企業檔案管理電子信息化及發展趨勢

范桂嫻

摘 要：企業檔案管理電子信息化是借助計算機系統、數據庫、磁盤媒介的一種現代化信息管理模式，具體內容包括電子圖紙、電子文件、管理報表、資產信息等。本文就企業管理電子信息化的現狀，檔案管理電子信息化的重要性，以及其發展趨勢進行深入分析，探討實際管理中需要注意的問題，目的為提升企業檔案管理水平，以此促進企業檔案管理電子信息化的進步。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發展趨勢

相比于傳統的檔案管理，電子信息技術就是將原有的信息以電子的形式呈現出來，此類文件不是紙質文件，而是要借助計算機、U盤、硬盤等硬件設備才能提供間接瀏覽和應用。電子信息具有方便、快捷、安全等方面優勢，不會受到時間和空間的限制，真正實現了方便高效的管理，也讓信息化實現共享成為了可能。

1 企業檔案管理的現狀

綜合各個行業企業檔案管理的實際狀況分析出，大多數檔案管理工作人員水平仍然有待提升。由于多方面的原因導致現在的檔案管理人員專業能力和業務能力都不高，其原因之一在于，企業內的工作人員并不重視企業檔案管理的相關問題，所以從事該崗位的人員能參加技能培訓的機會很少。從別一方面來看，是企業領導沒能形成正確的工作觀念，一些人認為企業管理可有可無，企業檔案管理也得不到重視。企業領導人通常注重效益崗位，他們會認為企業管理崗位并不能產生多大效益只要保管好資料就可以。由此可見，多數企業領導缺乏對檔案管理的科學認知，致使這項工作沒有辦法滿足現代化企業管理的需求。

目前，較多數企業檔案管理員工并未接受專業技能業務的培訓，缺乏豐富的檔案管理知識，對于檔案管理中的分類、收集、整理、歸納、裝卷等不熟悉，沒有形成標準化意識。在大多從事企業檔案管理的員工中，沒有投入更多精力在檔案管理上，一些檔案管理崗位普遍存在減值的現象，從而也阻礙了檔案管理工作水平的全面提升。

2 檔案管理電子信息化的重要性

事實上，電子信息化在檔案管理中具有很大的作用，尤其在當今科技時代背景下，加強檔案管理的電子信息化建設尤為關鍵，能夠進一步提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質量。具體而言，首先，可以按照檔案將專業技術員工、科技員工、財務報表、生產報告等細分做表，進而進行分配，進行集成化管理和管控。其次，有了電子信息化可以大范圍提高企業工作效率，能滿足各部門對相關工作人員快速信息查詢的需要，同時也降低了檔案管理人員的任務量，令查詢信息檔案的效率大幅提升。還有，可以利用信息電子化技術可以將企業的重要檔案以原貌保存，大大提高了檔案信息的實用性、可行性、和可信性。電子信息員工可以查閱電子信息，而不用接觸原件，這樣對原件能起到保護作用。利用計算機網絡技術查詢檔案信息也不再受地域的限制，真正實現了跨地域，跨時空查詢檔案的想法。最后，檔案管理的電子信息化，可以加快自主創新的步伐，集基礎檔案、行業分析、全面分析、系統應用等，從各個層面為企業健康可持續發展續航。利用數據分析平臺，還可以對企業指標及信息波動及具體形式的動態進行監督與分析，對企業宏觀管理和做相應決策起到了積極有效的作用。

另外，企業通過檔案電子信息化管理，真正實現軟硬件的相結合。為了提高電子信息化的管理水平，相應的企業應該匹配完整的系統設施，建立綜合全面的檔案室、資料庫、閱覽室和專業的工作人員、對不同的資料進行整合分析與管控。還應注重采購密集架、專業檔案管理計算機、觸摸屏、環境溫度調節裝置、及防火設備等。

3 企業檔案管理電子信息化應注意的問題

3.1 實時收集檔案資料是保證企業檔案完整、清晰認定、按時歸檔管理的核心環節

首先，企業應清晰劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關制度，明確員工歸檔管理的指責，日常收集任務應全面落實到人頭，通過全位搜集確保應歸檔資料及時歸檔，并定期進行搜集與補充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。另外，各機構應在要求時間段之中快速搜集檔案信息、整理基礎資料，確保不同類別檔案及時歸檔，同時保證檔案信息快速更新，進而實時反映出企業當前的現實發展狀況。再者，企業應設立綜合檔案管理、歸檔工作標準，明確歸檔制度，確保企業檔案信息歸檔工作質量。歸檔各類資料國恒中應按照制度標準嚴格操作，方能確保檔案信息的整體性實效性，依照形成檔案的規律與特征，確保各類檔案的互相關聯性。對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致。

3.2 劃分多級權限依據企業所屬行業特征，檔案信息保密等級，應設定必要的查閱權限

可通過檔案信息管理軟件系統同安憑證調整修改以及查詢應用權限。同時應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印。該軟件應用平臺應做好高級別加密處理，進而保證企業檔案信息安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用。

3.3 為決策者提供可靠信息

根據企業的檔案管理工作，可以充分反映出企業的經營情況，在企業的檔案中，對員工檔案進行了記錄，還會涉及很多重要的資料等。通過檔案管理的電子信息化管理，在很大程度上，可以進一步提升檔案管理工作的規范化、規范化。當企業各部門中，如果需要做出重大的決策，在這個時候，就需要收集相應的信息資料，在檔案資料系統中，記錄著詳細的企業信息，決策者可以及時有效的查相應的資料，比較和分析，做出正確的決策，有助于企業的健康發展。

3.4 提升工作效率

在任何一個企業中，均有著相應的工作流程，各個部門之間相互配合，共同完成相應的工作任務。在電子信息化平臺上，企業的所有信息資源都能進行共享，各部門之間的溝通會更順暢，有效的溝通是做好所有工作的前提，同時，對于企業人員來說，也會提升工作效率。經過大量的實踐可知，在企業檔案管理方面，如果能夠有效地開發與利用，可以為企業節省很多的資源，有助于節能生產運營成本，讓員工高效的工作。在現階段來看，信息技術的發展很快，在網絡信息平臺中，全面建設企業檔案的數據庫十分必要，其可以確保各項資料的完整性，還可以讓用戶可以快速的查找，為用戶提供了諸多便利，作為管理人員，也能將檔案管理工作實現實時化、同步化的管理目標。

4 總結

為了進一步提高企業信息化管理水平，建立電子信息化管理模式勢在必行，而如何加強企業檔案管理電子信息化的建設就顯得極為關鍵。這就需要有關企業管理者能夠認識到信息化技術的重要性，制定科學方法，與實踐相結合，并總結出實踐問題，有針對地采取有效措施，以便達到預期的工作效果，同時也有助于發揮出企業檔案管理與電子信息結合的作用，使得企業能夠在競爭激烈的環境下處于不敗之地，更好的促進企業的發展，實現企業經濟效益的增加。

參考文獻

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