提升檔案管理信息化的思考

李廣

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活質量得到了很大的改善，相應的思想認識水平也有了較大的提高，近幾年，管理意識就比較深入人心，隨著人們管理意識的逐漸增強，有助于起到一定的規范作用，進而達到相應的目標。而在檔案建設過程中，同樣也需要加強管理，不僅如此，創新意識的融入也很關鍵，只有不斷地創新檔案管理理念，才能更好的實現檔案管理的信息化，而如何進行創新就成為了人們主要思考的問題。

關鍵詞：創新；檔案管理；檔案管理信息化

創新檔案管理理念以實現檔案管理信息化是值得人們進行深入分析的，因為這關系著檔案管理的質量，同時對于檔案管理信息化的建設與發展也具有一定的影響。只有不斷的創新檔案管理理念，才能跟上時代的發展潮流，做到與時俱進，以加快我國檔案管理信息化的建設步伐。因此，這就要求有關管理人員能夠提高對于這方面的認識以及重視程度，不斷的嚴格要求自己，能夠積極的采取一些有效的措施，以進一步提高檔案信息化管理水平。

1 檔案信息化管理的優越性

隨著時間的推移，我國的信息技術也在不斷的進步與發展，而檔案信息化的管理方法就是一種創新的體現，就目前而言，傳統的管理方法已經難以滿足檔案管理工作的要求，而這種方法的出現就極大的滿足了這一點，通過使用這種管理方法，能夠進一步的提高管理水平，取得令人滿意的檔案管理效果。而與其他的管理方式相比，往往具有一定的優越性以及先進性，這就值得被人們進行推廣與應用。針對其方法的優越性而言，主要體現在以下幾點。

1.1 提高辦公效率

通過采用檔案信息化的管理方式，能夠進一步的提高辦公的效率，這是其優勢之一。尤其在如今信息時代背景下，對于各個行業都造成了一定的沖擊，如果不能加以創新檔案管理理念，最終就會被時代所淘汰，而信息技術與檔案管理工作的結合就是一種新的創新方式，能夠幫助人們進一步的加強檔案信息化的管理，有效的提高辦公的質量以及效率，成為管理人員的有效管理手段，同時還有助于方便用戶進行搜集與瀏覽，具有一定的便捷性，進而取得良好的檔案信息化管理效果。

1.2 方便資源的共享

方便資源的共享也是檔案信息化管理方法優越性的體現之處，在如今信息高速發展的時代，人們對于信息的需求是極為迫切的，有關方面就提出了信息、資源共享等理念，通過實現資源之間的共享，能夠更好的滿足人們的需求，促進企業的發展，進而有助于更好的推動時代的進步與發展。而在我國檔案管理的過程中，資源共享的要求也有所體現，這就要求有關部門能夠做好檔案資源的共享工作。而通過不斷的創新，檔案信息化的管理方法得以誕生，通過加強信息化的管理與建設，就能幫助人們加以完善管理系統，進而有效的實現資源的共享，實現檔案資源利用率的有效提高。

1.3 保存具有穩定性

傳統的檔案管理主要是紙質檔案，紙張保存的受到外界環境的影響比較大，纖維素決定了紙張的耐久性，但是纖維素容易受到高溫、潮濕、氧化等等因素的影響，很容易受到破壞，因此如果保存不當會影響檔案的完整性，造成難以挽回的損失，但是檔案管理的信息化可以有效的避免傳統的檔案管理中存在的弊端，提高了檔案存儲的穩定性，不容易受到外界環境的影響，同時也可以提高信息傳遞的方便性和快捷性。

1.4 提高了信息傳遞的速度和安全性

傳統的文件傳遞方式，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時用郵寄的方式來傳輸文件，也會影響傳輸的及時性，這就給檔案管理工作帶來了困難，但是利用網絡技術進行文件的傳輸，可以有效的縮短傳輸的時間，保障了檔案資源的安全性，提高；俄檔案管理工作的效果。

2 創新檔案管理理念，實現檔案管理信息化的有效途徑

創新檔案管理理念能夠更好的推動檔案管理信息化的建設與發展，而如何進行創新管理就顯得極為關鍵，這就要求有關人員能夠重視檔案信息化的建設，并且能夠轉變相關的思想觀念，提高自身的技術水平，以更好的滿足實際檔案管理工作的需要。同時有關部門也應該積極的采取一些有效的措施，以進一步提高檔案信息化管理的效果，真正的發揮出信息化管理系統的作用，更好的加快我國檔案管理信息化的建設步伐。具體而言，可以從以下幾個方面進行綜合的考量。

2.1 建立規范的檔案管理體系

我國檔案管理的時間相對較晚，因此檔案管理的基礎差、管理質量不高，檔案管理工作的分類標準不統一，因此需要解決當前檔案管理中的存在的問題，這就要求有關部門以及工作人員能夠集合實際的情況建立健全相關的檔案管理體系，以起到一定的規范作用，更好的促進檔案管理水平的提高，以更好的滿足實際檔案管理工作的需要，盡量避免一些問題的發生，進一步實現檔案管理的信息化。

2.2 強化檔案管理工作的安全措施

檔案管理工作主要是依靠人來執行一切工作，無論是傳統的檔案管理還是信息化的檔案管理，安全性也主要是依靠人的主動性，這就會增加檔管理工作的安全性，檔案管理工作的信息化也會增加影響檔案的保密性，因此為了能夠促進檔案管理的信息化進程，需要提高檔案管理工作的安全性，避免黑客的對于系統的威脅，提高數據資源的安全性。

2.3 建立檔案管理制度

在建立檔案管理制度的過程中，需要重點強化檔案管理的科學性和合理性，隨著社會的發展逐步的完善，同時還要根據不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執行力度，提高制度的約束性。

2.4 提供技術的支持

技術的發展是檔案信息化進程的基礎，沒有技術的支撐檔案的信息化進程只是空話，同時為了能夠保障檔案信息化的進程，需要從源頭上減少檔案的毀損率，通過技術的進步來減少電磁的干擾，同時技術人員還要研究出檔案信息的管理軟件，提高信息化管理系統與辦公系統之間的融合程度，同時檔案管理的軟件的安全性也是軟件開發人員需要重點研究的方向，提高信息的綜合開發能力，促進檔案管理工作的效率。

3 結語

隨著時代的不斷向前發展，我國的檔案事業也獲得了較大的發展，但是同時也在面臨著一些問題，傳統的檔案管理理念已經不能很好的滿足當今信息化檔案管理的要求，只有不斷地加以創新，才能尋求突破與發展。所以，有關檔案管理人員應該注意結合自身的經驗以及有關知識，不斷的創新檔案管理理念，以滿足信息化檔案建設的要求，為人們提供多樣的、個性的信息化服務，實現有效的檔案管理，以更好的促進我國檔案事業的建設與發展。

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