程中，要嚴格進行人才選拔，增加培訓和考核力度，以此不斷強化檔案管理人員的管理能力。

4 結語

機關事業單位檔案管理優化過程需要涉及許多復雜的程序，為了實現檔案管理優化的目標，有必要加強檔案管理軟硬件的環境建設，更新檔案管理的概念，提高檔案管理人員的管理水平。在政府機構檔案管理中，政府機構檔案管理優化過程中應涉及許多復雜的程序的完善，以加強政府機構檔案管理的效率。為此需要加強機關事業單位檔案管理軟、硬件的環境建設，要不斷更新管理理念，提升檔案管理人員自身的管理水平，這樣才能夠不斷實現機關事業單位檔案管理優化目的。

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