機關機構改革檔案處置與管理有關問題的思考

甄美英

摘 要：為做好機構改革中的檔案處置與管理工作，各級黨委、政府都公布了機構改革方案，其中都提到了檔案處置原則。2019年初區（縣）級機關機構改革開始進行，檔案處置工作作為機構改革中的一項重要工作，必須與機構改革單位調整、人員變動同步進行，做到思想不亂、隊伍不散、工作不斷。

關鍵詞：機構改革；機關檔案管理；問題；思考

2018年3月，中共中央印發了《深化黨和國家機構改革方案》，要求所有地方機構改革任務在2019年3月底前基本完成。新一輪的機構改革拉開帷幕，根據《關于做好黨和國家機構改革有關事項的通知》（中辦發電〔2018〕12號）的文件精神，作為一名基層檔案工作者，如何使機構改革涉及單位的檔案移交、接收工作能穩妥有序推進，更好的發揮機關檔案在機構改革中的服務功能，提高機關檔案的科學管理和服務水平，筆者就結合近年來從事機關檔案工作的經歷談談一些體會。

1 機構改革中檔案處置與管理的問題

1.1 檔案部門要提高工作主動性

要做好涉改單位檔案工作，檔案部門必須摒棄自己是弱勢部門的思想，爭取成為全區深化機構改革協調小組的成員，預先了解機構改革動向，及時掌握不再保留、納入重新組建機構的部門和單位的情況，新組建機構的情況，保留原機構名稱、優化職能或部分職責發生變化的單位情況，以及僅涉及更名、調整領導管理體制的機構情況，為提前做好檔案處置提供依據，為跟蹤指導后續工作做好準備。

1.2 使涉改單位快速弄清檔案局、檔案館的職責分工

本次機構改革中，檔案局和檔案館分開，在區（縣）級機構改革中，原檔案館承擔的行政職能劃入區委辦公室，區委辦對外加掛檔案局牌子，檔案館仍作為區委直屬正處級事業單位。使涉改單位及時了解檔案局、檔案館的職責區分，對于做好機構改革檔案處置工作也十分必要。

1.3 涉改單位要明確職責，避免檔案人員過早撤離

在機關日常檔案工作中，有一部分單位的領導對檔案工作職責梳理不清，認為檔案工作只是辦公室的事情，作為主管領導應該干什么、主管領導應該管什么不清楚，辦公室和各科室都應該做哪些工作分不清楚，致使單位領導檔案工作履職不到位。而在本次機構改革中，有的單位合并，有的單位拆分，有的單位職能劃走，這不可避免地引起人員的變動，所以更要提前明確職責，避免出現人員過早撤離而檔案工作無人問津的現象。

1.4 有的單位檔案人員業務不熟，影響檔案處置工作進度

檔案工作不僅是一項管理工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，需要檔案人員熟悉業務知識，懂得文件材料收集的原則、整理的標準、歸檔的要求等，同時還必須熟悉檔案歸檔軟件的使用，這樣才能做到檔案處置工作及時推進，收放自如。

1.5 避免檔案處置混亂和管理丟、漏、失情況發生

機構改革職責調整單位由于涉及人員變動，會造成人心不穩。在這種情況下更要做到檔案工作不斷、不亂，涉改單位要根據有關規定進行檔案科學處置，有效避免檔案丟、漏、失等問題發生。

1.6 避免檔案利用出現矛盾

檔案工作可以簡明地概括為“收、管、存、用”四字，其中“用”是做好檔案工作的最終目的，本次機構改革中，有的單位撤銷、有的單位部分業務職責調整，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《機關檔案工作條例》規定，這些情況下，檔案均不得分散。而撤銷單位的人員或職能劃走的人員如何利用原單位的檔案，必須在交接時予以明確規定，避免檔案利用時出現矛盾。

2 解決機構改革中檔案處置與管理問題的對策

2.1 解決檔案意識淡薄問題

要解決單位檔案意識淡薄的問題，主要是解決領導觀念問題。為做到機構改革中檔案處置工作不缺位、不混亂、不亂作為，首要是做好自上而下的重視。在青島市嶗山區的機構改革中，區委主要領導積極上位，在全區機構改革會議上大段脫稿強調做好檔案工作的重要性，要求全區各涉改單位要提高政治站位，牢固樹立“四個意識”，以對黨的事業負責、對歷史負責的責任感和使命感，強化責任擔當，采取必要措施，使檔案得到妥善安全處置、檔案工作得到進一步加強。要求涉改改革的部門和單位要建立健全檔案處置工作領導機制，為妥善處置保管檔案提供有力保障。要求新組建和設立的部門或單位，及時建立健全檔案工作制度，落實檔案人員和檔案安全保管措施，推進檔案管理法治化、規范化、制度化，確保機構改革過程中檔案管理工作不斷、不亂。提出檔案處置工作主要做到16個字方針：收集齊全，整理規范，清點準確，交接完備。各單位領導的重視，對于推進檔案處置工作必然產生極大的促進作用。

2.2 檔案部門要提高參與機構改革的主動性

對于檔案部門而言，提前介入機構改革，及時掌握改革動態是做好涉改單位檔案工作重要一環，也是體現檔案部門價值、政治站位的重要作為。在嶗山區的機構改革中，嶗山區檔案局、檔案館的領導，主動要求提前介入，及時與區機構編制委員會辦公室聯系，提前了解到了機構改革變化情況，提前做好涉改單位檔案管理處置計劃，避免了因機構變動或撤銷后無人管理檔案情況的出現。

2.3 使涉改單位明確檔案局和檔案館的工作職責

檔案館要積極做好檔案接收進館的各項準備工作，防止因接收不及時出現檔案遺失等問題。實際操作中由于檔案局人員尚未到位，檔案館就應該責無旁貸地肩負起檔案局和檔案館的所有責任，直到檔案局的人員到位。

2.4 解決涉改單位職責不清，檔案人員過早撤離問題

明確檔案工作負責機構、人員安排和工作職責，檔案收集、整理要求，檔案清點、交接程序，檔案保管利用要求以及檔案整理、清點、交接完成時間等。“檔案管理與處置工作方案”于會議召開的一周內送交區檔案館業務指導科，同時，要求區檔案館業務指導科對各涉改單位相關的檔案處置問題，要及時給予答復。

2.5 解決檔案人員業務不熟、影響檔案處置工作進度問題

在涉改單位檔案處置工作推進過程中，由于檔案局人員不到，在這個特殊時期，檔案館業務指導人員就要肩負起業務指導責任。要解決檔案人員業務不熟、影響檔案處置工作進度問題，可以提供兩種方案，方案一進行業務培訓，可根據新檔案人員的比例選擇培訓方式，當新檔案人員比例高時，要以采取全員集中培訓的方式，講解各門類標準、檔案處置的要求等；如果新檔案人員少，可采取“點菜式”個別培訓的方式，以利于提高培訓效果。方案二在做好保密的前提下建立微信群指導群，在群里進行業務培訓。微信群的好處是可以隨時解答各單位提出的問題，并且讓其他單位知曉，所以方案一和方案二可以同時采用。

2.6 解決檔案利用出現矛盾的問題

《機關檔案工作條例》規定：“一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接入機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或者復制。”涉改單位在檔案交接的過程中必須對檔案利用問題做出明確規定，規定查閱“秘級檔案”“內部檔案”“公開檔案”等不同情況需要履行的手續，確保職能劃走科室和人員能夠方便高效地利用原職責形成的檔案。

3 結語

總而言之，教務檔案管理工作是學校教學管理工作的重要組成部分，為學校教學正常運轉起到了保駕護航的作用，而學校的教務檔案工作水平，對于加強教學有序性管理有著重要的積極作用。

參考文獻

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